企業實施ERP專案過程的管理(轉)

urinator發表於2007-08-07
企業實施ERP專案過程的管理
1、引言
　　隨著中國加入WTO，中國企業的競爭是全球性的，企業不但需要引進國外的先進的技術和裝置，更要引進先進的企業管理，ERP是當今世界最先進的管理工具。如何在一個企業裡成功實施ERP專案？這是準備或正在實施ERP專案的企業關心的話題。在這裡，作者根據自己的實施經驗從軟體選型、實施策略、組織機構、人員配置、培訓工作、工作規程等幾個要素方面做一下總結。
　　2、軟體選型
　　對於傳統企業來說，對IT技術的陌生恐怕是實施ERP比較大的心理障礙，而ERP從選型到實施再到它的售後服務等對於一個ERP專案的成敗起著至關重要的作用。不同的企業業務不同，管理水平不一，IT技術掌握程度不等，資金條件各異，所以選擇ERP產品的情況也就不盡相同，有條件的公司最好聘請諮詢公司的專業人士對專案進行分析。一般說來，國內的ERP產品功能比國外大公司的要差一些，價格從幾萬到幾十萬元不等，只是國外ERP軟體的1/7左右，比較適合國內管理基礎薄弱、資金緊張的中小企業。國外的ERP軟體發展得相對比較成熟，但價格昂貴，雖然軟體功能強大，但對於基礎管理薄弱或是企業本身規模不夠大的企業來說，許多功能是閒置的，所以它比較適合大型的、管理水平較高的企業，象一汽大眾、聯想、海爾、上海通用等大型企業基本上採用的是國外公司的ERP產品。
　　3、實施策略
　　3.1 做好專案實施的總體規劃
　　在專案開始實施前，首先要做好專案實施的整體計劃，各分專案的實施都應在整體計劃所劃定的框架內進行，以保證整個專案實施的協調一致。
　　3.2 充分利用企業現有的軟、硬體資源
　　在保證專案整體先進、合理的前提下，儘量利用企業現有的軟、硬體資源，根據企業現有的軟、硬體狀況，提供介面與企業的ERP系統整合，並且充分利用現有的資料，以避免重複勞動。
　　3.3 ERP系統採用分步實施的策略
　　實施ERP這樣一個大系統，涉及到人力、物力的消耗都比較大，因此在遵循“滿足需求、先進、科學、符合實情”原則的前提下,採用“總體規劃、分步實施、重點突破、效益驅動”的實施策略是非常必要的。
　　3.4 認真進行資料準備工作
　　ERP系統的執行依賴資料的準確、及時和完備。可以說資料準備工作是整個系統實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行並認真對待。
　　3.5 人機並行時間不宜過長
　　並行時間越短，ERP專案的成功率就越大。有幾個方面原因：
　　◆並行時期，工作量是很大的，時間長了，業務人員都幹疲了，甚至會對ERP系統產生反感情緒。
　　◆並行時期業務部門一般都是先做舊系統的，再做ERP系統，這時他們並沒習慣看ERP系統的資料，而仍是以舊系統資料為準，所以ERP系統的資料有可能得不到及時跟蹤，時間長了，ERP系統資料的垃圾會越來越多，甚至變成了一套無用的系統。
　　◆並行時期，為核對ERP系統餘額與舊系統餘額，必須指定截數點，將業務停下來進行核對。當出現差異時還需調整，這是要花費一定的時間的，所以每月都會有補數、入數的過程，相當於經常要將多天的工作壓在一、兩天內補做完成，如果月月如此，業務人員會很累的。
　　3.6 重視高層領導在專案中的作用
　　ERP系統的實施是一項投入大、風險大、實施難度大的系統工程。是企業管理模式、管理思想、管理方式的一場變革，沒有企業決策者對這一巨大工程的認識、支援與直接參與就沒有成功的可能。大量的實踐表明，高層領導的承諾是企業成功實施ERP的關鍵，主宰著系統的成功與失敗。
　　4、組織機構
　　實施ERP系統人是專案成功很重要的因素。因為實施ERP系統不只是單純地使用掌握一套計算機軟體系統，而是實施一個以計算機為工具的人機互動的管理系統。要使ERP系統真正有效地發揮作用，必須有企業高層領導的充分重視、參與以及必要的組織保證。因此，企業ERP專案實施由企業專案實施領導組直接領導，專案組成員由使用者實施領導組、ERP實施小組以及軟體公司人員組成。
