專案經理之專案經理需要用哪些工具？

暖楓無敵發表於2016-03-02
      隨著IT行業的發展，IT行業內的專案擴充和投資比比皆是。為了提高專案管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO後在國內、國際市場上擁有與國際接軌的專案管理人才， --> 越來越多的業界人士正通過不同的方式參加專案管理培訓併力爭獲得世界上最權威的職業專案經理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業專案管理人士正嘗試使用專案管理軟體對自己的專案進行輔助管理，為了方便大家的使用，現對專案管理作一簡要介紹。 

　　目前市場上專案管理軟體種類較多，具有代表性的為微軟專案管理軟體2000，但大多以美國專案管理協會（PMI）的專案管理理論為基礎，在使用過程中要注意以下內容： 

　　一、 專案管理軟體特徵 
　　1． 預算及成本控制 
　　大部分專案管理軟體系統都可以用來獲得專案中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對於原材料，可以確定一次性或持續成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算程式碼。另外，還可以利用使用者自定義公式來執行成本函式。大部分軟體程式都應用這一資訊來幫助計算專案成本，在專案過程中跟蹤費用。專案過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個專案的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和彙報工作中都要用到這一資訊。大多數軟體程式可以隨時顯示並列印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個專案的費用情況。 

　　2． 日程表 
　　日程表程式主要用來對專案中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出專案的進度計劃。大部分系統軟體都對基本工作時間設定一個預設值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對於各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節假日以及數量單位（小時、天、周）。彙報工作程式時要用到這些日程表，它通常可以根據每個單項資源按天、周或月列印出來，或者將整個專案的日程列印成一份全面的，可能有牆壁大的專案日程表。 

　　3． 電子郵件 
　　一些專案管理軟體程式的共同特徵是可以通過電子郵件傳送專案資訊。這一功能使得使用者不必通過印表機或螢幕顯示，直接從電子郵件中獲得資訊。通過電子郵件，專案團隊成員可以瞭解重大變化，比如最新的專案計劃或進度計劃，可以掌握當前的專案工作情況，也可以發出各種業務表格。 

　　4． 圖形 
　　對於有大量活動事項的專案工程，人工製出一份甘特圖或網路圖，或人工進行修改製圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前專案管理軟體的一個最突出的特點是能在最新資料資料的基礎上簡便、迅速地製作各種圖表，包括甘特圖及網路圖。有了基準計劃後，任何修改就可以輕易地輸入到系統中，圖表自動會反映出這些改變。專案管理軟體可以將甘特圖中的任務連線起來，顯示出工作流程。特別是使用者可以僅用一個命令就在甘特圖和網路圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供使用者使用： 
　　. 進行任務和關係的互動式操作處理。例如，通過圖表連線任務，改變優先關係或通過擴充套件活動持續顯示功能來改變活動持續時間。 
　　. 定製格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及檔案佈局。 
　　. 顯示任務或成本的基準對照表。 
　　. 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。 
　　. 放大或縮小顯示影象。 

　　5． 轉入/轉出資料 
　　許多專案管理軟體包允許使用者從其他應用程式，比如文書處理、電子表格以及資料庫程式中獲得資訊。為專案管理軟體輸入資訊的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的資訊就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本資訊重新鍵入專案管理軟體程式，而且這樣還可能會輸入相互衝突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的專案管理軟體的一些資訊輸入到這些應用程式中去。發出資訊的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文書處理備註檔案中。 
　　絕大部分專案管理軟體程式允許把標準ASCⅡ碼中的資訊檔案從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統中。 

　　6． 處理多個專案及子專案 
　　有些專案規模很大，需要分成較小的任務集合或子專案。另一種情況是經驗豐富的專案經理同時管理好幾個專案，而且，團隊成員也同時為多個專案工作，在多個專案中分派工作時間。在這種情況下，大部分專案管理軟體程式能提供幫助。它們通常可以將多個專案儲存在不同檔案裡，這些檔案相互連線。專案管理軟體也能在同一個檔案中儲存多個專案，同時處理幾百個甚至幾千個專案，並繪製出甘特圖和網路圖。 

　　7． 製作報表 
　　專案管理軟體包在最初應用時，一般只有少數報表，通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天，決大多數專案管理軟體包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可製作的報表內容： 
　　. 專案全面彙報報表。 
　　. 專案主要階段（里程碑）報表。 
　　. 一定時期內的各種資訊，例如這一時期內完成和正在進行的任務，以及準備開始的任務。 
　　. 財務報表，顯示全面的資訊，包括所有任務、整個專案預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。
　
　　. 成本/進度控制系統準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防專案時要求使用這個報表。 
　　. 對專案的各種或一組資源進行資源配置報表。 
　　. 定製的標準報表、交叉報表、變數基準對比表。

