眾所周知，公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設某公司購進50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實現銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那麼銷售額就需實現165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實現，假定加工成本不變，可以透過有效的採購管理使原材料只花費45000元，節餘的5000元就直接轉化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。上面的案例說明了良好的採購將直接增加公司利潤和價值，有利於公司在市場競爭中贏得優勢。採購管理涉及內容繁雜，本文主要從制定採購計劃、採購過程管理、採購成本分析、採購安全和保密等方面對採購管理加以探討。

制定採購計劃

1、製造、採購分析一般而言，在採購之前首先要做製造、採購分析，以決定是否要採購、怎樣採購、採購什麼、採購多少以及何時採購等。在製造、採購分析中，主要對採購可能發生的直接成本、間接成本、自行製造能力、採購評標能力等進行分析比較，並決定是否從單一的供應商或從多個供應商採購所需的全部或部分貨物和服務，或者不從外部採購而自行製造。

2、合同型別的選擇當決定需要採購時，合同型別的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同型別決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對專案經濟、高效執行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同型別適用於不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下：成本加成本百分比（CPPC）合同：由於不利於控制成本，目前很少採用。成本加固定費用（CPFF）合同：適合於研發專案。成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用於長期的、硬體開發和試驗要求多的合同。固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。固定總價（FFP）合同：買方易於控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

3、採購計劃編制根據製造、採購分析的結果和所選擇的合同型別編制採購計劃，說明如何對採購過程進行管理。具體包括：合同型別、組織採購的人員、管理潛在的供應商、編制採購文件、制定評價標準等。根據專案需要，採購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

採購過程管理

1、詢價（Solicitation）詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的資訊，該過程的專業術語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取資訊的渠道有：招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。透過詢價獲得供應商的投標建議書。 2、供方選擇（SourceSelection）這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”。加權方法：把定性資料量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。獨立估算：採購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂合同。
3、合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的整合和協調。 1）授權承包商在適當的時間進行工作。 2）監控承包商成本、進度計劃和技術績效。 3）檢查和核實分包商產品的質量。 4）變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。 5）根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯絡。 6）採購審計。 7）正式驗收和合同歸檔。

採購成本分析

本文開始的案例揭示了將採購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應該考慮專案生命週期內的最低整體採購成本。在實際採購工作中，很多招標單位通常只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等專案整體採購成本。

1、招標成本首先要考慮發出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支援等，然後發出要約。該過程可能需要整個合同價的2%到5%。然後，競標者需要對招標方的招標檔案制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的專案上。評標程式開始後，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批准等事項。這個總成本可能佔合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增加。因此，對於一般行業來說，競標的總成本可能佔到合同價的10%到50%。無論招標方處於何種行業，降低招標成本都是一種責任。

2、建設成本建設成本是投標報價的主要依據，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：前期準備、正式建設費用等、與其它系統的整合、授權、交付和保險、相關手冊、對員工和管理者的培訓等。

3、所有權損耗成本所有權損耗成本指長期損耗成本，包括專案運營成本和處置成本。專案運營成本可能會持續多年，並且可能是前期費用的許多倍；在裝置瀕於報廢之時還需考慮其銷燬或處理的處置成本。綜合考慮這些成本將有助於以正確的觀點看待實際採購價，幫助買方選擇最好的方案。採購安全和保密採購過程中的“黃金規則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的資訊從機構中洩密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。

妥善安置相關檔案和計算機內的材料，不用時（包括週末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷燬那些敏感的檔案而不是隨手扔掉，以免別有用心者發現它們。
[@more@]

專案管理九大知識體系之：採購管理（轉）

相關文章