人力資源資訊系統，通常簡稱HRIS，是人力資源技術與資訊科技完美結合的產物。HRIS是一個集中儲存、追蹤和管理與組織的HRIS執行有關的所有資料的系統，包括僱員資料統計、工時餘額、出勤時間、醫療細節、福利和政策等。使員工在企業的整個生命週期都能在一個平臺上進行管理，以提高企業的數字化、資訊化水平，從而節約大量人力物力和時間成本。

當然，並不是所有的企業都需要實施一套HRIS，但是，作為企業管理者，你必須明白在人員管理過程中會遇到哪些挑戰，以及何時去實施HRIS、如何選擇HRIS。

什麼時候需要HRIS？

1.員工規模擴大時，電子表格無法滿足大量手動、複雜的管理工作，為了避免更多錯誤產生，過時的系統引起的資料錯誤可能導致合規性問題和員工不滿，這時候就需要有HRIS來協助：你可以輕鬆有效地以有組織的方式儲存與多個HR功能有關的資料，從收集人員資料再到錄入系統，整個過程都會非常簡單迅速。

2.不同的流程中使用不同的系統，比如用多種系統來進行諸如招聘、績效管理、考勤管理等HR功能，各項工作模組之間資料流通困難，會大大降低效率。統一的人力資源管理平臺可以解決這個問題，當所有資料都放在一個系統中時，你還可以更好地瞭解員工的性質和行為。

如何選擇正確的HRIS？

1.瞭解組織

在尋找HRIS供應商之前，必須瞭解組織的人力資源需求和長期計劃。這個過程中不僅僅要詢問人力資源部門的想法，也需要徵求員工的意見，以瞭解當前所面臨的問題，以及 如何解決它們並讓公司得到成長。比如考慮組織的招聘模式，並評估當前的公司文化，以確保HRIS合適。

2.做廣泛的研究

這是選擇HRIS時最重要的步驟之一。市場上有多家HRIS供應商，列出那些提供符合公司需求和目標的產品的知名HRIS供應商，並花點時間收集有關每個供應商的詳細資訊。當選擇供應商並評估這些功能是否可以幫助公司克服現有的人力資源挑戰時，一定要制訂合理的預算，確保所選的選項在分配的預算之內。

3.做出正確的選擇

與團隊討論並透過比較HRIS功能與預算和您的組織需求來得出結論，確保員工對HRIS有清晰的認知，一旦準備就緒，即可開始實施。隨後，也需要花一定的時間去培訓員工，讓管理者和使用者都能順暢的使用HRIS系統。例如，你可以和HR討論，如何使用HRIS來讓考勤管理更加科學高效，如何快速的檢視員工績效報表等等。

4.再次評估

實施結束後，鼓勵員工使用所有功能。一段時間後，需要進行簡短調查，確認員工是否認為該系統有用，同時也需要再次與實施團隊進行討論，以瞭解HRIS是否幫助他們克服了所討論的人力資源挑戰。

最終，在選擇HRIS時，必須確保它符合組織的人力資源需求。若所執行的HRIS不適用於員工和組織，只能產生反作用。藉助於Zoho People人力資源資訊管理系統，您可以根據組織的需要對其進行定製，並可以建立工作流來簡化日常HR任務。