專案範圍管理的精益原則

專案範圍是指為了成功達到專案的目標，專案所規定要做的事項。確定專案範圍就是定義專案管理的工作邊界，確定專案的目標和專案可交付成果，即為專案界定一個界限，劃定哪些事項是屬於專案應該做的，而哪些事項是不應該包括在專案之內的。確定專案範圍是專案起始階段的戰略工作之一。

　　一、專案範圍的涵義 
    
　　在專案中，”範圍 ”(Scope)一詞的涵義有如下兩個方面：一是產品規範，即一個產品或一項服務應該包含哪些特徵和功能。以及這些特徵和功能具體是怎樣的。二是工作範 圍，即為了交付具有所指特徵和功能的產品所必須要做的工作；簡單地說就是專案做什麼，如何做，才能交付該產品。產品規範就是對產品要求的度量，工作範圍在 一定程度上是產生專案計劃的基礎。專案的產品規範和工作範圍應高度一致，以保證專案最終能夠交付滿足特定要求的產品。工作範圍以產品範圍為基礎，工作範圍 的確定是一個由一般到具體、層層深入的過程。產品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個組成部分又有其各自獨立的範圍，即使一個專案只是一個單一 產品也不例外。例如，一個新的電話系統可能包含四個組成部分—— 硬體、軟體、培訓及安裝施工，其中，硬體和軟體是具體產品，培訓和 安裝施工則是服務，具體產品和服務形成了新的電話系統這一產品的整體。如果專案是為顧客開發一個新的電話系統，要確定這個專案的工作範圍，首先就要確定這 個新的電話系統應具備哪些功能，然後具體定義系統的各組成部分的功能和服務要求，然後明確專案需要做些什麼工作才能達到這些功能和特徵。確定了專案範圍也 就定義了專案的工作邊界，明確了專案的目標和主要的專案可交付成果。專案的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。

　　確定專案範圍，其結果需要編寫正式的專案範圍說明書，並以此作為將來專案決策的基礎。有些專案管理教科書或專案管理手冊中，把確定 專案目標與確定專案範圍結合起來形成一個檔案，叫做專案參考條款(Term of Reference，T·O·R)。專案參考條款包括專案目標、定義專案所應交付的產品(包括中間產品和最終產品)、專案的基本內容等。隨著專案的進展， 這份檔案可能需要修改或細化，以反映這些界限的變化。 
    
　　範圍說明書應該包括三個方面的內容：(1)專案的合理性說明：解釋為什麼要進行這一專案。(2)專案目標。(3)專案可交付成果。

　　二、確定專案範圍的作用 
    
　　確定專案範圍對專案管理來說有三個方面的作用：一是可提高專案費用、專案時間和專案資源估算的準確性，二是提供了進度衡量和控制的基準。三是有助於清楚地分派責任。

　　1．可提高專案費用、時間和資源估算的準確性。專案的工作邊界定義清楚了，專案的具體工作內容明確了，這就為準確估算專案所需的費 用、時間、資源打下了基礎。如果專案的具體工作內容不明確，專案的費用、時間和所需資源就不明確，專案完成的不確定因素大大增加，專案面臨極大的風險。

　　2．提供了專案進度衡量和控制的基準。專案計劃是專案組織根據專案目標的規定，對專案實施工作進行的各項活動的具體安排。要做好計 劃，就要明確有哪些具體的工作，應達到什麼要求，也就是要確定專案範圍。可以說專案範圍是專案計劃的基礎，專案範圍確定了，就為專案進度衡量和控制提供了 基準。

　　3．有助於清楚地分派責任。專案任務的分派需要明確專案包括那些具體的內容，具體有哪些要求，完成的產品應達到什麼水準等內容，也就要明確專案範圍。專案範圍的確定即確定了專案的具體工作任務，這為清楚地分派任務提供了必要的條件。

　　正確地確定專案範圍對專案成功非常重要，如果專案的範圍確定得不好，有可能造成最終專案費用的提高，因為專案範圍確定得不好會導致意外的變更，從而打斷專案的實施節奏，造成返工，延長專案完成時間，降低勞動生產率，影響專案組成員的幹勁。

　　三、專案範圍管理
    
　　專案範圍的管理也就是對專案應該包括什麼和不應該包括什麼進行定義和控制。專案範圍管理按照專案範圍管理的過程包括啟動、範圍計劃、範圍定義、範圍核實、範圍變更控制等內容。

　　啟動就是正式承認一個新專案的存在或一個已有專案進入下一個階段的過程。在某些組織中，一個專案只有在可行性研究或初步計劃完成之後才能正式啟動。專案一般是由於市場需要、經營需要、顧客需求、技術進步、法律要求等一個或多個需要而啟動的。
    
