專案經理怎麼擺脫“救火隊長”角色？

在專案的實施過程中，專案經理為什麼總是充當“救火隊長”的角色？不是在救火就是在去救火的路上？因為專案是創新的、獨特的，不穩定和超乎計劃的事件是“家常便飯”，你永遠不知道接下來會有什麼“黑天鵝”，但是常見的一些風險是可以 預 見的，在做計劃的時候可以預留一些彈性空間，在專案管理過程中做好風險管理，可以降低突然的“著火”現象。

不想做“救火隊長”，就需要做好專案的風險管理。

 

在前期工作中，提前做好專案風險管理，事前預防代替事後救火。 對風 險管理的三個流程做好管控，對專案過程中的風險及時預判，全面預防積極處理，可從根本上解決問題，保障專案如期交付。

 

1.  風險識別，進行風險型別判斷

專案風險的識別是進行有效風險管理的前提條件。 如果不瞭解風險的特徵就無法判斷它們可能產生的影響，也無法進行有效地風險管理。風險識別需要從源頭出發，專案管理是通過專案活動來實現專案的最終目標，所以可從專案計劃開始進行風險識別。

最基本的原則就是可以對任何一項任務提出疑問：例如該任務是否可以順利完成目標？考察的方面包括範圍、資源、進度、成本、質量等常見專案要求。這些就是專案的具體風險型別，針對其特性，實施相關風險應對措施。

 

2.風險管控，進行風險處理的同時持續進行監控

明確風險 型別後 ，下一步就是怎麼做可以 進行風險處理，可通過規避、轉移、減輕、接受等四種處理方式來應對。同時， 風險是動態變化的， 最大的特性即不確定性和偶然性，所以風險管理應貫穿專案全生命週期；還需全面 持續 的 監控 ，看應對措施是否有效，風險是否有變化。

 

3.風險評估，進行風險優先順序判斷

由於專案的資源有限，當我們評估風險概率和風險影響的時候，一定要對所有的風險進行優先順序劃分，確定哪些風險是要優先處理，哪些可以延後處理。在進行風險優先順序劃分時，還要考慮風險臨近度這個重要因素，確保優先處理即將發生的風險。

 

風險充滿了不確定性，對專案經理來說一款合適的工具可以更好地進行風險的管控 ，能夠及時發出風險預警， 幫助 專案經理 及時發現風險，否則 對於風險管理 將會非常依賴專案經理的專業能力和豐富經驗。 引起風險的因素很多，常見 的 因素 如進度延誤、成本超支、質量不達標等。如果使用易趨專案管理軟體輔助企業的專案管理，可以從以下幾方面進行管控。

1.  兩級計劃管理，把進度延誤風險扼殺在搖籃

專案經理通過易趨系統制定里程碑計劃和wbs計劃後，系統可以實時監控專案完成的進度，通過示警提示進度延誤的情況，專案經理可提前瞭解哪個階段或哪項任務有延誤的可能性。因每項任務都有明確的責任人，所以可及時跟進到個人，瞭解具體情況進行專案的進度風險處理。（詳見圖1、2）

 

（圖1：易趨里程碑計劃檢視）

 

（圖2：易趨wbs計劃檢視）

2.  做好資源管理，讓成本一目瞭然

易趨系統針對資源管理分別為不同層級的人員制定資源模組規劃，進行資源規劃後，可實時監控計劃與實際使用情況，及時進行資源的變更調撥，保障專案的資源合理化利用，最大限度的進行成本的節約以及專案資源風險管控。

l 專案經理可做資源需求計劃

部門經理可根據專案的具體任務，進行資源需求的申請，單位可精確到人月、人天、人時。模組包括專案階段實際和計劃所用工時資料對比，通過顏色進行示警，紅色即代表超出計劃需求。專案經理可跟進專案成員瞭解情況後，及時進行資源需求的變更修訂申請，預防專案出現資源風險， 導致成本上升 。 （詳見圖3）

 

（圖3：易趨資源需求計劃檢視）

l 部門經理可做團隊人員調撥計劃

部門經理收到專案經理的資源需求計劃申請後，就可根據部門成員的工時分配情況進行專案的需求匹配，進行人員的調撥。因每位成員負責多個不同的專案，部門經理在進行人員調撥時就需要掌握每位成員的實時用工情況，可通過易趨系統實時掌握情況。

系統通過色塊進行情況展示，紅色即代表計劃分配超過可用工時，可及時進行人員工時調整，保障各專案的進度。（詳見圖4）

 

（圖4：易趨團隊人員調撥檢視）

 

l 執行層可做任務工時填報

專案成員在收到任務後可進行工時填報，具體到人時；每日下班前進行任務進度滑塊的拖動，報告任務進度，及時彙報工作進度，讓專案經理全面掌握專案的進度情況。如下圖工時填報模組，可進行計劃以及任務完成情況跟蹤。

 

（圖5：易趨工時填報檢視）

通過自上而下資源規劃與自下而上的工時彙報，讓資源的使用情況一目瞭然，以防資源的不足與超額使用帶來專案的成本風險。除此之外，如果專案實施過程中涉及到採購方面的成本，易趨也能夠全 面 支援。

3. 閉環質量管理，讓專案質量得到保障

在專案管理過程中，可以對任務的關鍵交付物提前設定質量檢查，打造閉環的質量管理，降低風險影響，保障專案的質量。如圖6，在質量管理模組，編制質量檢查單，跟蹤記錄質量檢查情況並提交、跟蹤和解決質量問題。

 

（圖6：易趨質量管理檢視）

4. 風險管理，提前全面控制風險，避免風險發生

根據進度、資源、質量、成本等資訊進行風險識別和提示，專案經理可以使用易趨來列出專案中可能出現的風險，如圖7，設定風險的狀態、型別、以及等級，一目瞭然瞭解風險情況， 並 根據分析制定相應的策略 ， 及時管理風險的全過程， 降低專案風險，避免風險發生給專案帶來損失。

 

（圖7：易趨風險管理檢視）

 

總結

專案經理總是疲於解決各項突發情況，其實更應做的是進行風險的預防工作，培養風險意識，提升風險管理能力，化被動為主動。

風險管理貫穿整個專案週期，專案經理應關注專案每個環節以及階段的重難點，及時跟進專案的進度，提前做好風險應對計劃，為專案的目標實現做到萬無一失。