閒談管理：專案干係人的有效溝通

該系列文章（會陸續釋出）源於工作中的一些真實案例的親身體會，或者說是心靈中的一些“觸動”，都是一些小的事情，但對自己幫助非常大，而這些都是 多來源於同事，有些經驗豐富，有些很年輕，有些很有個性，有些很可愛…… 小事中學道理，一生受益，工作的幾年中最大的體會就是：給人與尊重，尤其是你的“下屬”，這種回報是無形的，是發散的，不僅能夠贏得口碑，更多的是可以學 習到更多的知識

案例介紹：

剛剛參加工作的時候，被臨時借調到別的部門參加一個任務，任務結束的時候（個人覺得），口頭和PL確認了一下:是否已經完成了工作，PL確認說工作 已經完成了，然後當事者就發信，感謝一下該專案的PM和PL的幫助和指導，同時也CC給部門經理，這時問題出現了：該專案的PM和和所屬的部門經理說，任 務還沒有完成，暫時還不能夠回來

事情經過基本就是這樣，也沒有什麼”太大“的責任承擔，但回頭想一想，問題出現在哪裡？問題就出現在“溝通”上，和相關干係人的溝通上，最初就想當 然地“假定”了一件事情：“PL說任務完成的時候，已經通知了/或者和PM協商過了”，而事實上，或者並不是這樣，即便任務的確完成，但是否可以調回原部 門，仍然需要確認

該事情中的干係人如下：(僅僅是該問題中的一些重要關注者，而不是所有)

這些干係人中存在水平溝通（部門經理之間)，也存在垂直溝通(上下級)，溝通過程任何一個環節出現“傳達資訊丟失”或者“資訊理解誤差”，都會對最終的結果有很大的影響，而本例中，PL-PM 之間的溝通存在問題，而當事者與PM/Mgr之間沒有溝通

經驗總結：

自從這件事之後，從那以後，凡是涉及到部門與部門之間，或者專案與專案之間問題的時候，我個人基本都嚴格遵循這個流程（工作中事無大小）

• 識別干係人（這個很重要，不僅僅你的直屬上級是，上級的上級也可能是，識別比較容易，但溝通時需要採用不同的方式)
• 口頭和相關的干係人溝通/確認（上級或者下屬都需要溝通）
  • 一定要主動溝通
  • 保證溝通的一致性
  • 不提倡“越級報告”，但對上級的上級也要適當地溝通 （儘量不去假定一些“100%”的事情)
• 雙方均確認完畢，通過一封“官方”的mail來再次確認/釋出這個事情，抄送給相關的干係人(紙面確認，保證雙方理解的一致性)

“流程”雖然這樣，但實際中操作起來很有難度，始終需要記住：要注意所有干係人，並且要知道某些“隱藏”的干係人的影響力和決策力是非常大的，而如何進行干係人“溝通/管理”呢，始終遵循這樣的一句話：“急別人所急，想別人所想”

• 經濟危機了，客戶更關注“預算”了，這樣就定期地提供“專案變更花費”情況，並且提供下個月的預計花費，保證客戶清晰地知道當前月份的花費
• 部門經理很看重“新人”的培養，但是苦於沒有時間，這時，PM就應該“挺身而出”給些不錯的意見或者”主動請纓”

(注意，這些應該是“隱性的” “主動的“溝通結果（換句話說，別人未說什麼，你已經替別人做了），而不是一種任務分配的關係，而這些做法會讓“干係人”覺得是一種“value add”，但需要多注意一些方式，避免有“阿諛奉承”之嫌）

PMP 相關資料參考：

• 專案干係人定義：

• 專案中的所有干係人：

• 專案干係人分析

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