專案風險管理：透過五步降低風險

最完善的專案也會有風險，如果管理不當，專案的成功岌岌可危。
 
好在專案風險管理可以挽救這一切。事實上，只要投入時間評估專案風險並制定風險管理計劃，就能成倍提高成功率。

什麼是專案風險管理？
 
專案風險管理包括識別專案成功所面臨的潛在風險並做好應對準備。這些風險因專案而異，可能出現在專案生命週期的任何階段。
 
影響：
 
● 延誤規定的專案時間表
● 對專案績效和成果產生負面影響
● 團隊工作效率降低，利益相關者不滿意
 
完全消除所有風險是不可能的。但是透過主動識別風險並制定降低風險的策略，可以最大限度地降低潛在風險，避免專案完全脫軌。
 
常見專案風險型別
 
每個專案都有自己的挑戰，以下是專案管理中的一些常見風險型別：
 
1. 資源風險
 
資源對專案的績效和進度有重大影響。專案可能會遇到以下與資源相關的風險：
 
● 人員短缺
● 員工技能不全面或不相容
● 裝置不可用
● 成本超支
● 進度延誤
 
在制定資源風險緩解計劃時，要考慮所有可能影響專案人員，以及材料持續供應的潛在資源限制。
 
2. 成本風險
 
沒有可靠的預算估算，就無法保證專案的財務成功。
 
即便如此，威脅專案成功的成本超支還是時有發生，原因如下：
 
● 專案範圍和資源資料不足
● 對供應成本和資源分配的估算不準確
● 過時的採購程式
 
在制定專案成本計劃時，一定要考慮到應急成本。確保你有計劃儲備資金以支付應急成本，並使專案順利完成。
 
3. 範圍變更
 
偏離專案原定範圍往往會導致重大延誤和額外費用。
 
導致範圍變更的普遍因素包括：
● 專案團隊成員對專案範圍缺乏共識
● 變更管理流程不明確
 
4. 運營風險
 
威脅業務運營或工作流程的風險會影響所有專案成果。這些威脅可能與內部運營流程或外部因素有關。
 
例如，你可能會看到以下運營風險 ：
 
● 資料丟失
● 財務損失
● 重大安全威脅
● 關鍵員工短缺
● 公司層面的服務中斷
 
5. 市場風險
 
市場風險往往是不可預測的，是制定風險管理計劃時的一大挑戰。這類風險包括：
● 信貸風險
● 競爭對手風險
● 投資規劃
● 商品市場定價波動
 
某些市場風險是不可避免的，只能在風險管理過程中加以緩解。而有些市場風險則更容易規避。例如，由於對需求、定價和供應等市場條件的評估不準確而造成的風險。
 
6. 專案績效風險
 
績效風險以專案成果為中心，無法實現預期成果會降低績效。
 
績效風險主要來自：
● 監督不力
● 跟蹤工具使用不足
● 專案團隊之間協調不力
● 未能識別風險並根據需要調整方向
 
你可以輕鬆預見績效風險，但如果未能考慮到這些風險，則會對公司造成長期影響，使競爭對手在市場中佔據優勢。
 
如何用 5 個步驟管理專案風險
 
全面風險管理流程的重點是識別和評估風險，然後採取措施控制和減輕風險。
 
使用以下五個步驟在你的組織中建立專案風險管理流程：
 
1. 識別風險並建立專案風險登記冊
 
專案風險登記簿是一種工具，用於列出你已識別的風險、記錄風險發生情況並跟蹤應對計劃。
 
可以將其視為一個集中的資料庫，讓你在專案的演變和發展過程中跟蹤專案多個層面的風險。
 
作為風險負責人或專案經理，一旦發現風險，應立即更新專案風險登記冊，以反映風險評估結果。這樣，就能對風險進行充分監控。
 
2. 完成風險分析
 
風險分析包括對風險進行優先排序和分級，可以幫助你鎖定並促進必要的即時修正，以確保專案的順利進行。可從定量或定性的角度評估潛在風險的影響。
 
3. 制定風險應對計劃
 
確定並評估了專案風險後，就要制定減輕風險的計劃。
 
應對計劃是控制風險的第一步。它通常涉及多個利益相關者，包括高 級團隊領導、高層管理人員，有時甚至包括客戶。
 
例如，為了應對潛在的資源風險，專案經理可以制定資源分配策略，確保在專案執行的每個階段都能在正確的時間和正確的地點獲得資源。
 
4. 隨著專案進展監控風險
 
並非所有風險都能如願避免或減輕，因此專案風險負責人需要在專案進展過程中監控風險。
 
實時監控和報告風險可以讓不同的團隊瞭解整個專案板塊的情況。
 
專案風險監控還有助於管理人員評估未來的風險隱患及其對業務績效的影響。
 
這通常使用關鍵風險指標（KRI）來完成，這些指標是評估專案期間遇到的潛在風險影響的有形指標。
 
5. 安排定期審查，以便在必要時調整計劃
 
最後，風險管理計劃需要定期審查和更新，以強化風險管理流程。
 
風險審查涉及專案經理和不同團隊的成員，主要工作有：
● 評估和改進風險應對計劃
● 找出實施過程中的瓶頸問題
● 確保嚴格的風險控制流程到位
 
風險審查流程可識別專案範圍的變化，並確定變化的領域，從而保護專案實施免受風險情況的影響。
 
專案的成功取決於及時的風險管理
 
周密的風險管理計劃將引導你的專案取得成功。如果出現問題，正確的風險管理可能是確保專案順利完成的關鍵。
 
8Manage PM專案管理軟體可以幫助你輕鬆處理專案風險。系統提供實時風險檢測儀表板，自動檢測專案各種系統性風險及其影響，使你提前發現問題並相應地進行計劃。同時系統為你提供問題日誌、bug 列表和變更請求日誌，以便識別任何可疑模式。在識別風險後，8Manage PM 專案管理軟體將提供風險登記處，允許你採取措施來避免、轉移、緩解或接受風險。
 
該解決方案為專案經理提供了一種途徑，可根據實時資料和專案預算/進度限制來識別、評估、優先排序和減輕可能影響專案成功的潛在風險。
 
作為全面的 ，8Manage PM還能對每個專案的進度、成本、資源、績效、質量等進行實時跟蹤管理，並將所有資料儲存在一箇中心位置。這樣，你就能在專案各環節全方位做好風險應對。
 
即使是最簡單的專案，很多因素也會影響或破壞專案。透過及時的專案風險管理，你可以監控這些風險並制定應急計劃，以防止災難或從災難中迅速恢復。