　　範圍計劃的核心工作是編寫正式的專案範圍說明書和範圍管理計劃。一份正式的範圍說明書對於專案及其子專案都是必要的。
    
　 　範圍定義就是把專案的主要可交付成果(如範圍說明書中所定義的)劃分為較小的、更易管理的單位。範圍定義的工具主要是工作分解結構樣板。工作分解結構樣 板。工作分解結構(work breakdown structure，WBS)是由專案各部分構成的面向成果的”樹”，讀”樹”定義並組成了專案的全部範圍。一個組織過去所實施的專案的工作分解結構常常 可以作為新專案的工作分解結構的樣板。雖然每個專案都是獨一無二的，但仍有許多專案彼此之間都存在著某種程度的相似之處。許多應用領域都有標準的或半標準 的工作分解結構可以用作樣板。

範圍核實是專案的利益相關者，如專案發起人、客戶等，對專案範圍進行最終確認和接受的過程。核實過程要求重新審查專案產品和工作結果以確保一切都正確無誤並令人滿意地完成了。如果專案被提前終止，範圍核實過程應確定專案完成的層次和程度，並將其形成檔案。
    
　 　範圍變更控制即對專案範圍的變化進行控制。範圍變更控制的工作內容主要有：①對造成範圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的；②判斷範圍變化已經發 生；③當實際變化發生時對變化進行管理。範圍變更控制必須與其他控制過程，如時間控制、成本控制、質量控制等結合起來。

　　四、專案範圍管理的精益原則
    
　　1．專案精益管理的戰略思想。專案 精益管理的戰略思想是：杜絕負價值活動。負價值活動是指消耗了資源而不創造價值的一切人類活動。專案作為實現上級目標的具體手段，其本質目的是為實現上級 目標的實現貢獻價值，專案追求的最高目標是“創造價值的最大化”，一般通過從兩個方向——提高專案產出功能和降低成本——來實現，由於專案的產出的剛性較 強，因此其最高目標主要是通過降低成本來實現的。由於專案的單次活動特點以及專案治理主體和管理主體的分離，在專案活動中存在大量的無價值活動，這些無價 值活動加大了專案的成本，降低了專案的價值。
    
　　2．專案中負價值活動的表現。專案中存在著難以數計的各種各樣的負價值活 動，歸納為以下7種：過多功能的負價值活動、功能欠缺的負價值活動，等待的負價值活動、搬運的負價值活動、存貨的負價值活動、施工產生不合格品的負價值活 動、施工過程的負價值活動。過多功能就是專案的產出品提供了過多的功能，比如北京奧運專案——主體育場的屋頂的設計，其可敞開和閉合功能就屬於過多功能。 過多功能的提供就是負價值活動，需要杜絕。

　　功能欠缺的負價值活動就是由於專案的設計缺陷而造成專案沒能很好的完成專案的使命。比如某地建設一條快速路——高架橋，但是該橋的 一個出口卻剛好處在十字路口前。當十字路口出現紅燈時，在高峰時期，大量汽車堵塞在橋出口的下坡，大大降低了汽車的行駛速度，起不到高架橋的快速行駛功 能。並且由於出口是一個下坡，當下雪下雨時經常出現汽車的追尾。
    
　　另外在專案中還存在大量的失誤造成等待、無謂的搬運、過多的存貨、施工產生不合格品等等負價值活動。

　　3．專案範圍管理的精益原則
    
　　(1)JIT原則。JIT是Just InTime的縮寫，原意是“恰好及時”，在精益生產中引申為“只在需要的時候，按需要的量，生產所需的產品”。在專案範圍管理中可引申為專案提供的產品功能剛剛好，專案的工作內容剛剛符合實現這些功能的需要。

　　(2)系統化原則。系統化原則就是專案產品的功能和工作要形成系統性的結構，這些功能和工作的有機聯絡可實現專案的系統性目標。
   
　　 (3)無縫化原則。無縫化原則就是指專案範圍的管理部門和部門之間、工作任務和工作任務之間、前一階段的工作和後一階段的工作之間應是連貫和一體的結合。
    
　 　(4)專注於專案的使命。專案的範圍管理一定要專注於專案的使命。只有與專案使命一致的功能才是有價值的。設計出工程師自已喜歡但與專案使命不一致的功 能就是負價值活動。在施工過程中工作人員的一個動作若不能為專案帶來價值就是負價值活動。從設計、材料採購、工程施工的所有活動必須將焦點放在專案的使命 上。

　　(5)簡化。簡化就是在專案範圍管理中儘量使工作變得簡單、容易。簡化是專案成功的關鍵，專案設計得硬易於施工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準確及時的提供材料，所以不需要訂購單；材料存放在使用點，因此不需要領料單。
    
　　(6)變“成批移動”為“單件流動”。成批移動就是物料成批的移動，單件流動就是物料一件一件的按照工藝流程經過各工作地進行。成批移動是工業社會的特徵，隨著社會的進步、經濟的發展，在資訊化社會的今天，單件移動將大大降低專案的負價值活動。