如何將「知識」體系化管理

知了一笑發表於2023-03-24

積累和總結,是長期持續的過程


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最近,很多朋友微信私聊關於「butte-java-note」倉庫的話題;

這個「Git倉庫」每年都會基於總結和思考,進行一次分類體系的改動;

多數朋友都比較好奇,整理的思路是什麼?

關於「butte-java-note」倉庫,其實就是個人對知識的積累和框架體系的迭代;

這個倉庫所記錄的內容,就是在工作中不斷遇到的各種「知識點」、「知識塊」、「知識體系」;

在工作中,忽然接觸到新的知識,自然需要下意識的去熟悉瞭解,在實踐應用之後,又會積累自己的經驗;

圍繞該知識點進行「分析、積累、總結」,實踐後再輸出文件內容;

這一套組合招式連下來,對於部分知識點的積累來說,基本上是足夠了;

但是在工作中遇到的知識點可能是散亂的,甚至還是重複的,即同一個知識點在不同的應用場景下,經驗上的沉澱可能完全不同;

所以還需要對「知識點」進行定期梳理,形成結構化的「知識體系」;

對於這種知識管理的機制,在最近幾年是企業非常主流的話題,也是降本增效策略中的重要手段;


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什麼是知識管理?

簡單的說,就是對熟悉的知識內容,建立一個系統性的管理框架,和一個動態的更新機制,以便全面和深入的消化知識並應用於實踐;

為何要知識管理?

具備知識管理的能力,可以快速熟悉知識領域的全貌,增強理解和消化能力,形成點線面體系化的迭代過程;

其實知識管理策略,在各個階段都有明顯的變化;

學生時代,在書本上或者記事本里,隨手記下或者批註的重要內容,尤其是老師的板書抄寫;

大學之後,由於是讀軟體專業,所以接觸到的電腦工具比較多,開始使用膝上型電腦或者手機進行記錄;

工作之後,開始逐漸使用雲筆記,隨著內容的深入和寬泛,開始體系化管理;

知識管理的基礎,繞不開「記錄」這個關鍵動作;

知識被「記錄」可以緩解「記憶」的焦慮,好記性不如爛筆頭,所以知識管理要先從記錄開始;

知識「記錄」之後進行「整理」,是第二個核心動作;

對於「整理」來說,比較核心的思路就是分類歸檔,零散的知識點「記錄」太多,也會產生查詢的問題,記錄但找不到的情況估計都經歷過;

知識在持續的「整理」之後,會自然而然的形成「體系化」的形式;

實踐過程會讓知識點逐步複雜化,更多的分類和標籤,會驅動知識「體系化」框架的產生;

在這一系列動作持續重複之後,潛移默化也會影響知識的「輸出」能力,無論是表達還是寫文件;

最終,隨著積累的增多,會形成自己寫、自己讀的現象;


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如何進行知識管理?

先說一下個人的流程習慣:碎片內容,現狀分析、參考資料、實踐總結、體系歸檔;

【1】碎片內容;

不論是工作還是生活,每天都會接收很多資訊,並且要從中捕捉有用的內容;

資訊流是不是會爆炸不確定,但是自己收藏的資訊點到是經常爆炸;

應用中文章和影片的收藏,筆記工具中的內容清單,手機備忘錄的臨時備份,工作開會的筆記本內容;

善於收集「碎片」內容是個好習慣;

但是收集資訊通常是臨時起意的動作,在之後如何消化,將收集單清除和更新,才是關鍵的「積累」動作;

【2】現狀分析;

這裡所謂的「現狀」分析,更多的是指所遇到的具體「問題」,想要達成的具體「目標」;

比如最佳化解決具體的問題,學會某些特定的知識;

以現狀分析作為「出發點」,保持對知識領域內的專注性,才能高效的實現知識積累和問題解決;

【3】參考資料;

充分利用收集的碎片清單,圍繞知識點的現狀需求,從中精確的提取出有用的內容;

從收集的碎片清單中提取參考內容是一種策略,從需求現狀出發,下意識尋找相應的資料,也是常見的操作;

【4】實踐總結;

知識的學習,更多還是要應用於實踐中,或者圍繞實踐問題進行知識拓補;

在實踐過程中,把相應的知識點進行總結分析,最終沉澱成自己的經驗和能力;

【5】體系歸檔;

隨著實踐總結的內容膨脹擴充套件,需要將各種知識點進行結構化、體系化管理,從而建立知識框架;

知識管理依賴一個「動態更新」的過程;

對於同一個知識領域,在不同的階段中,可能出現知識領域的橫向擴充套件或縱向深度挖掘,所得的經驗和理解也會各不相同;

實踐是一個持續的過程,那相應知識體系的更新迭代也是一個持續的過程;


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如何選擇管理工具?

在知識管理的實踐過程中,有一個明顯的變化就是「工具」的變換;

工欲善其事,必先利其器,趁手的工具才能事半功倍;

這裡有必要強調一個「誤區」現象:工具本身並不是知識管理,與收藏很多書但是從來不讀一樣,難道能稱為博學?

