專案範圍說明書如何編寫？

範圍說明書是一份定義了專案範圍的所有要素以及假設、專案要求和驗收標準的檔案。專案範圍說明書將作為主要工具，供利益相關者和團隊成員參考，並作為準確衡量專案成功的準則。
 
專案範圍說明書是範圍管理計劃的一部分，包含了管理專案範圍的所有策略、規則和程式。同樣，範圍管理計劃也是你的專案計劃的一個重要組成部分。

如何編寫專案範圍說明書
 
要正確地概述你的專案範圍說明，必須解決以下七件事：
 
1. 專案目標和目的
 
專案目標和目的是定義專案目的內容。專案目標是通向更廣泛的專案目的的較小步驟。在你的專案範圍檔案中，首先要對它們進行解釋。這些目標和目的也應該被記錄在專案章程中。
 
2. 專案要求
 
專案經理和利益相關者必須就專案範圍和其他專案要求達成協議，如預期質量、風險、收益和成本等等。
 
3. 專案範圍描述
 
這聽起來可能很容易，但這是最重要的一步。在這一步，你將定義專案範圍，也就是完成專案所需要做的所有工作。這裡有一些簡單步驟來幫助你定義專案範圍。
 
● 使用工作分解結構，將所有專案任務、可交付成果和里程碑視覺化。
● 列出專案範圍內的內容和範圍外的內容。所有不包括在專案範圍內的內容都稱為專案排除項。
● 確定專案限制，即時間或成本等所有限制。
● 建立範圍基線，將你的實際進展與計劃的專案範圍進行比較。
 
專案排除項和限制項是必不可少的，因為它們有助於為專案的存在建立界限。它們還可以管理你的利益相關者的期望/投入，併為團隊成員提供一些創造性的限制。
 
4. 專案不包括的內容
 
雖然你必須從一開始就圍繞專案所包括的內容確定界限，但列出該專案不包含的內容也非常重要。比如：
 
● 為以後的專案計劃但有意不包括在此專案中的應用程式更新
● 限制或重新安排客戶對某些支援線路/產品功能的訪問。
 
5. 專案制約因素
 
專案約束是使管理專案成為難題的原因。管理任何專案的三大制約因素通常是時間、資金和範圍，也就是所謂的專案管理的三重製約因素。它們是相互關聯的，這意味著如果你拉動 "範圍 "的一個槓桿，"金錢 "或 "時間 "的另一個槓桿也會變動。
 
但是，還有一些額外的專案約束可能會在任何時候出現，包括風險、資源、組織、方法、客戶等等。列出在專案中預見的所有制約因素，準備好解決方案，以便在需要時隨時啟動。
 
6. 專案假設
 
專案假設通常圍繞著最終成為制約因素的事項而展開，包括時間、金錢和範圍。例如，在專案範圍文件的這一部分中，“前端開發團隊將在此專案時間段內可用”，或者“客戶支援團隊將在X時間前接受新產品培訓”。
 
把這些列出來是很重要的，因為這不僅會告訴主要利益相關者你的主要資源需求是什麼，以使專案順利進行，而且還會讓你快速瞭解最大風險因素在哪裡。
 
7. 專案的可交付成果
 
列出團隊成員為實現業務目標需要產生的可交付成果。這可以包括產品本身、說明和安裝手冊、營銷材料、新聞稿、廣告活動等。
 
結論
 
專案範圍說明綱要有助於在你建立完整的範圍說明時充當一個標記。在如此高的水平上預測專案的未來雖然是不可能的，但這是讓你的專案儘可能接近結果的第一步。透過從上面的七個關鍵說明開始，你可以在一個成功的專案上取得先機。
 
現代專案管理軟體8Manage PM透過提供豐富的功能來建立詳細的專案計劃、設定專案目標、定義專案可交付成果和跟蹤進度，從而幫助管理專案範圍。
 
● 支援工作分解結構 (WBS)，制定切合實際的專案進度和預算
● 實時跟蹤專案進度，識別與範圍的任何偏差並採取糾正措施
● 與利益相關者共享專案範圍，以確保每個人都瞭解預期的內容
● 對範圍變更請求進行評估和批准，溝通變更讓相關人員達成共識
 
8Manage PM允許專案經理建立檔案化的範圍說明書，將專案要求傳達給利益相關者，維護範圍變更和偏差，並根據原始範圍監控專案績效。
 
透過協作和實時更新，8Manage PM 使團隊能夠保持正軌、管理風險並解決專案生命週期中可能出現的問題。這有助於確保專案在定義的範圍內、按時和在預算內完成。