如何實施有效的風險管理過程

專家認為，強有力的風險管理過程可以減少80%-90%的問題專案。我們知道，現有專案管理做法，首先需要有一個明確的範圍，投入適當的人力，跟進一個良好的變革管理過程，並保持開放的溝通渠道。然而隨著技術和風險的可預判性，良好的風險管理過程中需要明確並儘量減少令人意外的結果或意想不到的專案風險，幫助企業在風險發生時快速響應。

確定“風險”

要想走上風險管理過程，必須明確風險管理的相關定義。從專案管理協會的觀點看專案風險定義是，位於核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風險”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時間和花費的重點是處理不良專案的風險或“威脅” ，而不是積極的專案風險或“機會”。

通常，風險管理公司將確定和管理五到十個容易識別的專案風險（數字實際上應該更高）。隨著大量的專案風險在早期被發現，尋找專案風險的意識也會加強，所以潛在的問題更早被發現，機會也更容易被接受。

另外，專案風險不從專案的實際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結合實際經驗，總結了廣泛適用的七步風險管理過程。

風險管理過程步驟

步驟一：風險管理過程需要每個成員都參與在規劃過程中，每人列出有至少10項潛在風險的清單。往往在這一步，團隊成員將猜想某些專案風險已經知道，因此不必列出。例如，“範圍漸變”是多數專案的一個典型問題。然而，仍然要把它列出來，因為即使有最好的實踐管理過程，它仍有可能發生，並隨著時間的推移而引發問題。因此，它應該註明，而不是置之不理。

步驟二：風險管理過程需要收集並對列出的專案進行彙總，刪除清單中重複的專案。

步驟三：評估彙總清單上每個風險的概率（或可能性） 、影響（或後果） 及探測的難易程度。這可以通過給名單上每個專案指定一個評價數值來實現，如從1到4評價範圍或使用評價詞如高、中、低。探測度是可選引數，但它可以簡單評估出來。如果一個風險是難以看到的，如範圍蠕變，則它是一個風險更高的專案。如果是比較早能發現的，如管理支援的丟失或一個重要資源的丟失，那麼它的風險則較低。

步驟四：打破原計劃的團隊將其分組並給予每個組一份彙總清單。然後，每個小組通過專案風險的指定清單識別觸發器（警告標誌）。所有觸發器應當註明，即使是次要的。通常情況下每個風險至少有三個觸發器。

步驟五：為那些相同的分組找出可能針對威脅的預防性行動，並增強機會的作用。

步驟六：為每個小組建立一個針對大多數風險，但並非所有的專案風險的應急計劃。這個計劃包括如果觸發或風險發生，組員所要採取的行動。風險管理中會為所有風險設立評分臨界點，這項計劃針對得分超過臨界點的那些風險而建立。這確保了風險管理過程是可行的。風險管理過程如果出奇的費時就不能體現工作效率。

規劃的風險管理過程的最後一步是責任到位。要確定責任人，即誰監視觸發器，然後適當地作出回應。即便執行了預先核准的計劃和應急計劃，觸發仍然發生了。通常，責任人是專案經理。但對於所有組員來說，工作時隨時觀察觸發器是集體利益所在，而不是重新開始這個專案的操作，那樣又要建立一個名單，跳過第三步。接著，新增的具體專案風險和觸發器評估的概率，影響，探測度等。從而節省了大量的時間，還能豐富你風險管理的專案文化。

建立一個風險簿或風險矩陣

完成風險管理過程後，主檔案，即風險簿或風險矩陣，就建立了。該檔案最有效的格式是一個表格，因為它可以方便多達數頁的資料的查閱。如果資訊用普通段落顯示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風險的描述，概率，影響，探測度，觸發器，預防性行動，以及應急計劃。也可以適當新增其他欄目，如定量的價值。

注意事項

通常情況下，這些步驟中，觸發器和預防性行動易被忽視。然而，它們是整個風險管理過程至關重要的部分。小組完成這項工作後，組員們會更好地明白在操作專案的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動地捕捉變化或問題。如果風險管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發現自己處於在不斷的反應模式中，僅僅簡單地執行應急計劃，不斷為層出不窮的風險感到吃驚。他們也可能忽略一個看似嚴重的專案風險清單。這就是為什麼把清單壓縮到只剩最重要的風險，對於確保清單已被使用過是至關重要的。

一旦完成風險登記，就便於維護。人們可以在定期審查的會議中對其進行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現行的。如果有任何風險的增加或價值減少，有任何新的專案風險增加，可決定是否關閉專案風險（但不完全刪除），這將確保清單會被長期視為與整個的專案的生命週期相關和有用。

結論

風險管理過程無需複雜或費時才有效。通過以下一個簡單的，經測試證明的辦法，每個專案開始時採用上述的七個步驟（或許更少，如果通用的專案風險清單已經建立），該專案團隊可以為一切可能發生的事情作好準備。當然，總是會有變化，也可能有意外。但最終結果是，變化和意外較少，組員們都感覺有備而來，專案沒有偏離方向。