專案管理十二原則

價值驅動的專案管理知識體系

• 第七版是新的基於價值的一個專案管理體系。
• 包括了基於過程的專案管理，也包括了這個基於價值的新的專案管理體系。
• 十二原則就是專案經理看待專案管理的十二個角度，十二個底線

專案管理原則

• 國家原則就是絕對不能突破的。

什麼是原則?

• 原則屬於價值觀層面,它會影響或直接指導人的行動,(重要性)
• 專案管理的原則是非強制性的,對於專案管理非常重要.

專案管理12項原則

• 關鍵點和每個原則需要了解的內容.(考試死記硬背十二個原則)

成為勤勉、重尊重和關心他人的管家

• 要尊重關心你的團隊成員,關心所有干係人,還要勤奮勤勉.

營造協作的專案團隊環境(PMBOK寫的是營造協作作的專案團隊環境,高項寫的是營造寫作的專案管理團隊環境)

• 要為團隊營造一個協作的專案團隊環境,只有團隊協作,才能發揮所有人的主人翁精神.最後創造出專案好的成果.(怎麼為團隊服務)

有效地干係人參與

• 有效的讓干係人參與,所有事情的出發點,就是想辦法讓更多的人參與你的專案.獲得專案成功.

聚焦於價值

• 創造價值是專案的最大目標.

識別、評估和響應系統互動

• 要求做事情有一個系統思考能力,整個專案內部有很多組成部分,專案內部和專案外部也是互相互動的,把專案管理看成是一個巨大的系統,系統就要用系統的方式考慮問題,任何一個事情發生,都要考慮一下他對這個專案各方面的影響,就叫系統思考能力.外界環境一旦變化,用這種能力思考一下,再做出適當的響應.

展現領導力行為

• 不光是專案經理展示領導力,也要讓專案的團隊成員每個人和專案經理在需要的時候,都用領導能力去影響別人,集思廣益讓這個呢個專案環境更好,讓專案取得成功.

根據環境進行裁剪

• 無論是做具體專案的方法,還是專案各個方面都要根據情況和環境進行裁剪

將質量融入到過程和可交付物中

• 要一直關注質量,不僅要關注最終可交付產品的質量,還要關注做專案管理過程的質量.

駕馭複雜性

• 專案自始至終一直把專案看成是一個複雜專案,充分認識到它專案內外部之間的複雜性.

最佳化風險應對

• 一直要關注風險的變化,採取適當的應對策略.

擁抱適應性和韌性

• 當今專案面臨無卡時代,就是模糊的,易變的
• 韌性,受到打擊,專案能夠恢復到正常狀態
• 適應型,專案管理各方面跟著外界環境變化而變化

為實現預期的未來狀態而驅動變革

• 專案是為了驅動整個組織的變革,需要提前有一種責任感,想辦法去改變所有周圍人,所有干係人對你專案或者對變革的態度,讓別人也能接受這種變革.

十二原則和企業通用原則的重疊

• 重疊都是一直的,不會產生背離.

• 都是聚焦於為組織創造價值.

專案管理12項原則詳細解讀(查閱即可)

1.原則一：勤勉、尊重和關心他人

關鍵點：

• ①關注組織內部和外部的職責
• ②堅持誠信、關心、可信、合規原則
• ③秉持整體觀，綜合考慮財務、社會、技術和可持續的發展環境等因素

工作內容(具體貫徹這些原則要怎麼做)：

組織內：

• ①運營時要做到與組織及其目標、戰略、願景、使命保持一致並維持其長期價值；
• ②承諾並尊重專案團隊成員的參與，包括薪酬、機會獲得和公平對待；
• ③監督專案中使用的組織資金、材料和其他資源；
• ④瞭解職權和職責的運用是否適當等。

組織外：

• ①關注環境可持續性以及組織對材料和自然資源的使用；
• ②維護組織與外部干係人(例如其合作伙伴和渠道)的關係;
• ③關注組織或專案對市場、社會和經營所在地區的影響；
• ④提升專業化行業的實踐水平等。

