專案管理之風險管理案例-專案交付風險
背景
XX某專案合同中已有采購國產化資料庫-達夢DM8資料庫管理系統，但實際現行資訊系統建設與交付專案中使用MySQL資料庫。專案經理沒有儘早與技術經理溝通，技術經理在專案啟動後一年後才知道專案交付中有達夢資料庫軟體，但此時資訊系統研發進度已經完成80%。
現狀
售前人員方案是說服客戶，合同有是採購國產資料庫，但建設系統使用另一套資料庫管理軟體MySQL，互不相關。我們PMO側分析是存在專案交付風險， 如售前說服不了客戶， 客戶強制要求按合同 使用達夢資料庫，則專案難以交付。公司的研發院需要研發支援國產資料庫的功能特性，發起任務支援單需要記入當前專案成本。交付風險同時彙報到分公司一級經理，然後總經理也沒有提供後續解決方案，而之前負責此專案的專案經理已經離職。
分析
這類嚴重的溝通不暢直接引發了專案交付風險：
- 溝通失效：專案經理作為專案溝通的核心，未能確保所有關鍵資訊及時、準確地傳遞給技術團隊，導致技術經理在很長時間內對專案的關鍵要求一無所知。
- 合同執行不力：合同簽訂後，專案經理未能確保合同中的條款得到有效執行，特別是關於資料庫軟體的選擇和使用。
- 客戶信任受損：如果客戶得知他們購買的達夢資料庫並未被使用，可能會對專案團隊的專業性和誠信產生質疑，從而損害客戶信任。
- 交付風險增加：如果客戶強制要求使用達夢資料庫，專案團隊可能需要投入額外的時間和資源來替換現有的MySQL資料庫，這可能導致專案延期並增加成本。
我們對風險的定性分析如下：
風險值=風險發生的機率*風險產生的影響。
高=70%* 0.4影響(客戶強制要求支撐國產化，專案驗收可能延期)
反思
採用售前提供的去說服客戶的方法，是真的為客戶解決問題嗎？客戶買了資料庫軟體，但不使用，只是閒置。這個方案並不是以客戶為中心的理念。這個公司價值觀我是不認可的。我個人所認同的價值觀是：
1.以客戶為中心
1) 透過不斷提高產品和服務質量，提高交付能力
2) 客戶的要求是質量好、服務好、能快速響應需求，且購買的商品物超所值，這是客戶最樸素的價值觀.
2. 專案整體計劃
專案經理制定專案整體計劃應該是全員參與。而不是專案經理一個人制定。
3. 價值交付
在專案管理中，價值交付指的是專案團隊透過完成專案目標和任務，向客戶或利益相關者提供價值的過程。它強調的是專案成果的實用性和滿足使用者需求的程度，而不僅僅是完成專案任務本身。以下是價值交付的幾個關鍵點：
1）使用者需求：瞭解和定義使用者或客戶的需求是價值交付的起點。專案團隊需要確保他們的工作能夠滿足這些需求。
2）質量保證：確保專案成果符合預定的質量標準，這是價值交付的重要組成部分。
3）及時交付：在預定的時間內完成專案，確保客戶能夠在需要時獲得專案成果。
4）成本效益：在預算範圍內提供價值，避免不必要的成本浪費。
5）持續改進：透過持續改進流程和方法，提高專案交付的效率和效果。
6）溝通和透明度：與利益相關者保持開放和透明的溝通，確保他們對專案進展和成果有清晰的瞭解。
7）風險管理：識別和管理可能影響價值交付的風險，確保專案能夠順利進行。
8）利益相關者的滿意度：最終目標是確保所有利益相關者對專案成果感到滿意，認為專案為他們提供了價值。
價值交付是專案管理中一個持續的過程，它要求專案團隊在整個專案週期內不斷關注和實現上述各個方面。
解決方案
針對上述分析，以下是一系列解決方案：
1.加強溝通與協作：
- 專案經理應與技術經理、售前團隊、客戶以及專案團隊內的其他成員建立定期溝通機制，確保資訊的及時傳遞和共享。
- 使用專案管理工具或平臺來跟蹤和記錄溝通情況，確保所有關鍵資訊都有據可查。
2.嚴格執行合同條款：
- 專案經理應仔細審查合同內容，確保所有條款都得到準確理解和執行。
- 對於合同中的關鍵條款，如資料庫軟體的選擇和使用，專案經理應與技術團隊進行充分討論，並制定詳細的執行計劃。
3.增強客戶溝通與信任：
- 專案經理應主動與客戶保持溝通，及時告知專案進展和任何潛在問題。
- 對於客戶關於資料庫軟體的疑問或要求，專案經理應給予積極回應，並提供合理的解釋和解決方案。
4.制定風險管理計劃：
- 專案經理應制定詳細的風險管理計劃，包括風險識別、評估、監控和應對措施。
- 對於資料庫軟體替換這一潛在風險，專案經理應提前制定應急預案，包括替換時間表、成本預算和資源分配等。
5.持續改進與最佳化：
- 專案經理應定期收集客戶反饋，分析專案執行過程中的問題和不足。
- 針對問題和不足，專案經理應制定改進措施，並不斷最佳化專案管理流程和方法。
5.制定緩解風險策略：
- 花費額外的時間或金錢來降低風險事件機率和影響。
- 研發側加班趕工自行修改系統資料層實現支撐國產化資料庫適配，但這個策略隱式也在隱式增加專案成本，也有研發成本超支的風險。
綜上所述，透過加強溝通與協作、嚴格執行合同條款、增強客戶溝通與信任、制定風險管理計劃以及持續改進與最佳化，可以有效降低專案風險並提高客戶滿意度。同時，這些措施也有助於提升專案經理和專案團隊的專業能力和專案管理水平。
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作者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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