專案成功的10條指導方針

專案代表了公司建立競爭優勢和提高利潤的方式，成功的專案會將公司與那些競爭激烈的公司區分開來。這10個步驟可以作為指導方針，確保專案成功，並將公司帶向新的高度。

1.設定期望：定義專案

通過徹底理解當前狀態來開始專案定義：

○與利益相關者一起驗證當前狀態、專案要求和範圍。
○獲得高管和關鍵使用者對這些關鍵檔案的認可，為專案團隊建立明確的界限和目標。
○明確關鍵可交付成果的關鍵日期。
○如果差距分析確定為實現最終願景需要進行大量更改和努力，則使用分階段交付方法。
○為專案建立多個階段，使團隊能夠避免過度設計。

2.組織起來：建立專案計劃

建立專案計劃可為專案活動提供路線圖，並確定專案是提前還是落後於計劃。

將專案工作分解為可操作的部分。把任務定義為較小的工作量，使專案團隊更容易理解任務何時完成，將每個任務的責任分配給更少的資源。

給這些任務分配現實的時間。參考過去的專案計劃生成準確的估算時效以完成工作。

每週跟蹤和溝通專案進展情況。任務完成時間上的收穫或延遲會影響其他工作。更新任務完成百分比和未來的日期變更，以保持專案團隊和涉眾知情。

3.從高層開始：獲得高層的支援

確定專案成功所需的行政支援。在此步驟中尋找兩種型別的高管：頂級高管和使用者高管。

高層管理人員的支援推動使用者管理人員的支援，並可以通過參與專案溝通、啟動會議和推出會議來激勵整個使用者社群。他們還批准預算，並確保專案團隊獲得專案成功所需的工具、培訓和資源。

使用者執行人員是受影響使用者組的團隊負責人。如果沒有來自使用者社群的執行支援，專案的成功將面臨風險，使用者參與測試、培訓和推出活動將不一致。

4. 最佳團隊交付最佳結果：專案團隊管理

成功的專案需要團隊的通力合作。外部資源也是專案團隊的重要補充，可以100%專注於手頭的專案，而不需要同時兼顧其他職責。

為專案團隊挑選最有才華的人，使用合適的專案管理工具。瞭解現有的公司流程和工具，使內部候選人成為優秀的團隊成員。此外，內部團隊成員成為專案的擁護者和變更推動者，確保專案完成後繼續取得成功。

使用諸如8Manage PM這樣專業的專案管理工具，可以有效管理到團隊實時發生的事情，讓團隊知道該做什麼，從而更方便地進行協作，並且專案管理者可以透明地瞭解流程以保持專案順利執行。

5. 為不可避免的事做準備：風險管理

風險管理明確側重於識別風險和降低風險的可能性和影響。在專案過程的早期，通過頭腦風暴來討論專案的業務、法律、技術和組織風險。將此工作的時間構建到專案計劃中。讓業務、法律和技術領域的功能專家參與進來，以識別儘可能多的潛在風險。

除了識別風險本身，還要識別可能增加風險發生概率的觸發器。這些觸發器是風險發生的早期指標，可以幫助專案團隊減輕風險對專案成功的影響。在頭腦風暴會議期間，還要收集風險症狀，以幫助及早識別風險的發生。

6. 堅持計劃：範圍管理

既然計劃和團隊已經就位，保持專注是很重要的。記住最終目標，並在專案的整個生命週期中實踐範圍管理。

建立並嚴格遵守範圍變更流程，範圍的所有變更都需要專案團隊的批准。這包括從任務列表中新增和刪除。

對已批准的可交付成果或日期的變更需要專案團隊、涉眾和行政部門的批准。如果與範圍文件中記錄的涉眾和執行人員的協議處於危險之中，那麼專案團隊有責任在決定採取行動之前提出這些建議的更改並獲得一致意見。

7. 執行計劃：質量保證

可靠的質量保證計劃和方法確保專案可交付成果滿足涉眾提出的要求。有了適當的計劃和完善的質量保證技術，最好的執行專案應該預期準時和預算內的質量交付。

讓質量保證(QA)團隊儘早參與計劃和風險管理階段。在整個專案中安排評審和審計，以便在時間線的早期識別質量問題，以便可以將修復工作作為正常操作的一部分建立，這樣專案質量和時間不會受到影響。

8. 傳播訊息：儘早和經常溝通

建立一個溝通計劃，作為初始專案計劃的一部分。根據整個專案團隊的輸入，確定要交流的訊息、這些訊息的接收者、負責製作訊息的團隊成員、用於傳送這些訊息的媒介以及訊息傳遞的簡潔和及時性。

專案狀態的更新可以保證專案的進度和利益相關者的參與。隨著努力的進展，可能會在範圍和時間上有小的變化。直接專案團隊之外的人的所有權意識隨著資訊共享的水平而增長。

9. 獲得使用者接受：變更管理

第一步是確定變更中涉及的所有涉眾。即使是受到變化影響的一小部分人也會在整個組織中產生連鎖反應。向所有利益相關者展示他們從中得到了什麼。

○不要吝惜分配給使用者關於新工具和過程的時間和資源。
○生成關於新過程和工具集的易於使用和理解的文件。
○建立備忘單，幫助使用者將新方法整合到他們的工作中。
○通過設定清晰的、可實現的截止日期和多個進度檢查點來確保變化持續下去。
○通過工作會議支援使用者，當使用者組將新方法應用到他們的業務時，專案團隊可以提供過程和工具專業知識。
○通過跟蹤新工具和過程的使用來度量遵從性。

10. 認證結果：衡量專案成功

一旦專案完成，結束專案與客戶滿意度調查。瞭解從使用者的角度是如何看待專案的。瞭解專案可交付成果，如何滿足使用者需求、專案團隊溝通的質量以及良好的使用者時間管理的指示，有助於專案團隊在未來的工作中做得更好。編譯並向專案團隊和發起人分發經驗教訓，以驗證工作。

最後的話

一個專案的成功，離不開以上的步驟，如若在專案計劃和執行期間，利用合適的現代 配合管理團隊也是個不錯的注意。如8Manage PM，可以保持每個人在同一頁面上，並在整個專案過程中保持持續的溝通。系統能實時跟蹤專案資訊，真實準確反映專案情況，誠實明確劃分責任，自動檢測專案質量及風險，對專案成功交付有很大的幫助。