　　8． 資源管理 
　　目前的專案管理軟體都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文字說明。每種資源都可以配以一個程式碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數量。使用者可以按百分比分為任務配置資源，設定資源配置的優先標準，為同一任務分配各個資源，並保持對每項資源的備註和說明。系統能突出顯示並幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟體包可以為專案處理數以千計的資源。 

　　9． 計劃 
　　在所有專案管理軟體包中，使用者都能界定需要進行的活動。正如軟體通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務清單。使用者對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價，以及預計工期（包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務的先後順序關係以及負責人。通常，專案管理軟體中的專案會有幾千個相關任務。另外，大部分程式可以建立工作分析結構，協助進行計劃工作。 

　　10．專案監督及跟蹤 
　　專案管理的一項基本工作是對工作程式、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分專案管理軟體包允許使用者確定一個基準計劃，並就實際程式及成本與基準計劃裡的相應部分進行比較。大部分系統能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩餘的工期、資源和費用。關於這些臨近和跟蹤特徵，管理軟體包有許多報告格式。 

　　11．進度安排 
　　在實際工作中，專案規模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為複雜了。專案管理軟體包能為進度安排工作提供廣泛的支援，而且一般是自動化的。大部分系統能根據任務和資源清單以及所有相關資訊製作甘特圖及網路圖，對於這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，使用者還能排程重複任務，制定進度安排任務的優先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，排程佔用時間，排程任務，確定最晚開始或儘早開始時間，明確任務必須開始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。 

　　12．保密 
　　專案管理軟體一個相對新穎的特點是安全性。一些系統對專案管理包自身、單個專案檔案、專案檔案中的基本資訊（例如工資）均設有口令密碼。 

　　13．排序及篩選 
　　利用排序，使用者可以按隨心所欲的順序來瀏覽資訊，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程式有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助使用者選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務要用到某種具體資源，使用者如果想了解這些任務的有關資訊，只需命令軟體程式忽略未使用這種的任務，而只把用到這種資源的任務顯示出來就可以了。

　　14．假設分析 
　　專案管理軟體一個非常實用的特點是進行假設分析。使用者可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一專案的一些節點上，使用者可以向系統詢問："如果拖延一週，會有什麼結果？"系統會自動計算出延遲對整個專案的影響，並顯示出結果。例如，某個建築專案，要研究木材消耗率上升15%將發生什麼結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關費用成本就能顯示出來。幾乎可以對專案中所有變數（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發生具體情況的影響。這種分析能使專案經理更好地控制有關專案的各種風險。 

　　二、 常見的專案管理軟體包 
　　下面簡要介紹一下當前一些最常見的專案管理軟體包。

　　1． CA-SuperProject 
　　Computer Associates International公司的CA-SuperProject是一個常用的軟體，特別是在那些管理公司網路的專案管理人員、在Unix或Windows環境下的工作人員以及需要高效能程式的人中更受歡迎。這個軟體包能支援多達160，000多個任務的大型專案。許多評論人員因為它在大型專案及小型專案兩方面的優異表現而予以高度評價。CA-SuperProject能建立及合併多個專案檔案，為網路工作者提供多層密碼入口，進行計劃審評法（PERT）的概率分析。而且，這一程式包含一個資源平衡演算法，在必要時，可以保證重要工作的優先性。它的主要缺點是使用者介面不如其他一些程式友好，應當在將來的版本中進一步解決。 

　　2． Microsoft Project 
　　毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，已經佔領了專案管理軟體包市場的大量份額。Microsoft Project的主要優點是它與微軟其他產品（Access、Excel、PowerPoint、Word）很相似，選單欄幾乎一樣，使用者的工具欄如出一轍。另外，使用者可以在應用檔案之間輕易地來回移動資訊資料，例如，可以把Excel資源表中的成本資訊輕易地移到Microsoft Project中，Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過拖入或連線，輕易地移入Word檔案中。日常用語（Tips of the day）、提示卡以及大量幫助範例大大簡化了程式的應用，互動式日程系統、電子郵件以及分配裝置的功能很強大。現在，還包含應用檔案的視象（Visual Basic fot Applications），便於高階使用者設計介面或自動處理重複性工作。Microsoft Project的缺點是它的關鍵路徑處理，使用者不太容易檢視，並且它也不如其他一些軟體包能處理多個專案及子專案。 

　　3． Project Scheduler 
　　Scitor公司的Project Scheduler軟體是一個易於操作、基於Windows的專案管理軟體包，它獲得《電腦雜誌》的"編輯選擇獎"（Editos' Choice Award）。Project Scheduler具備傳統專案管理軟體的所有特徵，圖形介面設計完好，報表功能強大，製圖方面也是如此。比如甘特圖，能用各種顏色把關鍵任務、正或負的時差、已完成的任務以及正在進行的任務區別開來。任務之間建立圖式連線極為方便，任務工時的修改也很容易。資源的優先設定及資源的平衡演算法非常實用。對多個專案及大型專案的操作處理也比較簡單，與外部資料庫的連線也不同一般。該軟體美中不足的地方是聯機幫助和檔案編制以及電子郵件功能有限。無論如何，這些將會在將來的版本中得到改進。 

