什麼是專案管理？《專案計劃、進度與控制》-讀書系列

weixin_34377065發表於2017-01-29

在過去的2016，看了不少書，現在回想，彷彿都是零星片段，很難有系統的收穫，能被應用的就更是為之甚少。出於這個原因，激發了我在2017要寫部落格這一計劃。

說到寫部落格，最早的啟蒙是我初一的一位語文老師。當時是以作業的形式安排，每週要更新自己的成長部落格。而部落格的內容大多是一些學習經歷、生活瑣事領悟及感想。兒時之見僅認為這是一項作業，直到升初二後，不再有這樣一項“作業”還異常開心。而如今回想，當時寫過的一些短文感想，到如今仍然記憶猶新，可謂餘音繞樑。到現在還得非常清晰。

正因如此，寫部落格這件事在現在看來，並不是一件“苦差事”，更甚為一種抒發感想，結交志同道者之士，而語言文字的魅力是承載“思想”。更多人的碰撞則能夠豐富我的個人淺見，讓討論成為個人思考，完善我的不足。

俗話說“萬事開頭難”，但我認為難的不是開頭，而是過程，一個堅持不懈的過程尤為重要。堅持沒有捷徑，因為大腦遵循“用進廢退”，即要讓大腦喜歡一件事物，就需要不斷完成這件事情，讓他變成一種“習慣”。

廢話不多說，2017要做的第一件事，就是通過“讀書”分享，記錄我所讀所想。個別篇章段落會結合我在實際工作中的一些經歷，一併暢談。

2017年1月20日，因為工作中的一些“難題”迫切需要解決，要尋求辦法，以致於我購入了這一本書《專案計劃、進度與控制》。今天需要分享的是本書第一章“專案管理概述”。

什麼是專案？

在沒讀這本書之前，專案在我腦海的印象就是“一群人，被分配為不同職能，為達成共同目標而各自工作”。

而本章藉由約瑟夫-朱蘭博士則說：“專案就是在已經確定好的時間內，必須解決的問題”。這裡強調了“時間、解決問題”這兩大標籤，這正是我所忽略的。我尤為喜歡這個定義，毫無疑問我們都知道專案是在解決問題，但“問題”這個詞本身帶有消極的含義，當人們提到“問題”一詞，往往聯想的是“壞訊息”，比如“環保問題”那你會聯想到“霧霾、工廠偷排、汽車尾氣”這等等關鍵詞，讓人消極。但如果放到軟／硬體專案當中，也可以是一個積極問題，比如Uber解決人們出行難的問題，Google為我們解決資訊分類篩選及搜尋的問題，Microsoft解決生產力問題。如果我們停留在“看問題、發現問題”，那顯然是消極的，但如果我們抽身出來，以“解決問題”去看待問題本身，那就是另外一種視角。

什麼是專案管理？

說到專案管理不得不說：“PMBOK指南”包含（啟動、計劃、執行、控制、結束）我們必須清楚地認識到“專案管理不僅僅是安排進度，它不僅僅是一些工具、也不僅僅是一個工作崗位或者職能頭銜，也不是上述這些的結合”。

而專案管理更重要的是：“做什麼”、“怎麼做”這是專案的一個過程，用來表示一個團隊的整體運作，而這當中重要的工作則是（團隊成員如何交流、溝通、解決問題、處理矛盾、決策、分配任務、開會及其他工作）。每日計劃、進度計劃、專案日誌都是處理上述問題後的“產出物”，而不是工作的全部。

好的專案管理是“人、工具、系統”三大結合。管理者必須明白：“組織是人的集合，過程是人在處理”如果人的因素出現問題，那麼過程就會有問題，任務的完成就會大打折扣。而工具則是工作分解、進度計劃軟體、分享分析等軟體。而系統：則是將各項工作形成樞紐以及閉環的流程，這三者缺一不可。

四個專案約束條件

在專案管理中有這一說法是專案四大約束（質量、時間、成本、範圍）換句話說就是“好、快、省”，通常這三者只能選其二，第三個為變數。

PCTS目標定義這四大約束

P：技術與功能方面的質量要求；

C：工作中的勞動成本（裝置投入與人力成本要分別計算）；

T：專案規定的時間；

S：工作的範圍與模式。

這四者關係為：C=f（P,T,S）也就是說“成本是質量、時間和範圍的函式”，我們也可以理解為（C=2P+3T+4S）。

我們在做一個專案到一個階段的時候，回頭看一下專案投入的時候，時常會遇到這樣一句話：“天吶，怎麼花了這麼多的錢”，我們不得不<縮減規模、延長時間>，我們在一邊感嘆投入之多的同時，並未對在這過程中每一項投入做清晰的思考。那該怎麼辦？所以在專案之初我們就要權衡好“質量、成本、時間、範圍”。讓他達到一個我們能夠接受的平衡點。

在專案進行中的時候，時常會遇到質量達不到預期的情況。這通常是因為，在專案的最初，計劃人員與執行人員工作是分離的，所以為了減少返工，提高成效，縮短時間。必須讓執行人員在最初就參與到當中。波音公司鼓勵員工自由討論問題，並且讓機械師與裝配工人蔘與到設計小組當中，這最後將使得設計出來的產品更易於建造和使用。讓所有一線人員稱為第一使用者，這個尤為重要。

專案經理不能獨自為團隊指定計劃，而是讓實際實施成員參與制定計劃。為什麼要這麼做？有兩個原因：首先，只有熟悉業務的自己才最清楚自己怎麼做，要花多少時間；其次，他們能夠想到專案所需要的一切事情，如果你獨自計劃，那很有可能遺漏某些方面的細節。

有很多公司想一個專案啟動之前並未形成“專案需求”而直接開始，這就會導致（專案啟動—狂熱期—幻想破滅—混亂—找替罪羔羊—懲罰無辜—非專案參與者被提拔—重新制定專案需求）前期的構想含糊不清，導致專案以失敗告終，得不償失。所以我們應該（構想、定義、計劃、執行、結束）。

怎麼定義專案成功

說到這裡很多人應該會說：滿足PCTS就是成功，聽起來好像沒錯，但很遺憾，這也不能說明專案就此成功。如果專案根本不符合使用者的要求，即使成功也是失敗。

首先我們定義過程一定要明白使用者的期望，知道使用者想要的是什麼東西。下圖描述真正成功的專案在樹上每個節點都回答：“是”。

什麼是專案管理系統？

簡單來說專案管理系統包含七大部分：

可以看出，人的因素是最底層的。很顯然專案是“人”做的，如果一個專案經理不懂得處理人際關係，專案就可能出現問題，這是專案經理無法通過一個專案進度表，甘特圖反饋出來的。作為一個專案經理，你必須要處理溝通、衝突、激勵、領導力、決策、政治等等這一系列的問題。之所以這麼所，其實管理本身就是在處理人的問題，如果你討厭人事糾葛，那就需要重新思考你適合這樣一份工作。

文化因素對專案管理影響

很多國家（在不同的地理環境、民族背景、種族、宗教）都有獨特的文化背景，如日本人認為說“不”是不禮貌的，他們常常會以“系”代替迴應，但是“系”不代表同意，意思我知道這件事情，和我們常規理解的知道並且同意，是兩種含義。

美國人則是比較隨意，甚至會以名字稱呼“CEO”，開放的文化使得交談更為自然。

組織對專案管理影響

在組織當中，權利氛圍兩種。

一種是：可以吩咐人們去做事的權利，我們稱作法定職權，這一般是部門經理所擁有，而專案經理則不擁有。

另一種：是獨立做決定的權利，在無需事先得到批准就可以做的決定。

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