專案管理的成功方程式

　　你受指派負責一個專案，過去你沒有這樣的經驗，你的專業知識也和專案內容沒有太大的關係。究竟如何才能確保這個專案成功推動?

　　你被指派負責一項具高度挑戰的專案，可能是負責一宗購併案、推出新產品，或執行新的績效評估系統等。不論你負責的是哪一類專案，都得在有限的時間與預算下，扛起為企業節省成本、創造利潤的目標。

　　然而，身為一名專案經理人，過去你可能沒有任何類似的經驗，而你的專業知識也與所負責的專案相去甚遠。在這樣的情況下，你如何成功推動專案?

　　在去年出版的「專案管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一書中，作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出，成功的專案經理人需要具備幾項重要的知識與技能，其中包含了解企業策略、如何提升專案成效、瞭解顧客等;另外，專案經理應將專案視為一個新創事業，將自己的角色轉換成一名創業家，瞭解企業如何為股東、顧客與企業本身創造價值。

　　首先，在推動專案之前，專案經理必須先了解企業策略，讓專案和企業策略結合。

　　企業策略如同方向盤，讓專案的推行有焦點，不致偏離軌道。舉例來說，如果企業的策略著重在強化產品龍頭地位，新產品研發的專案就不會把焦點集中於顧客服務，而會把目標放在產品的創新與速度上。

　　如果專案經理人不瞭解企業策略，很容易就會將專案匯入與企業策略相反的方向，最後徒勞無功。

　　企業策略大致有三類：建立顧客親密關係、卓越營運，與產品領導。企業應特別強化其中一類，但是在其餘兩類也要達到產業一般水準。例如，以卓越營運為企業目標的企業，講求的是效率與數量。麥當勞就是其中的範例。全球麥當勞幾乎都一模一樣，顧客不論走到哪裡，都可以有相同的期待;著重於產品領導的企業，它的目標顧客則是創新的擁護者，因此他們會要求，產品要最好、最新的。

　　當專案經理人清楚公司的策略，在推動專案的過程才不會偏離軌道，追求和公司不一樣的方向，導致事倍功半。

　　提升專案的成效

　　其次，如何提升專案的成效?在回答這個問題之前，先要從評估的標準著手。一般而言，專案成效評估的重點有三：專案推行的速度、品質，以及它所產生的價值。

　　通常，一個專案從概念形成到專案結束，稱為專案迴圈時間(project cycle time)，這個時間愈短，企業就愈快享有專案產生的價值，投資也愈快得到回收。因此，縮短專案迴圈時間，可以為企業增加現金流量、減少專案投資，同時增加經濟價值。

　　然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質及縮短專案迴圈時間?以下有六個原則可供參考：

　　一、選派訓練有素的專案經理人。選擇專案經理人時，不可以因為他是技術背景出身，就委派他為專案經理人。專案經理人必須充滿熱忱，受過訓練，因為他要為專案成敗負責。

　　二、迅速建立標準程式。建立專案標準程式的速度要快，但不需要完善。不完善的標準程式可以讓問題凸顯出來，進而加速形成解決問題的方案。

　　三、組織核心團隊。專案團隊應該由跨部門的人員組成。由於團隊成員來自不同的部門，因此當問題發生時，可以獲得不同部門的意見和奧援，有效解決問題。同時應該注意的是，專案成員還應該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。

　　四、確保團隊成員全職負責專案。為了加速專案的完成，團隊成員應該一次只負責一項專案，避免同時負責多項專案，削弱力量。

　　五、團隊成員最好避免分處各地。團隊成員應該在同一個區域工作，彼此的溝通協調較容易。

　　六、高階主管的支援。專案失敗通常是因為高階主管沒有參與。專案一旦開始推行，高階主管負有全程參與的責任。
此外，在必要的時候，為了準時達成專案目標，企業應增加額外投資。麥肯錫顧問公司曾經分析，推出新產品時，如果專案時間拖延相當於產品生命週期百分之十，潛在利潤的損失可能就高達三○%;但是，若專案超出百分之五十的預算，產品能準時上市，則潛在利潤的損失可能只有三%。

　　時時刻刻心中有顧客

　　另外，在推動專案的過程中，必須時時刻刻謹記顧客的需求。舉例來說，新產品研發的專案是為了滿足外在顧客的需求;但某些科技專案的推行，則是為了提升內部員工的工作效率。不論專案對內或對外，專案經理人都得先了解目標顧客是誰，他們有什麼需求，才可能達成專案的成效。

　　然而在瞭解顧客之前，先得掌握市場趨勢。很多專案經理人都有一個錯誤的認知，認為「新品一推出，就會有人買。」事實證明，這是錯誤的觀念。摩托羅拉的銥計劃就是典型的例子，這項透過衛星提供通訊的服務，最後證明沒有市場。為了避免類似事件的發生，專案團隊必需納入行銷人員，以便掌握市場。

