文件管理系統——現代企業知識資產的管理工具

    文件管理、是知識管理廣義範疇的重要組成部分，並且在知識管理中所扮演的角色和所發揮的作用仍然是至關重要的。企業在運營過程中經常會出現硬碟破損、資料丟失、機密外洩、資訊檢索困難、檔案損壞、文件版本多樣、編號混亂、資訊共享滯後、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導致企業管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業的良性發展。企業要想解決這些棘手的問題，就必須要藉助。

 

    文件管理的企業各類重要顯性知識文件，是企業知識管理最為基礎的一項內容。在各類知識中，大部分是以文字和電子文件的形式存在的。企業文件作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業知識的“沉澱容器”。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基於文件內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。”

 

    雖然企業付出很多時間和精力去組織分類這些文件，避免意外狀況發生，結果卻是不盡人意。如何科學管理這些盤雜的知識文件使其不至於流失，並得到充分的利用，正是很多企業都深感頭疼的問題。當前多數企業的電子文件管理幾乎空白。管理層對文件管理的重要性認識不足，對於電子文件管理技術更是不甚瞭解。對於集中管理如此浩大的電子文件，企業感到心有餘而力不足。而電子文件管理系統，正是應此需求而誕生。

 

    利用可以給企業使用者帶來前所未有的好處：不限格式的系統儲存文件，檢索和傳輸都非常迅速，文件的安全性問題從技術上得到了解決。並且同一資訊資源可以同時被不同使用者利用，使用者可以隨時隨地都能查閱不斷更新的資料，並透過按照企業的組織結構實行許可權結構劃分，使企業的每一成員各司其職，解決了企業內部各自為戰的問題，有助於各部門之間互通有無，有助於提高辦公效率，從而實現協同辦公。

 

    隱性知識是企業核心競爭力的源泉。但是由於隱性知識儲存於企業員工個人的大腦之中，相對於顯性知識來說，實現共享的難度較大。促進隱性知識顯性化是隱性知識管理的主要策略，促使隱性知識轉化為顯性知識一直是知識管理的一項重要任務。企業文件管理，控制著組織內部所有文件的生成、辦理、日常保管和利用，是隱性知識向顯性知識轉換的重要渠道，此外，企業的質量標準檔案、操作說明書、業務指南和員工手冊等都是企業文件管理的重點內容，這些也都是隱性知識顯現化的成果。因此，文件管理對組織能否實現知識管理至關重要。

 

    綜上所述，我們可以明顯看出文件管理工作發展的新趨勢，即加快建設，實現檔案工作各個環節的計算機化。這是實現工作現代化，提高企業整體功能的物質技術基礎和重要手段。就企業來說，企業現行檔案和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行檔案和檔案規範化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發資訊化的程式。因此根據企業文件管理應用計算機技術的程度和水平，將其劃分為不同的階段，而電子文件是文件管理工作發展的目標方向和最終階段。