2.原則二：營造協作的專案管理團隊環境

關鍵點：

• ①專案是由專案團隊交付的
• ②專案團隊在組織文化和準則範圍內開展工作，通常會建立自己的“本地”文化
• ③協作的項且團隊環境有於與基他組織文化和指南保持一致；個人和團隊的學習和發展；為交付期望成果做出最佳貢獻。

涉及的因素：

團隊共識：

• 團隊共識是一套由專案團隊制定的，需要大家做出承諾並共同維護的工作規範。團隊共識應在專案開始時形成，隨著專案團隊的深入合作，所需遵守的規範和所需實施的行為會隨之變化，團隊共識也會不斷演變，

組織結構：

• 組織結構是指專案工作要素和組織過程之間的對應關係。這些結構可以基於角色、職能或職權，可提升協作水平的組織結構具備的特點包括：確定了角色和職責; 將員工和供應商分配到專案團隊中；有特定目標任務的是式委員會;定期評審特定主題的站會。

過程：

• 專案團隊會定義能夠完成任務和所分配工作的過程，包括使用工作分解結構（WBS）、待蘇事項列表或任務板。

協作的專案團隊文化

澄清角色和職責：

• 職權：指在特定背景下有權做出相關決策，制定或改程序序，應用專案資源，支出資金或給予批准。職權是被從一個實體授予（包括明示授予，還是默示授予）另一個實體的。

• 擔責：指對成果負責。擔責不能由他人分擔。

• 職責：指有義務開展或完成某件事。職責可與他人共同履行。

• 專案團隊可以由組織內部員工、簽約貢獻者、志願者或外部第三方組成

3. 原則三：促進干係人有效參與

關鍵點：

• ①干係人會影響專案、績效和成果
• ②專案團隊透過與干係人互動來為干係人服務
• ③干係人的參與可主動地推進價值交付

干係人參與的重要性

• 干係人以積極或消極的方式直接或間接影響專案、專案績效或成果乾系人可以影響專案的許多方面，包括範圍或需求、進度、成本、專案團隊、計劃、成果、文化、收益、風險、質量等。

• 隨著時間的推移，干係人的利益、影響或作用也會有所變化

有效果且有效率地參與和溝通

• ①溝通是參與的關鍵部分，深入地參與可讓人瞭解他人的想法，吸收其他觀點以及協同努力制定共同的解決方案
• ②參與包括透過頻繁的雙向溝通建立和維持牢固的關係

4.原則四：聚焦於價值

關鍵點

• ① 價值是專案成功的最終指標
• ② 價值可以在整個專案進行期間、專案結束或完成後實現
• ③ 價值可以從定性和 / 或定量的角度進行定義和衡量
• ④ 以成果為導向，可幫助專案團隊獲得預期收益，從而創造價值
• ⑤ 評估專案進展並做出調整，使期望的價值最大化

關注預期成果

• 專案團隊可將重點從可交付物轉到預期成果。這樣做可以讓專案團隊實現專案的願景或目標，而不是簡單地建立特定的可交付物。

• 可交付物可能會支援預期的專案成果，但它可能無法完全實現專案的願景或目標。

專案價值

• 價值是專案的最終成功指標和驅動因素。專案的價值具體可表現為財務收益值，也可表現為所取得的公共利益和社會收益

• 價值透過可交付物的預期成果來體現。可透過商業論證說明專案成果的預期價值

商業論證包括：

• 商業需要：商業需要包含了專案有關的商業目標的詳細資訊，源於專案章程或其他授權檔案中的業務需求，目的是為了滿足組織、客戶、合夥方或公共福利等的需要。明確說明商業需要有助於專案團隊瞭解未來狀態的商業驅動因素，並使專案團隊能夠識別機會或問題，從而提高專案成果的潛在價值。

• 專案理由：專案理由與商業需要相關，專案理由增加了成本效益分析和假設條件，解釋了為什麼商業需要值得投資以及為什麼在此時應該滿足商業需要

• 商業戰略：商業戰略是開展專案的原因，價值具有主觀性，從某種意義上說，同一個概念對於不同的人和組織具有不同的價值，因此價值取決於組織商業戰略，包含短期財務收益、長期收益和其他非財務要素。

