如何建立團隊知識庫管理系統，把分散資訊有效整理？

隨著疫情不確定且小範圍復發，遠端辦公偶成常態已成現實，辦公資料共享協作、傳遞管理等訴求成為各企業和團隊待解決的問題之一，而由於文件分散在各個即時通訊工具中造成的協作內耗，空間大、功能強的知識庫工具成了解決這一麻煩的最佳方案。

企業知識庫的建立，可以有效的將資訊和知識資產積累和儲存下來，有利於加快企業內部資訊和知識的流通，實現組織內部知識的共享，主要有以下4種作用：

• 企業知識庫使資訊和知識有序化；

• 加快了資訊和知識的流動，有利於知識共享和交流；

• 有利於組織的協作和溝通，解決了個人與企業在工作過程中文件管理混亂、知識孤立等問題；

• 有利於幫助企業實現對客戶知識的有效管理。

分享一款高效的知識庫管理系統— seed ，它是一款專業的知識庫和幫助文件製作軟體。

蒲公英的知識庫管理系統「seed」自發布以來，收穫了很多使用者的建議和點贊，作為 seed 的忠實使用者，一步步看到蒲公英專案部的小夥伴在實踐中不斷打磨產品，不斷地汲取使用者建議。

作為深度使用者，蒲公英團隊今天就來和大家聊一聊 「如何釋出知識庫」。

釋出知識庫的目的？

在工作的交接中，「碎片化溝通」極為普遍——只要在有網路的地方，你隨時都可以開展工作，哪怕和家人吃著晚餐，也可以回覆幾條工作訊息。微信和qq裡儲存著大大小小的聊天資訊和檔案，散落各處，讓搜尋和回溯變得異常困難。

知識庫作為一個「統一的資料收集中心」，意義在於將分散的資料集中起來，統一處理，降低管理成本。如果你希望將企業內的文件在網際網路上被檢索，成為一個公開的知識站點，則可以試著用用 知識庫釋出功能。

使用知識庫釋出功能，你將可以：

• 讓已釋出的知識庫在網際網路上被搜尋到；

• 選擇一個知識庫的 全部或者部分內容釋出至公共網路；

• 獲得一個知識庫站點 公開連結 ，並分享給企業外的人。

‍ 知識庫釋出功能有哪些特性？

新建知識庫

在 seed 中建立知識庫時，即可選擇是否公開發布。如選擇開啟「公開發布」，則可以在當前知識庫中使用「釋出」功能。

建立後，可隨時開啟或關閉，如果需要關閉，可以在「知識庫設定」中進行設定。

手動釋出

企業內部的知識庫內容與公開站點內容 不是實時同步 的，你可以透過「釋出」按鈕，手動控制知識庫公開站點內容的釋出與更新。

釋出預覽

在釋出知識庫前，可以透過預覽生成臨時站點，預覽內容，查漏補缺。

自定義範圍

你可以選擇將企業內知識庫的完整內容釋出出去，也可以透過在目錄上選擇將知識庫內的部分內容釋出出去。在知識庫主頁，你可以找到釋出配置的入口。

更新單篇

在已釋出的知識庫中，可以有選擇性地更新單篇或多篇內容，進行更新發布。

取消釋出

在seed中，可以隨時取消站點發布，已釋出內容會被抹掉，再次釋出時將以最新的內容重新生成站點。

許可權控制

只有知識庫的擁有者或管理員可以在知識庫中控制該知識庫釋出功能的開關併發布知識庫。關閉釋出功能後，將隱藏釋出按鈕，已釋出的站點會被暫時關閉。