專案範圍管理不受控，需求不斷蔓延，怎麼辦？

資源有限的範圍內，需求無限增加蔓延 ……

相信對於每一位專案經理來說，這都是成功路上的絆腳石。理想中，希望專案在有限的資源內保質保量的快速完成； 實際上，在專案開發過程中會遇到各種問題導致需求增加，我們該怎麼處理呢？

別慌！理清思路，從專案範圍管理和資源管理入手，化繁為簡更有利於專案成功。

 

1、專案 範圍管理

作為專案的統籌人-專案經理要在專案範圍把控方面做足功課：

1. 1 充分了解專案需求，明確專案邊界

專案前期商業論證（可行性分析）要讓客戶進行需求確認的同時還應讓專案相關團隊成員瞭解需求，明確實現需求必須要交付的成果，這就需要專案經理做好階段性計劃，明確交付物成果的標準；做好WBS計劃（工作分解結構），將計劃分解，拆分成各項任務，並將任務派到各專案成員處。

以易趨專案管理軟體為例：

● 階段計劃

專案經理需配合決策層結合現有資源和預算，制定出完整的階段計劃，落實階段負責人以及不同階段的計劃完成時間。專案經理可根據專案計劃跟蹤專案狀態並根據實際情況進行調整。（詳見圖 1 ）

圖 1 ： 易趨商業論證-管理階段計劃檢視

 

●交付物 管理

每個階段可以根據設定相對應的交付物及計劃完成時間，高層管理和專案經理可及時監控交付物狀態。同時可設定是否需要評審，可通過定義“需要評審”對交付物的質量進行把控，以免出現在專案後期爆發質量問題而返工。 （詳見圖 2 ）

圖2：易趨商業論證-交付物管理檢視

 

1.2 根據現有資源和預算，砍 掉部分 需求，壓縮專案範圍

專案範圍劃定要在前期商業論證（專案可行性分析）的時候進行確認，那如何在資源預算有限的情況下，精準把控範圍呢？

梳理需求的優先順序，以便合理配置資源：將資源配置在優先順序高的需求上； 需求的優先順序過低，對專案整體並沒有多大影 響但是又要佔用資源的 ，就需要將他們 砍掉。

可參考圖 3 “緊急-重要四象限法”：

—緊急重要（立即去做、優先分配資源）

—緊急不重要（能不做就不做）

—重要不緊急（分解任務、制定計劃）

—不重要不緊急（堅決不做）

 

圖3：緊急-重要四象限法

以易趨專案管理軟體為例：

易趨需求管理模組可以統一、集中地管理各種型別的業務需求，全程管控需求從提出、受理到開發、上線的全過程 。還設定了需求的優先順序，對所有的需求進行監控管理，及時調整，避免需求的無限蔓延，保障專案的完成。

 

圖4：易趨需求列表檢視

 

1.3對專案執行工作進行監控

明確專案範圍與專案計劃之後，接下來就是專案過程管理了。由於專案的推進是一個動態發展的過程，專案經理需要全程進行監控，保證專案執行與專案目標不偏離。為了更全面、更及時、更高效管理專案執行過程，可以藉助合適的專案管理軟體進行專案管理。

以易趨專案管理軟體為例：

由於專案相關的業務流程均在易趨執行，在易趨專案報表模組中，實時監控、統計分析以及週期性報告都能通過系統自動生成，節省了專案經理的時間和精力，也提高了資料的及時性和準確性，更加方便專案經理及時掌握專案的進度情況。 （詳見圖 5 ）

圖5：易趨專案報表檢視

 

2、 專案資源 管理

專案資源管理是最關鍵的是人員管理， 高效的專案管理是建立在對資源的有效配置之上的，通過資源的精細化管理，可以降低人員成本，提升專案效率，實現在有限的資源中保障專案的成功交付。具體怎麼實操呢？

 

2.1資源池的規劃建設

專案資源管理在專案實施過程中是要對現有資源進行分析，結合專案需求進行計劃分配。這是建立在對現有資源的整體情況掌控之下開展的，那麼對現有資源的人員情況需要儘可能詳細的瞭解，例如人員數量、擅長技能、可用時間等有效資訊。

以易趨專案管理軟體為例：

易趨搭建了 資源池，進行建設維護，團隊成員每個人的詳細技能、參與專案等資訊一目瞭然， 利於科學的進行人員資源調撥，最大限度優化人員利用率，避免資源浪費與衝突。（詳見圖 6 ）

 

圖6：易趨資源池-團隊人員資料檢視

 

2.2制定資源計劃

專案經理要根據專案的需求，制定覆蓋全專案的人員資源計劃，包括前期的 資源需求、資源具體任務分配、專案過程中資源的利用情況 ，以此保障 專案健康執行。

圖 7 為易趨前期商業論證，專案經理所需人員的資源需求申請模組。根據專案實際需求可申請不同型別人員，以及工時需求。

當資源調整時，可以根據釋出的不同版本與原來的版本進行基線跟蹤，瞭解資源變化的歷史記錄 ，便於後期專案的統籌分析。

圖7：易趨商業論證-資源需求檢視

圖 8 為易趨專案計劃模組中專案經理在進行任務分解後，對人員資源的具體任務安排以及制定的詳細工時計劃。顆粒度細到將具體任務落實到個人，制定每日任務所需工時。還可及時跟蹤所有資源的使用情況以及任務完成情況，迅速地做出資源調整，避免資源浪費。

圖8：易趨專案計劃-資源計劃檢視

總結

專案範圍管理和資源管理都在專案中起著至關重要的作用：專案範圍管理為專案實施提供範圍框架，提高了前期資源估算的準確性，是專案管理工作的基礎；而資源的精準性管理使專案管理實現甚至超越既定目標。兩者的配合管理既解決了需求的”無限“，也解決了資源的”有限”！

需求的無限可以通過需求分析，進行優先排序，界定專案範圍，使得“無限”範圍可控；而資源的“有限”可以通過科學的人員管理，通過高效的人員配置和靈活的資源調撥，使得人盡其用，發揮出資源的價值最大化。