5.原則五：識別、評估和響應系統互動

關鍵點

• ① 專案是由多個相互依賴且相互作用的活動域組成的一個系統
• ② 需要從系統角度進行思考，整體瞭解專案的各個部分如何相互作用，以及如何與外部系統進行互動
• ③ 系統不斷變化，需要始終關注內外部環境
• ④ 對系統互動作出響應，可以使專案團隊充分利用積極的成果。

將系統整體性思維應用於專案

• 專案可在較大的系統中運作，一個專案的交付物可以成為較大系統的某個部件
• 系統需要考慮時序要素，即隨著時間的推移專案將交付或實現哪些目標或成果
• 專案團隊透過系統整體性思維，持續關注內外部環境，控制變更對專案的影響，使專案與干係人期望保持一致

將系統整體性思維應用於專案團隊

• 多樣性給項見團隊帶來了價值,同時也帶來了差異,專案團隊需要有效平衡差異性,幫助專案團隊緊密協作

• 所需技熊：

  • ① 對商業領域具有同理心；
  • ② 關注大局的批判性思維：
  • ③ 勇於挑戰假設和思維模式：
  • ④ 尋求外部審查和建議；
  • ⑤ 使用整合的方法、工件和實踐，對專案工作、可交付物和成果達成共識；
  • ⑥ 使用建模和情景假設等方法，對系統動力學互動和反應進行假設；
  • ⑦ 主動管理整合，支援商業成果的實現等。

識別、評估和響應系統互動帶來的收益

• ① 儘早考慮專案中的不確定性和風險，尋找替代方案並預見後果;
• ② 具有在整個專案生週期內調整假設和計劃的能力；
• ③ 可持續提供資訊和執行情況；
• ④ 與干係人及時溝通專案計劃、進展情況，並對專案未來進行預測;
• ⑤ 使專案目標與客戶的目標和願景保持一致；
• ⑥ 能夠適應不斷變化的需要，透過協同獲得收益；
• ⑦ 能夠利用潛在的機會並發現面臨的威脅；
• ⑧ 有利於整個組織決策;
• ⑨更全面、更明智地識別風險等。

6.原則六：展現領導力行為

關鍵點

• ① 有效的領導力有助於專案成功，並有助於取得積極的成果
• ② 任何專案團隊成員都可以表現出領導力行為
• ③ 領導力與職權不同
• ④ 有效的領導者會根據情境調整自己的風格
• ⑤ 有效的領導者會認識到專案團隊成員之間動機的差異性
• ⑥ 領導者應該在誠實、正直和道德行為規範方面展現出期望的行為

有效領導力

• 願景、創造力、激勵、熱情、鼓勵和同理心，這些特質通常與領導力有關

• 領導力包括對專案團隊內外的個人施加影響的態度、才能、性格和行為

• 任何開展專案工作的人員都可以展現有效的領導力特質、風格和技能，以幫助專案團隊執行和交付所要求的結果

領導力風格

• 領導力包括專制型、民主型、放任型、指令型、參與型、自信型、支援型和共識型等
• 領導力風格沒有好壞之分，不同的領導力風格適合於不同的環境
  • ① 在混亂無序的環境下，相比協作型，指令型的領導行動力更強，解決問題更清晰、更有推動力；
  • ② 對於擁有高度勝任和敬業員工的環境，授權型比集中式更有效；
  • ③ 當優先事項發生衝突時，民主中立的引導更有效。

領導力技能的培養

• ① 讓專案團隊聚焦於預定的目標;
• ② 明確專案成果的激勵性願景;
• ③ 為專案尋求資源和支援：
• ④ 商榷最優路線並達成共識;
• ⑤ 克服專案進展中的障礙;
• ⑥ 協商並解決專案團隊內部以及專案團隊干係人之間的衝突;
• ⑦ 根據受眾情況調整的溝通風格和訊息傳遞方式;
• ⑧ 教導專案團隊成員;
• ⑨ 欣賞並獎勵積極行為;
• ⑩ 提供提高技能和未來發展的機會；
• ⑪ 引導團隊進行協同決策;
• ⑫ 運用有效對話和積極傾聽;
• ⑬ 向專案團隊成員賦能並向他們授予職責;
• ⑭ 建立勇於擔責、有凝聚力的專案團隊;
• ⑮ 對項自團隊和干係人的觀點表現出同理心；
• ⑯ 對自己的偏見和行為有自我意識;
• ⑰ 在專案生命週期過程中，管理和適應變革;
• ⑱ 擁有透過承認錯誤促進快速學習的思維方式；
• ⑲ 以身作則，對期望的行為進行示範等