　　4． Sure　Trak Project Manager 
　　Sure Trak Project Manager是Primavera Systems公司的產品。該公司也生產一種叫做Project Planner的優質尖端專案管理軟體包。Sure Trak Project Manager是一個高度視覺導向的程式，具有優異的放縮、壓縮及拖入功能。它的基本結構，比如柱形、圖表、色彩和資料結構便於調整，定製模板也容易建立。它的工作分析結構功能優異，便於使用。重複活動處理簡便，活動網路圖可以分割槽段儲存在磁碟裡，並可裝入其他程式。聯機幫助及檔案編制是Sure Trak Project Manager的不足之處，這會在將來版本里改進。

　　5． Time Line 
　　《電腦雜誌》的"編輯選擇獎"的另一位得主是Symantec公司的Time Line軟體。儘管這個軟體在初學者使用時略微有些困難，但Time Line是有經驗的專案經理的首選。它的報表功能以及與SQL資料庫的連線功能都很突出。日程表、電子郵件的功能，排序和篩選能力以及多專案處理都是精心設計的。另外，它還有一個叫做Co-Pilot的功能，這是一個很有用的推出式幫助設施，使用者介面很好，極易操作。然而，許多評論人員認為Time Line最適於大型專案以及多工專案，但不如其他軟體包便於初學者使用。 

　　6． High-End Project Management Software 
　　如果上面討論的基於個人電腦的軟體包不能管理大型或企業規模型的專案，人們就會想到High-End Project Management Software的軟體包。這些系統軟體包括Lucas Management Systems的Artemis、Welcome Software Technology的Open Plan、Primavera的Project Planner以及PSDI的Project/2。這些軟體能在一個頒佈式資料環境下共享資料，便於處理多工專案，連線其他商業資訊系統，比如會計、採購、而且通常對進度計劃及資源配置有非常完善的演算法。這些系統軟體的成本普遍從數千到7.5萬美元，預計這些系統的價格會降低，而同時基於個人電腦的系統功能將不斷增強。 

　　三、 選擇專案管理軟體的標準 
　　下面是購買專案管理軟體包時應考慮的一些因素。根據你個人的需要，下面的某些因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。

　　1． 容量 
　　這主要是考慮系統能否處理你預計進行的專案數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的專案數量。 

　　2． 檔案編制和聯機幫助功能 
　　各個專案管理軟體包的檔案編制和聯機幫助功能質量各不相同，差別較大。主要考慮使用者手冊的可讀性、使用者手冊裡概念的邏輯表達、手冊和聯機幫助的詳細程度，舉例說明的數量、質量、對高階效能的說明水平。 

　　3． 操作簡易性 
　　這一點通常不論選擇在哪種軟體包時都是主要的。主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、選單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的資訊容量、資料輸入的簡易性、現在資料修改的簡易性、報表繪製的簡易性、列印輸出的質量、螢幕顯示的一致性，以及熟悉系統操作的難易程度。

　　4． 可利用的功能 
　　一定要考慮系統是否具備專案組織所需要的各種功能。例如，程式是否包含工作分析結構以及甘特圖和網路圖，資源平衡或均衡演算法怎麼樣？系統能否排序和篩選資訊、監控預算、生成定製的日程表，並協助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當並有助於解決？ 

　　5． 與其他系統的相容能力 
　　在當今的數字化社會裡，大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境裡，切合資料儲存在各個地方，比如資料庫、電子資料表裡，這時就要特別注意專案管理軟體的相容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟體包進行最基本的統一，有些卻可以與分佈資料庫甚至物件向資料庫進行高階的綜合統一。另外，專案管理軟體通過電子信箱向文書處理及圖形軟體包轉入資訊的能力也會影響到你的決策。 

　　6． 安裝要求 
　　這裡主要考慮執行專案管理軟體對計算機硬體和軟體的要求：儲存器、硬碟空間容量、處理速度和能力、圖形顯示型別、列印設定以及作業系統等。 

　　7． 報表功能 
　　目前各種專案管理軟體系統的主要不同之處是它們提供的報表種類和數量。有些系統僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設定，對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作程式以及其他一些內容提供報表。另外，有些系統更便於定製化。報表功能應給予高度的重視，因為大多數使用者非常注重軟體這種能生成內容廣泛、有說服力的報表的功能。 

　　8． 安全效能 
　　有些專案管理軟體有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那麼就要特別注意對專案管理軟體、每個專案檔案及每個檔案資料資料的限制訪問方式。 