大部分玩家的真實寫照;

收藏清單沒停過,內容碎片持續膨脹擴充套件,但是很少提取消化和清理;

雲端儲存的影片教程一部接一部,儲存空間沒了,就把陳舊的內容清理掉,再收藏最新版本;

無論是文件工具,雲端儲存,應用內收藏,這些都僅僅是知識管理的初步動作;

在對知識內容消化時,還是依賴常用的統籌型工具進行整理;

圖中羅列了工作和學習過程中常用的工具,主要分為「畫圖」和「文件」兩類,實際上資訊流動過程涉及的更多;

收藏清單可能是:部落格文章、影片內容、雲端儲存,自然是把這些內容所在的平臺,當做一個臨時的管理工具;

習慣好點的,可能在某個文件中預先做好專題分類;

站位於技術領域的經歷,個人在知識點消化完成後,最終還是習慣將內容歸檔到「Git倉庫」中,方便更好的迭代管理;

為什麼是「Git倉庫」?

主要還是:免費,免費,免費;當然還有強大的提交記錄管理功能;

其他的工具雖然更加強大和便捷,但是會站在收費的立場,持續壓縮免費使用者的使用空間;

個人更習慣將其作為過程型的工具,藉助其便捷性完成內容消化之後,最終還是歸檔到「Git倉庫」;

後續只圍繞「Git倉庫」,進行知識體系的查詢參考,或者迭代更新;


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個人知識體系的迭代過程,與學習和工作的實踐過程密不可分;

以個人開源倉庫「butte-java-note」為例,在年初剛重新整理一遍;

當下主要分為:「職場」、「技術」、「業務」、「資料」四種知識體系;

在各個體系下面,再將積累或者實踐過的知識點分類整理,從而形成個人的知識管理框架;

關於知識體系中更多的細節分類,可以自行參考「butte-java-note」倉庫;

整個知識管理體系的形成,也是完全基於自己的工作實踐,逐步迭代構建起來的;

對於技術領域來說,知識點本來就雜亂且龐大,學習和積累的成本都很高;

如果把整個知識體系沉澱到一個電腦資料夾中,會發現新建的目錄越來越多,內容二次開啟的頻率越來越低,甚至找不到;

實際上,自己在最初就是採用這種策略,而後很多檔案都會莫名失蹤;

在最近幾年,接觸的雲端工具越來越多,好用確實好用,省心並且效率還高,但是個人不屬於「付費型」高階玩家;

最怕產品升級之後,免費玩家就被限制了;

所以把各種雲端文件作為「過程型」工具,順手貼很多臨時內容,完成知識消化後清理掉;

自己習慣的一個管理流程;

首先,定期對各個工具中的內容進行整理,儘量先形成簡單的專題;

其次,在結合工作中的實踐經驗,儘量用直白的方式總結出來;

最後,將總結的內容歸檔到「butte-java-note」倉庫中,並且會持續的迭代更新;

知識積累是一個長期的過程,至於各種專業內容的沉澱,有人喜歡追求橫向的廣度,有人喜歡挖掘縱向的深度;

從個人經驗來說;

傾向於持續積累自己「實踐」過的知識點,對於那些覺得好又沒有實踐體會的內容,更適合待在「收藏清單」裡;


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企業知識體系的迭代過程,與公司的管理、運營、業務、技術等各個方面都有關係;

知識體系的框架與組織架構有較大的關聯,同時也會在專案協作流程中,沉澱出特定的內容體系;

企業發展過程中,核心的經驗和知識,都需要持續的沉澱和更新;

知識體系的框架與公司的管理、運營、業務、專案、技術等,需要深度的「整合」,這樣才能發揮知識管理的核心價值;

對於企業來說,知識管理的落地,是一個緩慢長期的過程;

有幸經歷過公司知識管理2.0方案的執行,近三年的時間裡不斷的打磨調整,最終獲得各個團隊的認可;

所謂知識管理2.0就是從傳統OA文件,轉換為知識庫協同的模式;

公司在最初規劃時,就制定相應的流程與制度,要確保各種敏感內容的獨立性,又要求通用經驗和知識的共享性,最大限度的降低內部資訊壁壘;

【1】流程與制度;

在知識管理2.0的策略提出時,進行長達一個季度的分析與論證,確立新版知識庫的流程與相應的制度;

完成統一的工具選型,並制定明確要求和激勵措施,完成初期的培訓,確保組織內達成共識;

【2】內容與管理;

每個部門可以擁有內部獨立的知識庫,但是必須有開放的內容,確保組織內任何角色都可以瞭解部門的職責,以及當前推進的事項;

跨部門協作的流程中,會指定一個文件維護角色,以專案管理為切入點,統籌專案知識庫的整理;

【3】迭代與更新;

部分內容是隨著業務或現狀的迭代驅動更新,也有部分內容會隨著迭代建立新的版本,保留其舊版本作為參考即可;

內容在持續沉澱之後,逐漸形成企業和各個團隊內部的知識體系框架,以及專案層面的眾多參考案例;

【4】知識庫運營;

圍繞知識管理2.0的策略,建立運營相關的文件庫,採集知識庫建設過程中各種優秀的經驗和內容模板,在組織內部快速分享;

企業內部培訓中,定期展開知識庫建設的分享,優秀內容和模板的推廣與激勵,不斷的尋找和最佳化知識庫運營方案;

公司的知識管理從1.0到2.0的進階過程,已經執行近三年的時間;

從最初的各種質疑和文件維護的煩躁,到現在組織內的高度認同,同時也成為了「降本增效」的利器;


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基於實踐來說,知識管理不是工具,不是寫文件,不是分類設計,更不是學習的方式方法;

而是一種思維邏輯或者說管理策略;

知識體系的框架形成,很大程度來自生產和實踐的經驗,無論是個人還是企業,都很難找到參考的標準;

從下意識做知識管理開始,所帶來的「益處」就源源不斷,至於「缺點」暫未發現;

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