專案經理把子專案丟出去後，瞬間覺得可以長命百歲

在專案管理中，專案經理常見的一大問題是：專案某些環節的技術專業性超出了專案經理的專業範疇，比如專案中涉及到某個小型軟體的開發、設計作品的輸出、物料採購等等。如果這些專業部分全部都由專案經理來做計劃，風險比較高， 計劃制定不當，可能會出現如下問題：

 

●工作流程不合理： 不清楚任務之間的依賴關係，造成工作任務的先後安排不合理。

●專案角色職能不合理： 專案成員一人可能承擔多項且不擅長的工作部分。

●溝通不暢導致時間成本增加： 專案經理面對不擅長的工作項，很難快速和專案成員建立良性溝通。

 

因此， 前期制定一個科學的計劃至關重要。 我們可以制定面向高層管理者的階段計劃（里程碑計劃），面向執行層的WB S計劃(包含子專案計劃）。

 

 

此外，複雜的專案會涉及到大量的工作流程及利益相關方 ， 在專案計劃制定時將複雜的專案根據具體需求，建立不同的子專案，即將專業的工作項和外包的工作內容作為一個子專案，委派子專案經理負責，降低專案經理由於計劃制定不合理造成 的 專案風險，同時可以有效減輕專案經理的工作負擔 。

專案經理只需對子專案的進度狀態監控跟進，對專案結果負責，是不是瞬間覺得輕鬆不少？

 

子專案的計劃制定跟專案的計劃流程一樣，根據專案的實際需求進行任務分解，各個任務之間也可以設定合理的依賴關係。 為 釐 清各任務的依賴關係，明確追蹤專案的進度，我們還需要搭配合適的專案管理工具，進行全面監控管理 。

下面看看易趨系統是如何解決？

 

1、建立子專案，節省專案時間

以易 趨智慧停車監控專案為例： 在易趨智慧停車監控專案中，樓宇設計子專案屬於專業項較強的工作板塊，專案經理對子專案計劃中設計草圖、設計方案等這些具體的任務實際所需的工期、交付物以及具體任務的各項依賴關係不瞭解的情況下，在跟專案成員溝通以及對任務的監控上，就會造成一定的障礙。（詳見圖1）

 

（圖1：易趨智慧停車監控專案-樓宇設計子專案計劃檢視）

 

專案經理應在專案計劃制定時，可以 將 難以處理的專業工作項，設立子專案，將複雜的工作協調分配給擅長的部門人員，設定專業的子專案經理，高效處理，便於對專案時間進行合理規劃。

 

在易趨系統上，子專案獨立管理但不脫離專案全域性監控。 在制定專案計劃時，可以制定兩級計劃管理，階段計劃（里程碑計劃）及WBS計劃，兼顧管理層對專案的監控、評審，同時在執行層支援計劃分解和任務委派。在WBS計劃中，可以建立子專案，通過對專案與子專案的 整體監控和及時干預，保障專案高效順利交付。

如圖2， 設立的兩個子專案，並 設定科學的“計劃 開始 時間” 和 “計劃完成時間” ，明確工期、工時、責任人 ，為相關人員評估專案目標的完成情況提供依據 。 即使將任務打包分派出來，專案經理也能全面的掌控專案整體進度。

 

（圖2：易趨智慧停車監控專案計劃-分解檢視）

2、子專案執行監控，保障專案質量

任務分配以後，就需要執行層進行任務的完成，以及管理層進行專案的監控。各個專案干係人各司其職，推動專案的完成。

在執行階段：對於執行層來說，能清晰瞭解專案的任務情況，以及及時彙報工作進度是兩大重要的方面；對於管理層來說，需掌握專案的全面狀態，更好的統計和收集專案報告，通過分析及時處理問題以及風險，保障專案的質量。

 

● 任務下達

子專案經理需要將任務及時下達給相關執行人員，使用易趨系統制定計劃釋出後，相關人員就會通過系統訊息收到任務通知。如圖3，執行層通過檢視個人待辦來獲取工作任務、相關交付物情況。

 

（圖3：易趨個人工作待辦檢視）

 

● 任務進度反饋

執行層員工需要根據專案來進行工時的填寫，將任務按專案進行量化彙報，達到專案進度反饋的目的。在易趨系統，執行層員工以 日或周（可以根據自身情況設定）為週期對任務進行工時填報；任務處理後可以拖動進度滑塊，對任務完成度進行彙報 。 專案管理人員可以在子專案模組上了解不同任務的完成情況。

 

● 任務監控

專案預計完成時間、實際時間、進度、責任人等資訊，如圖4。

 

（圖4：易趨子專案模組檢視）

 

● 修訂子專案計劃

每個子專案就是一個單獨的專案管理，可進行全面的子專案計劃設定;專案經理可根據專案完成的情況，進行計劃的修訂，系統會自動生成新的基準版本，後期可以進行版本的對比，給子專案的完成情況分析提供可靠的資料。（詳見圖5）

 

（圖5：易趨子專案計劃檢視）

 

3、通過專案實時報表，讓領導對整個專案情況一目瞭然

易趨系統 提 取專案實時資料，並生成多維度的專案報告： 支援週報、月報；覆蓋任務、成本、風險、問題、工時、費用六大模組報告。無需人工統計製作，由系統自動生成，提供了報表的及時性與準確性。（詳見圖6）

 

（圖6：易趨專案報表檢視）

 

總結

專案的複雜性來源於專案涉及到多種工作流程。子專案的管理優化了工作流程，合理建立了專案角色職能，避免了溝通不暢導致的時間成本增加。

 

對於專案經理來說，學會將這些複雜且專業的工作項當成外包專案打包成子專案，協調分配給不同部門；通過對子專案的計劃、執行、監控，達到專案時間進度控制以及專案質量的要求， 可以 輕鬆保障專案的成功。