　　在整個專案的組織機構中，實施領導組、實施小組和軟體公司專案組在整個專案的進展過程中，分別擔負不同的責任和扮演不同的角色。具體地說，實施領導組是以企業主管領導為首的決策機構，該機構應站在企業經營戰略的高度，從計算機應用與企業經營管理的長遠規劃出發，提出企業管理資訊系統的目標和要求。實施小組負責制訂和下達分期專案實施計劃，解決和協調實施過程中遇到的各類具體問題，定期向實施領導組彙報計劃執行情況，指導各業務部門、車間的專案實施工作。軟體公司專案組負責與使用者實施小組共同制訂專案實施的具體計劃，對使用者的管理人員進行培訓，指導使用者進行規範化的實施工作。基於各個小組的職責不同，根據作者對本公司的實施經驗，建議人員構成情況如下：
　　◆實施領導組構成：
　　實施領導組組長：總經理
　　副組長：副總經理、資訊主管
　　成員：部門經理、副經理
　　◆實施小組構成：
　　實施組組長：資訊主管
　　副組長：業務部門主管
　　成員：由產品設計、工藝技術、生產、分廠、物資、銷售等部門的具有豐富工作經驗，協調能力並熟悉本部門業務的管理人員以及計算機開發，維護人員組成。
　　5、人員配置
　　企業實施ERP系統是一項大型的技術工程，除技術依託單位組成的技術服務隊人員參與設計與開發實施外，企業也應組織有關部門相應的技術人員參與系統的開發以及系統地執行與維護工作。參與系統的開發與維護的技術人員應由以下幾類人員組成：
　　◆系統分析及管理人員
　　◆應用系統維護人員
　　◆軟體開發人員
　　◆網路和硬體及及資料庫專職管理人員
　　◆計算機操作和資料錄入人員
　　◆除此之外，各部門都應配備相應的操作人員。
　　6、培訓工作
　　培訓是成功實施ERP系統的重要因素。ERP培訓有兩個重要目的：一是增加人們對ERP相關知識的瞭解；二是規範管理人員的行為方式。通過培訓要使使用者的各級管理人員不僅要明確什麼是ERP，它的實施將給企業帶來那些變化，並明確實施ERP後各個崗位的人員如何進行新的工作方式。培訓將採用授課和現場培訓的方式進行，將對ERP理論、ERP軟體系統功能、使用操作、資料採集等方面的內容進行不同層次的培訓。通過培訓使下列人員達到如下目標：
　　◆技術人員：瞭解ERP原理，理解系統中產品結構的組成和作用；會運用計算機熟練地輸入、查詢、修改產品的組成等。
　　◆生產管理人員：懂得ERP執行原理，會操作選單查詢工單狀態，熟悉工作規範，對工單從領料到加工、彙報整個過程清楚，對缺料、拖期工單瞭解原因，並能進行處理。
　　◆資料維護人員：理解自己維護的基礎資料在系統中的來源和用途，能熟練操作選單進行資料維護。
　　◆系統管理人員：深刻理解ERP執行原理和各模組間的關係，能夠為各業務部門提供諮詢與培訓，並能對系統進行日常維護。
　　◆操作員：對ERP的基本概念和原理有一定了解；會正確使用選單上的功能進行資料輸入；熟悉資料輸入的具體注意事項和規定；熟練地操作計算機。
　　◆其他管理人員：根據自己的業務和許可權，熟練操作選單。
　　7、工作規程
　　實施ERP系統是一項深刻的管理革命，為了鞏固改革的成果，必須用書面檔案形式把新的業務流程明白無誤地昭示於眾，即制定工作規程與準則讓全體員工嚴格照此執行。工作規程與準則說明每一項業務流程的目的要求，通過那些部門或崗位，由什麼人在什麼時間執行，執行系統的什麼指令，遇到例外情況應按照什麼原則處理等等。規程之後應附有各種表格、單據，這是管理規範化的保證。通過工作規程的制定，保證整個系統有條不紊的執行。
　　8、結束語
　　ERP軟體不是一套簡單的通用化軟體，如何將軟體功能與企業業務結合起來，如何使用適合企業業務的功能，除了本文以上提到的幾方面要素外，還必須借用諮詢公司的經驗，才能有效保證ERP專案的成功實施。願所有企業在新的世紀管理水平更上一層樓。

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