不懂專案管理三角，你的專案很難成功

在管理專案時，難免會出現影響專案的變更或其他問題。為了防止專案超出計劃或超支，專案經理總是要平衡專案管理三角形（由三個主要專案約束組成）。
 
什麼是專案管理三角形？
 
專案管理三角形由決定專案質量的三個約束組成：範圍、成本和時間，它們分別構成三角形的一邊。無論專案對這些約束產生了什麼影響，都會導致對其他一兩個約束進行調整，以達到平衡並保持專案質量。
 
要理解專案管理三角形，首先必須定義組成它的三個約束。範圍是指成功交付專案必須完成的任務。時間指的是專案進度表，它用開始日期和結束日期來組織任務。成本是指執行專案所需的財務投資或資金。
 
針對這種專案管理模式有不同的術語，如三重約束和鐵三角。它們之間除了提法不同外，並無其他區別。它們都是指需要在三個專案約束之間保持平衡，以便按預期、按時和在預算範圍內交付專案。

專案管理三角形為何重要？
 
只有平衡這三個約束，才能實現高質量的專案。改變專案管理三角形三邊中的一邊，就必須充分調整其他兩邊，以保持專案的平衡和正常運作。
 
跟蹤這三個專案約束可以讓專案經理更輕鬆地管理專案中的變化。這是因為專案管理三角形顯示了範圍、時間和成本之間的相互關係，以及它們與質量之間的關係。
 
這些知識使專案經理更容易理解要交付高質量的專案需要優先考慮哪些事項。如果進度無法改變，那麼就必須密切監控專案的範圍和成本。這些方面的任何變動都會影響專案進度。
 
利益相關者、客戶或專案所有者都希望瞭解任何專案變更。使用專案管理三角形可以幫助他們直觀地瞭解專案約束的一項更改如何影響其他約束。
 
最後，使用專案管理三角形有助於降低專案風險。從更快地管理變更、確定優先次序到讓利益相關者及時瞭解情況，所有這些都有助於降低專案風險。因此，在規劃、執行和監控專案時，專案管理三角形是很有效的專案管理工具。
 
如何管理專案管理三角形
 
管理專案管理三角形有很多方法，以幫助團隊交付高質量的專案。其中一些方法取決於專案型別、優先事項、風險程度、可支配資源等。
 
● 靈活約束
 
根據利益相關者或團隊最看重的約束條件，審查這三種約束條件中哪種最靈活。如果專案需要調整才能保持正軌，這將為你提供一些如何應對的指導。
 
● 定義必備功能
 
同樣，你需要與利益相關者和團隊成員會面，確定最終產品的所有預期功能，還需要確定哪些約束是最重要的。瞭解必須擁有的功能，以及如果約束受到影響，哪些功能不是專案所需的功能。儘量在約束條件和利益相關者滿意度之間取得平衡。
 
● 制定風險管理計劃
 
在制定專案計劃時，一定要包括風險管理計劃，以確定專案中的風險，以及當風險發生會產生哪些影響。這樣你就能知道哪些約束會受到影響。此外，如果出現問題，還要包括應對措施，並確保要向專案團隊和利益相關者傳達。這樣大家都能意識到對專案的潛在影響以及調整專案管理三角的必要性。
 
● 制定變更管理計劃
 
為了使專案管理三角形保持平衡並提供高質量的服務，整個專案過程中都會發生變化。制定變更管理計劃可以確保這些變更得到控制。變更可能來自利益相關者、裝置故障等，做好準備將減少其負面影響。
 
專案管理軟體對專案三角形的作用
 
為了識別專案過程中的變化並做出必要的調整，最好使用專案管理軟體。8Manage PM是一款出色的端到端專案管理軟體，其最大優勢是實時跟蹤，能幫助你監控和控制專案範圍、時間和成本，掌握專案所有關鍵細節。

● 管理範圍

雖然專案可能發生變化，但在開始時定義專案範圍絕對可以讓你更輕鬆管理和執行專案，包括處理變更。8Manage PM幫助你管理專案範圍三個最重要的方面：

- 確保專案團隊成員清楚瞭解干係人的需求，干係人和團隊成員就如何驗證每個已完成需求達成一致意見。在測試用例中記錄同意意見後，該需求被標記為與測試用例關聯的“可測試需求”。
- 允許從干係人到需求、活動和測試用例的可追溯性。
- 為需求變更提供基線和變更管理功能。
 
● 管理資源和成本
 
專案的範圍與時間其實與專案資源管理息息相關。8Manage PM的資源管理功能使專案經理能夠輕鬆設定團隊的可用性。如果發現團隊分配不足或過度分配，可以在8Manage頁面上進行平衡，快速輕鬆地重新分配他們的工作，以使專案保持在範圍內。
 
資源成本也可在8Manage PM上統一管理。你可在系統中為所有資源建立預算、新增專案費用和輸入小時費率，透過實時儀表板跟蹤專案中的成本和其他相關指標。
 
● 識別和跟蹤專案風險
 
專案管理三角形也可以被視為可能影響專案的潛在領域的列表。8Manage PM支援你透過建立任務卡來識別風險，並跟蹤它們直到其得到緩解。你可以將這些風險問題分配給團隊成員，並且可以根據需要附加如何解決問題的說明檔案。
 
● 實時的豐富報告和分析
 
當然，在處理專案管理時，三角監控才是王道。越快發現問題，就能越快解決問題。當你需要更多詳細資訊時，請使用8Manage PM的報告功能。其可以輕鬆生成狀態報告、專案組合報告以及時間表、差異等報告。這些報告還可以輕鬆地與利益相關者共享，以保持更新。
 
結語
 
清楚地瞭解可能存在的約束可以幫助專案經理避免嚴重的挫折，從而提高投資回報率。此外，實施正確的 有助於加快程式，使團隊高效地開展工作。因此，使用鐵三角來視覺化專案，將能最大限度地減少潛在的挑戰和風險，使專案順利進行。