　　9． 經銷商的支援 
　　要特別注意，經銷商或零售商是否提供技術支援、支援的費用，以及經銷商的信譽。 

　　四、 應用專案管理軟體的益處 
　　應用專案管理軟體有很多益處。下面介紹一些： 
　　1． 精確性 
　　應用專案管理軟體的一個主要益處是可以大大提高精確性。對於大型專案，人工繪製網路圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。專案管理軟體有精確的演算法來計算專案資訊並設有大量內部例行程式檢查使用者的錯誤。 

　　2． 經濟性 
　　基於個人電腦的專案管理軟體售價約400-700美元。這個價格對於個人來說顯得昂貴些，但對大多數業務而言，這樣的軟體確實物有所值。 

　　3． 使用簡便 
　　近幾年來，專案管理軟體的操作使用變得極其簡便，稍加訓練就可以完全掌握。這一特點，加上價格能接受，便利專案管理軟體的使用者迅速增加。 

　　4． 處理複雜問題的能力 
　　顯然，專案管理軟體在處理大型專案的某些方面（特別是資料方面）確實要比人工簡便得多。對於只有少數活動的短期專案，人工方法也許行得通，但如果專案有數以千計的活動、上千種資源、持續幾年時間，專案管理軟體對如此複雜工作的協助作用就顯得必不可少了。 

　　5． 可維護性和可更改性 
　　對人工系統進行專案資訊的維護和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個專案的管理沒有應用計算機，那麼每次發生變化時，專案人員就不得不人工重新設計網路圖、重新核算成本。利用專案管理軟體資料資源的任何更改都會自動反應到網路圖表、成本表以及資源頒佈表等這些專案檔案中。這個功能會經常用到，因為無論你的計劃做得多麼完善，在過程中都必定會發生一些變化（至少一點兒）。 

　　6． 保持記錄 
　　專案管理軟體的一個主要優點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的資料資料。在準備優質的報表或將來做計劃時，會用到這些資料資料。但是，使用者必須不斷更新檔案，使記錄保持不失去意義。 

　　7． 速度 
　　收集好相關資料資料並且輸入後，軟體就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工建立、修改計劃、進度計劃和預算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統在分秒之內便可完成修改工作，省下的時間通常足夠來支付軟體的價格了。 

　　8． 假設分析 
　　進行假設分析是專案管理軟體的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優點。正如前面討論的，假設分析使使用者可以瞭解專案中發生的各種情形的效果。使用者在軟體上執行不同的情景，然後做出評估。這樣，專案經理對某些偶發事件就可以做好計劃準備，並估計相應的結果。進行假設分析如果不使用軟體是難以想象，甚至是不可能的。 

　　五、 應用專案管理軟體的注意事件 
　　儘管使用專案管理軟體有許多益處，但在使用過程中也有一些應該注意的地方，同時儘可能避免其中的一些陷阱。 
　　1． 沉溺於軟體程式中 
　　有時，一些專案經理會沉溺於專案管理軟體。某個專案經理可能會把大量時間投入軟體中，擺弄那些報表、功能，把工件中最主要的部分-人員拋在腦後。 

　　2． 安全錯覺 
　　專案管理軟體有時會使專案經理產生一種安全錯覺。主要以幾種方式：首先，專案經理會認為，由於有功能強大的軟體，專案會管理完成得更出色。其次，如果專案偏離計劃，專案經理會認為軟體能有辦法讓專案回到正常軌道上來。第三，軟體如果使用不當，它可能會顯示專案進行良好，但實際情況卻並非如此，單憑軟體顯示一切正常是遠遠不夠的。

　　3． 資訊超載 
　　專案管理軟體提供了眾多的功能和大量資訊。有時可怕的數量能導致危險局面。應該只使用有合適功能的軟體。專案經理要剋制自已，避免使用某些功能，生成更多的報表和資料資料，卻對成功地完成專案毫無益處。 

　　4． 學習曲線 
　　要熟練使用專案管理包，確實需要花些時間。所需時間根據個人的不同情況和經歷而不同。對於那些目前不使用計算機和商業軟體的人來說，會有一個非常明顯的學習曲線。然後，近幾年來，由於軟體越來越易於使用，使得為掌握軟體應用而需要的學習培訓時間大大縮短了。

　　5． 過度依賴於軟體 
　　由於專案管理軟體的應用越來容易和有趣，同時軟體提供了大量很有吸引力的特性，使得專案經理開始過分依賴於軟體。對專案管理缺乏基本知識的人有時使用軟體，但卻不知道軟體的真正用途。如果沒有掌握專案管理的基本概念，軟體就沒有什麼意義了。通俗地說，專案管理軟體僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個工具，軟體自己並不能管理專案。你進行專案管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團隊的技能。

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