管理專案風險：考慮你的專案可能出現的問題

當你開始計劃一個專案時，你首先要考慮的事情之一就是：會出什麼問題？

這聽起來很消極，但這種想法是預防性的。問題將不可避免地出現，你需要一個適當的緩解策略，以瞭解在專案規劃時如何管理風險。

未知的問題該如何解決？別擔心，本文將讓你瞭解潛在風險的策略，以便你可以識別和跟蹤專案中的風險。

什麼是專案風險管理

專案風險管理是識別、分析和應對專案生命週期中出現的任何風險的過程，以幫助專案保持在正軌上並滿足其目標。風險管理不僅僅是被動反應；它應該是規劃過程的一部分，以確定專案中可能發生的風險，以及如果風險真的發生了，如何控制風險。

風險是任何可能影響專案時間線、效能或預算的東西。風險是潛在的，在專案管理環境中，如果它們成為現實，它們就會被歸類為必須處理的“問題”。因此，風險管理就是在風險成為問題之前對其進行識別、分類、優先排序和計劃的過程。

風險管理在不同型別的專案中有不同的含義。對於大型專案，風險管理戰略可能包括針對每個風險的廣泛詳細規劃，以確保在出現問題時制定緩解戰略。對於較小的專案，風險管理可能意味著簡單的高、中、低優先順序風險的優先順序列表。

正風險與負風險

風險具有兩面性，可以是正面的，也可以是負面的，儘管大多數人認為風險本質上是後者。負風險意味著可能會對專案造成不可挽回的損害，而正風險則是能夠以有益方式影響專案的機會。

負風險是你的風險管理計劃的一部分，正如正風險應該是，但不同的是方法。你可以管理和解釋已知的負面風險，以抵消其影響，但也可以管理積極風險，以充分利用它們。

就像專案中的其他事情一樣，你需要制定戰略，並有適當的機制來收穫可能被播種在正風險中的回報。用以下三條建議來指引：

○你要知道的第一件事是，你是否可以利用風險。這意味著要想辦法增加風險發生的可能性。

○接下來，你可能想要分擔風險。有時，你獨自一人並不具備充分利用風險的能力，而通過讓其他人蔘與進來，你就增加了從風險中獲得最積極結果的機會。

○最後，可能什麼都做不了，而這正是你應該做的。你也可以將此應用到負風險上，因為在專案中遇到特定風險時，有時不做某事是你能做的最好的事情。

如何管理風險

要開始管理風險，首先要明確和精確地定義你的專案要交付的內容。換句話說，寫一份非常詳細的專案章程，包括專案願景、目標、範圍和可交付成果。這種方法可以在專案的每個階段識別風險。然後你要讓你的團隊儘早識別所有風險。

不要害怕讓團隊之外的人蔘與風險識別和優先順序劃分。許多專案經理只是給他們的專案團隊發電子郵件，讓他們把他們認為專案中可能出現問題的東西發給他們。但為了更好地規劃專案風險，你應該讓整個專案團隊、客戶代表和供應商聚集在一個房間裡，進行風險識別會議。

對於你定義的每一個風險，你都希望將其記錄到某個地方——使用風險跟蹤模板幫助你確定風險級別的優先順序。然後，建立一個風險管理計劃，以捕獲對專案的消極和積極影響，以及你將採取什麼行動來處理它們。在專案進行期間，你需要定期召開會議來監控風險。透明度是至關重要的。

管理整個組織的風險

你的組織是否也能通過將風險管理納入其日常工作而得到改進？

答案是肯定的。通過建立一組一致的標準工具和模板以及培訓，將風險管理協議構建到組織的文化中，可以隨著時間的推移減少開銷。這樣，每次你開始一個新專案時，就不必重新建立。

使用風險跟蹤模板是一個開始，但要獲得對專案風險的更多控制，你需要使用 。基於雲的8MSaaS PM可營造解決風險所需的協作環境，並提供實時資訊，可讓你在專案的每個階段根據準確的資料及時採取行動。

如果風險存在於更敏捷的環境中，請使用8MSaaS看板對風險進行排序和優先順序排序。8MSaaS能自動檢測專案各種系統性風險及其影響，包括專案計劃，成本，資源以及質量的風險。

同時，8MSaaS PM支援記錄使用者自定義風險並跟蹤風險從開始到結束的整個過程。

組織的記錄和歷史等內容是知識檔案，可以幫助你在處理新專案中的風險時從經驗中學習。此外，通過採納你組織的態度和價值觀來提高對風險的認識，你的組織可以更好地瞭解不確定性作為核心業務問題的性質。