一個完美的的專案經理

專案要能順利執行其實並不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認證，只是證明個人具備了專案管理的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。

　　以下是一位專案經理的工作日誌片段，我們從他的工作日誌來看專案經理的工作：
以上只是專案經理工作的片段，相信每個專案經理應該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。專案經理到底應該有那些看家本領呢？

[@more@]一個稱職的專案經理應該要其備以下的能力：

1. 要易於溝通

　　筆者在2002年時曾經親自問過美國的一位專案管理專家－Dr. William Wells（曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人），問他一位專案經理最需要具備的功夫是什么。那時他的回答是「一位專案管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。

　　請您回想一下，在執行專案時，你花費最多時間在什麼部份？跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟專案成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支援、跟合作廠商協調配合事項．．．對專案經理來說，一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。

　　溝通，可以很簡單，也可以很複雜。對於部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什麼難的。可是在專案過程中有那么多的人與專案有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在於「在什麼樣的時間，運用什麼樣的方式，將什麼樣的資訊，傳達給什麼樣的人」。

　　很多專案經理都是屬於「被動式的專案經理」。就是「你先說你要什麼專案資訊，我想辦法去弄這些資訊出來給你」。因此，資訊整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應付的心態來面對資訊的供應。

　　如果換個比較主動的角度來看，專案經理先了解每個與專案有關的人想要知道什麼，這些資訊一定有重複的地方，然後將這些資訊做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對專案沒有疑惑，化被動為主動。這些資訊整理歸類的動作，直接就納入在專案經理的工作管制之中，這樣對專案經理而言，也沒有任何的「意外」。

　　講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：

(1) 認識專案干係人

(2) 分析專案干係人的資訊需求

(3) 依照資訊需求找出資訊種類

(4) 將資訊種類歸類

(5) 決定資訊傳遞的週期

(6) 決定資訊傳遞方式

(7) 蒐集資訊

(8) 傳遞資訊

(9) 檢討資訊傳遞成效

2. 要想的周全

　　專案經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術，然後將道具準備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先模擬演練幾遍，指示每個人互動方法，並且事先想到如果發生問題時如何處置；確認都沒有問題後，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環節出了問題，要馬上能夠應變，使節目能夠繼續下去，而不是就此停頓；節目結束後，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。

　　專案經理的責任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了，執行過的專案的人都知道，首先客戶的需求不容易瞭解，其次計劃時間不夠，再來執行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。

　　表演魔術可以事先演練，找出問題先解決，執行專案可沒辦法先來一遍。因此專案經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執行及因應先「演」過一遍，就對專案的成功有很大影響了。而這就靠專案經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎么做、有誰可以做、技術上是否可以支援、關鍵技術是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。

　　做個小練習：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然後在紙的中間，將如何做出這項產品的主要工作步驟（5-6個即可），以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來；需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。

　　上述步驟，就是整個計劃的基礎了。由上圖，可以發展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、採購品項及合同商要求等。如何發展出這些細節，限於篇幅，爾後再論。

　　這樣還不夠的。再取一張白紙，將執行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少（試想如果專案執行過程中可能發生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔心那突然出現的1個；但如果你只事先考量到1個，那結果可就不得了了）。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。

　　二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執行專案，但是最起碼專案經理先將整個專案執行過程大概想了一遍（就有如魔術師先行彩排一樣），同時也建立一個以後細部計劃的基礎。由以上的練習來看，做計劃並不難，重點在於去不去想，去不去做。

3. 要能夠預測結果

　　日前一個朋友赴美，飛機誤點，航空公司沒有宣佈會擔誤多久時間，因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客，有的人需要轉機，有的人有親友在目的地機場接機，有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在於他們無法知道誤點多少時間，所以沒有辦法控制之後的行程。你的專案是不是也是如此？

　　計劃是「想」，執行是「做」。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題，都會影響到執行效果。雖然最後都可以完成，但是如果無法推測完成的時間、成本及產出，專案經理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以專案經理除了要會做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預測專案時間、成本及產出的結果。

　　以一個一年的專案來說，開始之後，專案經理就負了成敗責任，所有的壓力都落在專案經理肩上。每天專案經理要想的，不應該只是誰的問題要怎么解決，今天的日子要怎麼過，而是一年後的今天，我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的專案盈餘目標可以達成、今天無法達成的，剩下的時間裡我應該怎麼處理才能達成。所以總的來看，專案經理不僅要做Micro Management（細節管理），同時還要做到Macro Management（總體管理）。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預測專案結果，並且採取各種因應作法。

　　要如何預測結果？今天工作延誤，明天也會延誤，後天也照樣會延誤，以後到底要如何補回來呢？傳統的專案經理在現在這個時點是沒有概念的，結果是到專案要結束前才在趕工，到那時候才發現所要花的錢早就把利潤吃光了。

　　比較好的作法是今天發生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那么假設今天這個工作得延長二週，照著時程表推下去，所有相關工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來；再往下看，推到專案完成期限，是否會延誤（不是所有工作的延誤都對專案完成時間有影響的！）；如果有影響，就要思考後續的工作要如何先期調整，以適度的調配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得藉助專案管理軟體。目前專案管理軟體，不論是國內或國外的，都能做到計劃功能，也能夠經由計劃的調整，去分析對整體的影響。

　　專案經理的工作其實是很複雜。對於一個不願意看全域性的專案經理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對於一個企業來說，由一位沒有看家本領的專案經理來執行重要的專案，公司的時間、名譽、獲利及質量保證，不僅僅是兒戲。您的專案經理有沒有這些看家本領呢？