7.原則七：根據環境進行裁剪

關鍵點

• ① 每個專案都具有獨特性
• ② 專案成功取決於適合專案的獨特環境和方法
• ③ 裁剪應該在整個專案進展過程中持續進行

裁剪的重要性

• 裁剪是為了在管理因素的制約下將專案價值最大化，最終實現提高績效的目標
• 專案團隊需要和PMO一起進行裁剪
• 每個專案都需要裁剪,專案團隊應綜合判斷每個專案的各種獨特條件,尋找實現專案的期望成果的最適當的方法

裁剪的收益

• ① 提高創新、效率和生產力
• ② 吸取經驗教訓，分享改進優勢,並將它們應用於未來的工作或專案
• ③ 採用新的實踐、方法和工件,改進組織的組織過程資產和方法論
• ④ 透過實驗探索新的成果、過程或方法
• ⑤ 有效整合多個專業背景下的優秀方法和實踐
• ⑥ 提高組織對未來的適應性等

注意: 在專案生命週期中，裁剪是一個持續迭代的過程.

8.原則八：將質量融入到過程和成果中

關鍵點

• ① 專案成果的質量要求：達到干係人期望並滿足專案和產品需求
• ② 質量透過成果的驗收標準來衡量
• ③ 專案過程的質量要求是確保專案過程儘可能適當有效

質量的內容

• 績效：是否符合專案團隊和干係人的期望？
• 一致性：是否滿足使用要求，是否符合規格？
• 可靠性：在每次實施或生成時是否會具有一致的度量指標？
• 韌性：是否能夠應對意外故障並快速恢復？
• 滿意度：在可用性和使用者體驗等方面是否獲得終端使用者的滿意？
• 統一性：相同的實施過程或生成過程是否能夠產生相同的成果？
• 效率：是否能以最少的投入產生最大的輸出？
• 可持續性：是否會對經濟、社會和環境產生積極影響？

質量的測量

• 專案團隊需要依據需求，使用度量指標和驗收標準對質量進行測量：
  • ① 需求是為滿足需要某個產品、服務或成果必須達到的要求或具備的能力。需求（無論是明確的還是隱含的)來源於干係人、合同、組織政策、標準或監管機構
  • ② 度量指標和驗收標準是一系列在工作說明書或其他設計檔案中明確規定，並根據需要不斷更新的指標，這些指標需要在驗收過程中確認

質量的收益

• ① 成果符合驗收標準；
• ② 成果達到干係人期望和商業目標；
• ③ 成果缺陷最少或力求無缺陷；
• ④ 交付及時，提高交付速度；
• ⑤ 強化成本控制；
• ⑥ 提高交付質量；
• ⑦ 減少返工和報廢；
• ⑧減少客戶投訴；
• ⑨ 整合供應鏈資源；
• ⑩ 提高生產力；
• ⑪ 提高專案團隊計程車氣和滿意度；
• ⑫ 提升服務交付能力；
• ⑬ 改進決策；
• ⑭ 持續改進過程等。

注意: 在關注專案成果質量的同時，也需要對專案活動和過程進行評估.

9.原則九：駕馭複雜性

關鍵點

• ① 複雜性是由人類行為、系統互動、不確定性和模糊性造成的
• ② 複雜性可能在專案生命週期的任何時間出現
• ③ 影響價值、範圍、溝通、干係人、風險和技術創新的因素都可能造成複雜性
• ④ 在識別複雜性時，專案團隊需要保持警惕，應用各種方法來降低複雜性的數量及其對專案的影響

