麥肯錫的超級“溝通術”：電梯間彙報、PREP結構表達

電梯間彙報，來源於麥肯錫公司，麥肯錫曾經為一家重要的大客戶做諮詢，諮詢結束的時候，麥肯錫的專案負責人在電梯間裡遇見了對方的董事長，對方問麥肯錫的專案負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”這位專案負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把事情說清楚。最終，麥肯錫失去了這位重要客戶。

從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把事情表達清楚，這就是如今在商界流傳甚廣的“電梯演講”。

職場中的大部分人員都會碰到“電梯間彙報”的場景：

你一定經常遇到，上司突然問你：“上次交代你的事情，進展怎麼樣了？”

或者，你精心準備了20頁PPT、30分鐘的彙報內容，但是你的老闆臨時有事，只給你幾分鐘時間做彙報，此刻你怎麼辦？

當你的工作發生了狀況，需要跟上司快速彙報清楚情況，來尋求他的支援，或者幫助他做出決策。

職場暢銷書《向上彙報》的作者--弗雷德裡克·吉伯特，曾經說過：“一生之中，你只有兩次是最孤獨的：一次是死的時候，一次是向上彙報的時候。”這種情況下的你，哪怕再瞭解事情進展，也很難一下子說清楚。

下面來學習“電梯間彙報”這項職場重要技能。

電梯間彙報術的本質：結構性思維。

言為心聲，核心內容的短時間、有效呈現，來源於清晰簡明的思考方式——結構性思維。

只有思路一目瞭然，表述才會刀刀見血。下面我們來看下電梯彙報術的訣竅所在——結構性思維。

1、結構性思維是什麼

結構性思維是“先總後分”的思考與表達方式，其理論基礎是上一節學習過的《金字塔原理》，簡單來說就是“先總結後具體、先框架後細節、先重要後次要”，是實現高效溝通和解決問題的好方法。

2、結構性思維具體操作

將近100頁的PPT，卻要在五分鐘之內陳述完畢，並且要做到三點：重點突出、 邏輯明晰 、措辭簡明。而結構化思維可以一下子幫你搞定前兩個。

下面來看下結構性思維的四大原則，其實也就是電梯彙報術的具體方法論。

1）結論先行

一般來說，注意力有四種品質，即注意的廣度、注意的穩定性、注意的分配和注意的轉移。通常，人的注意力在開始和結束的時候最為集中，所以文藝演出節目排序的時候有“開門紅”，也有“壓軸戲”。

在演講剛剛開始的時候，彙報者一定要抓住聽眾注意力的黃金點，率先亮出最核心的內容和結論，讓聽眾能夠鎖定方向、明確主題。

2）上下對應

表達內容體現出上下對應的特點，能夠幫助強化聽眾的記憶點，提醒聽眾內容聚焦觀點，達到高效傳達的目的。上下對應，指任何一個層次上的思想都必須是其下一個層次的概括，即上位詞與下位詞之間構成包含與被包含的關係，如汽車對應轎車、跑車、卡車等範疇，水果對應蘋果、菠蘿、芒果等。

3）分類清晰

在《金字塔原理》一書中，作者建議按空間、時間、地理位置等對錶達內容進行組織編排，符合人類大腦對事物的接收習慣。每一分組中的思想必須屬於同一個範疇，如布鞋、皮鞋、塑膠鞋是按材質分類，所以馬丁靴不應歸於此類。

4）排序邏輯

每一分組中的思想必須按照邏輯順序排列，如時間順序、因果順序等，從重要到次要，從先到後，從主論點到分論點，體現排序和邏輯性，條理清晰，不可錯亂。

一句話總結：先亮結論，然後闡述PPT的層次和結構，透過一層層的理論和資料來證明最開始提到的中心思想，最後如果時間允許，可以適當點題，首尾呼應。

PREP的彙報結構

“電梯間彙報術”是一種結構化思維，接下來介紹一種常用的“PREP”的彙報結構，即觀點（Position）、理由（Reason）、證據（Evidence）、重複觀點（Position）。PREP彙報結構也是一種能夠在短時間內把一件事情說清楚的表達框架。

第一步：觀點（Position）。就是在開頭就用一兩句話，簡明扼要地說清整個PPT的核心內容，例如，希望領導原則上同意預算、確定時間、確定下一步計劃或者儘快審查彙報材料等。

第二步：理由（Reason）。在熟悉整個PPT內容和框架的基礎上，把所有材料提煉成不超過三個理由，然後用簡潔而有力的語言表達出來。

可以採用“論點——論據——強化論點”的結構，例如，“隨著公司線上交易量的爆炸式增長，現有的傳統IT架構已經難以支援業務未來的發展，因此建議啟動核心系統重構專案，打造下一代的核心交易系統。”

第三步：證據（Evidence）。在“理由（Reason）”部分，觀點仍然是核心，所以理由的陳述要求簡潔直接。但在“證據（Evidence）部分”，最重要的是細節，必須有打動力，包括具體現象、資料、效果估計等。

舉例如下：

論點：公司第一季度營業額完全可以達到30%的增長率。

論據：第一季度漲幅已經達到20%；公司熱銷產品的銷量最起碼可以再維持半年；友商的產品在短時間內不會對公司產品構成威脅。

強化論點：公司上半年業績看好。

最後：Position（重複觀點）：結尾要求帶有強烈的“行動導向”——更明確，更能讓領導做出決策，如希望領導同意預算、確定時間、確定下一步計劃等。

總之，人生是很奇妙的，有一種說法認為，一生當中有兩到三次改變人生軌跡的機會，把握住任意一次，你的人生將踏上新的旅程。我們並不能確保有什麼方法能夠幫助你牢牢抓住這些機會，儘可能地提升你的視野、認知、能力，當機會來臨的時候，你發揮了應有的水平，也就問心無愧了。

例如，明天在電梯間裡，你碰上了公司董事長，就你們兩人的情況下，他問你：“你是哪個部門的？最近忙什麼？”你有認真考慮過如何回答嗎？也許你的回答，決定了整個部門的命運，以及你在公司的未來發展。現在是時候好好想想了。

以上內容，摘自暢銷書《技術人修煉之道》，作者黃哲鏗，曾擔任1號店 技術總監、壹藥網 技術副總裁、海爾農業電商CTO，出版過暢銷書《技術管理之巔》，擅長網際網路大型系統研發、大型技術團隊治理、區塊鏈創新等。