【求助帖】從技術轉為專案經理後，如何快速進入角色？

近日，看到了一個求助貼，小李今年 26 歲，幹了兩年技術後，現在轉行到專案經理的崗位。每天東奔西跑、天天加班還是感覺很吃力、工作也沒有成效，想問下如何能快速進入角色？

 

那麼小李的一天具體是怎麼樣的呢？

從技術轉為專案經理後的一天（週五）：

u   上午9點： 準備週會彙報的PPT；30分鐘後，發現專案進度的資料不明，緊急召開了專案團隊會議。

u   上午11點： 經歷1小時的溝通後，意外發現客戶的緊急需求毫無進展，成員紛紛吐槽做不了，小李只能擼起袖子自己幹。

u   下午3點： 午休的時間縮短至10分鐘，拼命幹新需求的進度才完成了一小半。這時客戶又打電話過來投訴外派的團隊成員工作態度有問題。

u   下午4點： 各種電話溝通，終於把甲方和專案成員都安撫好了，此時距離彙報還剩1小時不到，只能匆忙準備好PPT。

u   下午6點： 彙報結束，由於專案運營資料梳理得一團亂，被領導批評、要求重做。客戶催進度的資訊又接踵而至......

 

小李的一天如此的忙，但週會的材料需要重做、客戶的新需求也沒有完成；忙著忙著就偏離了今天的工作目標。其實這主要跟小李之前做技術時的思維有關，沒有具備專案經理崗位的管理思維；思維的轉變是快速適應專案經理崗位的核心。那麼它們二者都有什麼區別呢？

 

 

1. 技術型思維VS管理型思維

技術型思維下的工作開展狀態就像小李，沒有全域性思維，著眼於具體的事；而管理思維應具備全域性觀、更加著眼於人的維度。

 

1.1 技術型思維

u   以過程為中心： 關注專案任務本身，而不是整體目標；

u   區域性思維： 關注細節，工作缺乏全域性規劃；

u   以個人為中心： 習慣個人單打獨鬥；

u   思考問題： 偏向模式化、刻板。

 

1.2 管理型思維

u   以目標為中心： 關注整體目標，給各種影響目標實現的因素進行優先順序區分；

u   整體思維： 採用結構化的分析、自上而下進行分解；

u   以團隊為中心： 關注團隊內的各個成員，合理分工、發揮其優勢；

u   思考問題： 更加靈活、變通。

 

1.3 具備管理型思維怎麼處理小李的工作？

小李偏向於技術型思維，在遇到各種突發問題時，急於去解決、甚至是自己單打獨鬥；沒有站在全域性的角度上，以目標為導向去解決問題。

 

u   週五原定計劃是進行專案彙報，應是當天最為重要的事件。

可以藉此機會讓領導層瞭解進度的同時，方便向他們尋求支援。它涉及到運營資料的整理，作為專案的負責人，要全面掌握專案進度，應制定規則、要求團隊成員定期彙報。

 

u   而甲方新增需求無人負責的情況屬於資源調撥的問題，而不是自己幹就能解決的。

應該在瞭解具體需要何種資源型別後，及時向上溝通、進行資源申請；並及時跟甲方反饋進度。

 

u   如發生其它突發問題都應在進行優先順序區分後、逐步處理。

著眼於緊急重要的問題，儘量帶領團隊去解決、而非自己單打獨鬥。

 

上述案例中的兩大難題是缺乏對專案的實時監控造成，藉助專業的專案管理軟體則能彌補個人能力所欠缺的模組，幫助小李更加高效度過一天。

 

 

2. 藉助易趨專案管理軟體，輕鬆度過“週五”

下面易趨為例，看看小李藉助專業的專案管理軟體怎麼度過這一天。

 

2.1 上午9點，5分鐘獲取專案運營資料

藉助易趨專案管理軟體開展專案，系統會自動抓取專案各項運營資料，生成專案週報、月報等專案狀態報告以及多維度的專案報表（專案任務、成本、風險、問題、工時和費用等六個維度）。

 

對於週五需要進行彙報的小李，最需要的是本週的專案各項運營資料。 藉助易趨專案管理軟體專案狀態報告—週報模組，就可以輕鬆獲取所需資訊。

 

它包含六個維度的資料： 專案管理階段進展、專案交付物完成情況、本週執行任務的完成情況、下週待執行的任務、存在的風險及問題。報告內容全面、資料精確，小李也可以直接將報告匯出，方便領導檢視。

（易趨專案週報檢視）

   

如需對專案運營資料的關鍵指標進行分析，也可藉助專案報表模組，系統可以根據資料生成各項圖表。

（易趨專案報表檢視）

 

 

2.2 上午10點，發現專案新增需求進度延誤

周例會所需的資料輕鬆完成後，小李這時可以處理每日必做工作——跟進專案進度。

以往需要召開專案會議獲取， 藉助專案管理軟體的專案計劃模組，小李可以快速檢視完成情況。

 

專案團隊成員每日拖拽進度條來快速彙報工作進度，系統就會實時更新資料。專案計劃會以紅綠燈的形式展示每個任務的進度情況，提示是否延誤；如延誤也會展示出具體逾期天數。

小李能快速掌握專案進度、及時發現新增需求延誤的風險、提前處理，而不是等到專案彙報當日才發現問題而手忙腳亂。

（易趨專案計劃檢視）

 

2.3 上午11點，進行資源需求申請

小李發現新需求進度延誤的風險後，快速跟相關責任人溝通後發現是技術問題，就可以立馬向上反饋、說明事情的緊急程度，進行資源需求的新增申請。

 

易趨專案管理軟體支援資源池的建立和維護，對於組織內所有資源的基礎資訊進行詳細備案，如擅長的技能、參與的專案等；同時對他們的分配使用情況進行實時跟進跟蹤。

 

小李在資源需求模組可以對資源計劃做出修訂，根據所需資源型別進行申請。 提交後，團隊/部門經理就會收到需求申請，並根據資源池內的人員使用情況進行科學的調撥、避免人員工時分配超支的情況。

（易趨資源需求檢視）

 

原本一天的時間都無法妥善處理的工作，藉助易趨專案管理軟體，可以在半天內進行統籌、協調，掌握專案概況，並做好應對措施。下午的時間就能夠做到胸有成竹，拿著準備好的資料和方案跟甲方溝通反饋需求進度，避免甲方頻繁催活。週五的一天就在從容、輕鬆的狀態下度過了。

 

3. 總結

小李在轉換崗位後，其工作思維還是偏向於原有的技術型思維，這造成了工作努力但收效甚微的情況。專案經理的角色應該是統籌全域性的指揮官，而不僅僅是具體工作任務的完成者，工作的重心應從專注於區域性轉變到專注於全域性。在完成思維的轉變後，藉助一款專業的專案管理軟體，能更好地輔助小李高效開展專案。

對於文中提到的易趨專案管理軟體有需要的可以點選連結申請試用、詳細瞭解一下。

申請連結：