複雜性的來源

• 人類行為 : 人類行為包括人的行為、舉止、、態度和經驗，以及它們之間的相互作用。主觀因素的引入也會使人類行為的複雜性加深。
• 系統行為 : 系統行為是專案要素內部和專案要素之間動態地相互依賴與互動的結果。
• 不確定性和模糊性 : 不確定性是缺乏對問題、事件、目標路徑和解決方案的理解和認識而導致的一種狀態，是超出了現有的知識惑經驗的新因素引起的。模糊性是一種不清晰、不知道會發生什麼情況或無法理解某種情況的狀態。
• 技術創新 : 技術創新包括產品、服務、工作方式、流程、工具、技術，程式等的顛覆性創新.創新有助於專案產生新的解決方案，但新技術帶來的不確定性也可能導致專案混亂，從而增加複雜性。

10.原則十：最佳化風險應對

關鍵點

• ① 單個和整體的風險都會對專案造成影響
• ② 風險可能是積極的(機會), 也可能是消極的(威脅)
• ③ 專案團隊需要在整個專案生命週期中不斷應對風險
• ④ 組織的風險態度、偏好和臨界值會影響風險的應對方式
• ⑤ 專案團隊持續反覆地識別風險並積極應對，需要關注的要點包括：明確險的重要性；考慮成本效益；切合專案實際；與干係人達成共識；明確風險責任人

風險及應對方法

• 專案團隊應力求最大化地增加積極風險（機會），減少消極風險（威脅）。
• 專案團隊需要監督專案的整體風險
• 瞭解干係人的風險偏好和風險臨界值：
  • ①風險偏好是為了獲得預期的回報，組織或個人願意承擔的不確定性的程度；
  • ②風險臨界值是圍繞目標的可接受的偏差範圍，它反映了組織和干係人的風險偏好。

注意: 風險可能存在於組織、專案組合、專案集、專案和產品中.

11.原則十一：擁抱適應性和韌性

關鍵點

• ① 適應性是應對不斷變化的能力
• ② 韌性是接受衝擊的能力和從挫折或失敗中快速恢復的能力
• ③ 聚焦於成果而非某項輸出，有助於增強適應性

適應型和韌性。

• 專案在生命週期的某個階段難免會遇到挑戰或障礙

• 如果專案團隊開展專案的方法同時具備適應性和韌性，則有助於專案適應各種影響並保持生命力

• 適應性和韌性是任何開展專案的人員都應具備的有益的特徵

提升專案團隊的適應性和韌性的能力

• ① 採用較短的反饋路徑
• ② 持續學習和改進
• ③ 擁有多樣性技能、文化和經驗，具備所需技能領域具有廣博知識的主題專家
• ④ 定期檢查和調整專案工作，識別改進機會
• ⑤ 多樣化的專案團隊，獲得廣泛豐富的經驗
• ⑥ 開放、透明，促進內外部干係人參與
• ⑦ 鼓勵小規模的原型法和實驗，勇於嘗試新方法
• ⑧充分運用新的思考方式和工作方式
• ⑨ 平衡工作速度和需求穩定性
• ⑩ 鼓勵在組織內的開放式對話
• ⑪ 充分理解以往類似工作中所獲得的學習成果
• ⑫ 積極預測多種潛在情景，為多種可能的情況做好準備
• ⑬ 延遲決策，將決策推遲到最後時刻
• ⑭ 獲得管理層支援等

12.原則十二：為實現目標而驅動變革

關鍵點

• ① 採用結構化變革方法，幫助個人、群體和組織從當前狀態過渡到未來的期望狀態
• ② 變革源於內部和外部的影響
• ③ 變革具有挑戰性，並非所有干係人都接受變革
• ④ 在短時間內嘗試過多的變革會導致變革疲勞，使變革易受抵制
• ⑤ 干係人參與、激勵，有助於變革順利進行

積極驅動變革動者

• 專案經理需要具備獨特的能力，讓組織做好變革的準備
• 變管理惑驅動變革是一種綜合的、週期性的和結構化的方法，可使個人、群體和組織從當前狀態過渡到實現期望收益的未來狀態
• 項且團隊成員和專案經理需要和於系人共同合作，解決抵制變革等相關的問題，提高客戶成功採納或接受變革的可能性
• 專案團隊成員和專案經理需要掌握變革的節奏