人力資源數字化如何導致組織成功的 3 個示例

更輕鬆的 HR 流程 = 更快樂的員工 = 提高盈利能 力

人力 資源 (HR) 部 門負責招聘、管理和照顧維持業務運轉的人員，可以說是企業的跳動心臟。今天，人力資源的作用比 以往任何 時候都成倍地提升 —— 成 為一個突出的聲音，並在員工和企業等受到干擾的時候保持員工的敬業度和積極性 。

儘管 傳統上 HR 的 職能傾向於以企業為中心（執行政策、管理工資單、維護合規性），但最近發生的事件凸顯了 HR 比以往任何 時候都更加以員工為中心的能力。企業認識到，讓他們度過艱難時期的不是效率 —— 而是一支快 樂、有彈性的員工隊伍 。

工作環境評分前四 分之一的公司的 利 潤 通常比 處於後四分之一的競爭對手高 25% –

那麼，您如何建立一支有 彈性和快樂的員工隊伍呢？對於許多企業而言，首先要為您的人力資源部門賦權 。

一、消除 紙張

為了使 HR 能 夠專注於改善員工體驗，您的 HR 專業人員不能將大部分時間花在文書工作上。跟蹤、歸檔和管理紙質 表格佔據了一天中的很大一部分 —— 與此同時手工和紙質流程 帶來的大量的合規和安全風險。在不斷變化的工作環境中， HR 需要能 夠高效地工作 —— 即使是遠端工作 。

對於在明尼蘇達州、愛荷華州和威斯康星州擁有 640 個地點的零售商 Kwik Trip 而言 ，依靠 紙質檔案和手工流程為 21,000 名 員工提供服務的人力資源部門疲於奔命。人力資源人員努力跟上紙質檔案，包括 98 種不同的檔案 型別。這些檔案佔用了辦公室昂貴的辦公空間 。

而將 這些檔案數字化到一個ECM中之後， HR 員工現在可以輕鬆地從任何地方訪問完整的員工資訊 。

“ 以前， 這些子功能非常孤立。檔案可能會在任何人知道之前在某人的辦公桌上放置四天。 讓員工在更好的時間範圍內更清楚地瞭解文件， ” 管理 員 Sarah Jilk 說 。

同 時，簡單和標準化的線上表格還簡化了員工的請求，例如里程報銷和狀態更改。這消除了繁瑣的紙質表格，並提供了符合當今數字世界中員工期望的無縫體驗 。

將 HR 流程數字化 還可以提高資料安全性。Share Creators Orange 解決方案包含令人印象深刻的 200 萬份包含敏感 員工資訊的 HR 文件，但通 過內建的基於角色的安全功能，無許可權的人無法訪問這些文件 。

“ 我 對我們資訊的安全性有 100% 的信心， ”Jilk 說 。

任何 HR 專業人士都知道，檔案的規範性是滿足合規要求和對企業的重罰之間的區別。藉助自動化文件保留和檔案管理功能， HR 員工不再需要擔心手工跟蹤每個文件的合規性 。

“ 當我 們更新我們的系統後，我們終於能夠有效地進行規範化工作 ”Jilk 說。 “ 現在我們可以建立檔案保留規則，幫助我們在終止日期前自動清除檔案。 ”

時間是給員工最大的禮物

對於 MetroHealth—— 俄亥俄州克利夫 蘭市的一個綜合衛生系統，包括一個擁有 861 個床位的主要醫 療中心、一個康復醫院、兩個長期護理 / 熟 練護理中心、一個門診手術中心和一個社群醫療中心網路 —— 消除 紙張只是第一步。為了真正 優化企業的流程 ，需要一個能 夠與現有應用程式無縫整合的解決方案 。

因此， 這家醫療保健提供商求助於選擇了ECM ，與企業原有的系統進行整合 包括 電子病歷 (EMR) Epic 等 。 MetroHealth 能 夠消除手工資料輸入、自動編制索引和資料驗證，並使需要的使用者可以隨時隨地獲得最新資訊。這對其人力資源部門來說是無價的 。

“ECM 讓 HR 每月 騰出 80 個小 時來做 除 歸檔以外的事情，因此我們的員工可以在更短的時間內完成更多的工作。只需單擊一下按鈕，我們就可以節省半天的時間， ”Metrohealth 的 總監丹尼斯 · 默裡 (Dennis Murray) 說 。

退出資料中心 業務

對於雜貨連鎖店 Heinen's 而言， “ 擺脫紙張的束縛 ” 一直是其增 長的關鍵 。

“ 從 2020 年到 2021 年，公司增 長了 20% 到 25% ，開 設了四家新店。但在人力資源部門從事這項工作的機構數量保持不變， ” 沃爾特斯說 。

由於 雜貨店為每位員工管理 90 多種 型別的數字 HR 文件， Heinen's 需要一種 更快、更安全的方式來存 儲、訪問和共享員工檔案 。 該企業還知道它不希望通過管理本地伺服器來耗盡 IT 資源 。

“ 我 們以前託管過解決方案，我們知道我們不想從事資料中心業務。這既昂貴又困難， ” 沃 爾特斯說。 “ 管理服 務器本身就是一項工作。如果發生某些事情並且伺服器被破壞怎麼辦？我們想確定地知道，資料是得到妥善保管的。 ”

Heinen's 選擇基於雲端儲存的ECM服務，保證 敏感資訊、存 儲 的安全 。這使員工能夠專注於重要的事情，例如提供出色的客戶服務 。

“ 擁有 ECM 使我 們能夠更好地為客戶服務， ” 沃 爾特斯說。 “ 我 們是連鎖超商，現在我們可以專注於我們的優勢。 ”

因此，儘管 這三個企業截然不同，但通過將 HR 數字化，他 們都能夠更加專注於一個共同目標：成功 。