　　此外，專案經理人必須區分顧客及使用者的個別需求。所謂顧客，是指實際付錢購物的人，使用者則是實際從商品受惠的人。舉例來說，母親為嬰兒購買濃縮湯，則母親是顧客，嬰兒是使用者。因此，使用者會直接影響產品的銷售。

　　專案為什麼失敗

　　除了基本技能之外，專案經理人更應該瞭解一般專案失敗的原因何在。訓練與發展雜誌(Training and Development)分析指出，阻礙專案推行的絆腳石與通溝有關。有效的溝通，可以大幅提高專案成功的機率。

　　由於專案團隊成員來自不同部門與層級，因此溝通更顯重要。任何溝通的誤解，都會造成專案拖延、成本增加，最後導致失敗。專案經理人如何才能減少溝通不良所造成的失誤?

　　首先，要了解專案團隊中，阻礙有效溝通的障礙是什麼。通常，溝通的障礙包括：

　　■錯誤的假設。團隊成員似乎都清楚你的指示與期望，但最後你卻發現，你們之間的認知南轅北轍。這是源自於，你假設彼此瞭解，而未要求團隊響應確認。

　　■害怕報告實情。專案經理人必須掌握專案進行是否順利，控制進度與預算，瞭解資源充不充足，或專案是否陷入困境等。因此，專案經理人必須建立一個可以說出實情的團隊文化，不要讓成員只告知你正面的訊息。

　　■缺少共同語言。專案團隊的成員來自各部門，各有自己熟悉的語言。所以一開始，專案經理人就要建立起共同的語言，避免各種專業術語阻礙溝通。

　　■文化差異。文化差異包含了語言、性別、種族及企業協議。

　　■不良的團隊氣氛。建立一個開放、誠實的團隊，不要建立一個階級分明的團隊。由上而下命令式的溝通模式，所造成的阻礙會更大。

　　剷除溝通障礙最有效的方式，就是在專案推動之前，擬定一個正式溝通計劃，以化解潛在的問題，幫助經理人掌握專案的進度及預算。溝通計劃的內容，包含基本法則、衝突解決方案，及改變協議(change protocol)。
　　基本法則是用來解答專案成員的問題。譬如：

　　■什麼人需要什麼資訊?

　　■什麼時候需要?

　　■訊息如何傳遞──面對面的溝通、電話、電子郵件或正式報告等。

　　另外，身為專案經理人，你要思考的基本法則如下：

　　■誰要直接對你報告?

　　■用什麼方式簡報──電子郵件、會議等。

　　■簡報的頻率──每天、每個星期，還是兩個星期。

　　■是不是要針對進度完成的比例進行簡報。

　　一開始就把溝通細節說明清楚，不僅可以節省時間與成本，還能提高團隊士氣，因為每一位團隊成員都清楚知道自己的職責所在。

　　把自己定位為創業家

　　不論專案設計得有多完備，還是有許多預料不到的事情會發生。譬如，團隊成員另有職務、計算機軟體無法使用等。一開始就建立一套改變協議，在專案進行中，往往有助於團隊成員的全力配合。

　　推行專案最終的目的都是，希望能夠創造高顧客滿意、增加銷售量、提高獲利，最後創造股東價值。因此，專案經理人必須將自己的角色定位為創業家或CEO，把專案當成事業來經營，瞭解企業的運作如何為股東創造價值。

　　但是，並不是每一項專案都會直接對企業利潤產生影響。專案經理人同樣需要思考，專案的推行對企業策略能夠產生什麼樣的價值?舉例來說，推出新產品會大幅提高公司獲利能力;而進入新地理市場的專案，只要能打平就很幸運了。但是，兩者對企業整體的策略卻都有貢獻。

　　好專案不會憑空出現，需要完備規劃與認真執行。其中包含有六個步驟：

　　■發展專案架構。專案架構讓專案有焦點，強迫專案經理人朝預期的結果前進。說明清楚你期待達成的數字，如銷售量、生產及營運成本等。確保目標的設定合理，是可以達成的結果。

　　■策略思考。從大格局來思考專案的目標。想想專案是否符合企業長期策略，看看專案是否與企業的競爭優勢相輔相成，或者可以為企業開創其它的優勢。

　　■建立事業規劃。進行市場調查，並瞭解競爭狀況，讓核心團隊參與事業規劃。

　　■執行並控制專案。專案開始執行時，不要把事業規劃擺一邊，它是專案執行的指導原則，讓你隨時檢視專案設定的目標是否達成。

　　■專案終止與檢討。專案結束時，專案團隊應該提出一份專案報告，檢討哪些目標達成，哪些未達成，以供日後參考。如果虎頭蛇尾，專案成員付出昂貴代價獲得的教訓，將無法有效分享。下次專案開始，一切又從頭來過。

　　你是專案經理人，掌握好專案管理的訣竅，可以讓你事半功倍!