而且,組織架構變得複雜,跨團隊之間的協作的難度也會隨之增加,例如:
- 只重視部門任務目標,忽視新團隊的任務/專案目標;
- 部門職責不同,對派發任務的理解有難度;
- 溝通時間/方式不同,資訊傳達有所偏差;
- ......
以上的問題,將會很大程度上導致團隊工作效率低下,工作落實得一團糟,從而影響企業整體的業務執行和推進。
今天我們就來聊聊,如何利用飛項做好跨團隊高效協作。
在團隊專案啟動前,作為組織者可以利用3W思維方式:why、what、who,即先想清楚“我為什麼要幹這件事?”其次思考“我和成員想獲得的成果是什麼?”明確之後再思考“幹好這件事,需要有哪些成員參與?”
簡言之,就是先搞清楚三個點:(1)為什麼做這個專案?(2)目標是什麼?(3)可能涉及哪些角色?
在明確瞭解清楚這3個問題後,就要開始建立事項。
建立事項過程中,需要做好以下三件事:
- 填好團隊專案的“背景描述”、“目標價值”、“專案介紹”等,讓團隊成員對事項有更深入的瞭解;
- 明確專案的截止時間,讓成員有必須完成它的緊迫感;
- 梳理團隊專案涉及的角色,並邀請他們參與到專案中。
建立完專案,並邀請團隊成員後,就要開始做任務拆解。這個步驟可以讓團隊成員對總體的目標達成路徑有更明確的理解,統一所有執行成員的思路,有助於更加有序的分工協作。
任務拆解在專案管理中也被稱為“工作分解結構”(WBS),就是把一個專案,按一定的原則分解,專案分解成任務,任務再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個人的日常活動中,直到分解不下去為止。
簡而言之,就是:專案→任務→工作→日常活動。
飛項的子事項功能,可以將複雜的任務逐級拆解,讓原本複雜的任務難度下降,也讓團隊成員對任務有更清晰的理解,使得不同方面更有針對性的解決,從而可以不斷的推動任務的執行。
其次,無論是複雜事項,或細分的子事項,都有獨立的協作空間,彼此互不干擾,團隊成員可以在裡面集中開展工作,擺脫多事項資訊雜亂的困境,專注于思考事項內資訊。
另外,在做事項分解時,可以將每一項細分好的子事項派發給相應的團隊成員跟進、負責,並可以設定獨立的執行時間。所派發的子事項,會以卡片的形式傳送到執行者的微信聊天視窗。
待成員接受協作邀請之後,該事項就會自動同步到成員的日程中,每天通過日報提醒其該事項的進展和辦理。
通過飛項的”事項脈絡圖“,團隊組織者可以清晰的看到整個事項的進度計劃,先後的主次、誰在負責什麼都一目瞭然。
專案管理中,溝通是非常重要的一個環節。過往建立一個專案,為了實現各個細分專案獨立協作,通常需要另外拉若干個微信群溝通進展。
而在飛項中,每個事項協作都有獨立IM,團隊成員可以在這裡溝通所負責事項的進展,無需再單獨拉個微信群,省事又方便。
此外,在事項溝通過程中,需要團隊成員重點留意的資訊,可以對其進行[劃重點],而後會自動歸類到事項的[重點]一欄,就算是後續加入的成員也能秒懂本次協作的重點,迅速融入專案中。
再者,協作過程中上傳的檔案,飛項會自動提煉到事項的[檔案]一欄,同時還會同步儲存到飛項文件中,確保每一個知識結構化沉澱,為我們往後的工作所用。
最後,一個事項的協作,不僅僅只是簡單的溝通和交流,還會開無數個會議,產生若干個待辦事項,以及釋出多個即時公告等等。
所以,飛項除了有事項協作和日程管理外,還支援在對應的事項中發起會議預約、時間徵集、待辦建立和釋出公告等促進協作行為的小工具。
可見,從事項的建立、拆解、開展、溝通、到會議的預約、待辦事項等,所有這一切都可以在飛項上高效完成。
TCL總裁李東生曾說過:“在現代市場競爭中,要加強團隊協作,提高資源整合能力和整體系統的有效性,保障企業資源效益最大化,綜合競爭力才能夠做到最強。”
工欲善其事,必先利其器。
在飛項的”助攻“下,相信能讓團隊成員重視團隊專案的目標,明確所負責任務的要求,並在協作過程中做到高效溝通,從而提升團隊的工作效率和執行力,最終實現“1+1+1>3”的協作效應。