什麼是企業文件管理系統，文件管理系統可以實現哪些功能？

隨著企業資訊化建設的不斷髮展與進步，企業在管理中也開始實現數字化應用，逐漸將企業日常辦公資訊化，企業電子資訊資料主要以結構化的資料庫和非結構化的文件資料庫為主，但音訊影片檔案、資料合同等電子文件並沒有進行規範化的管理，因此企業文件管理系統對於企業日常辦公管理尤為重要。

 

傳統的文件管理大多是依靠人工對紙質文件歸檔整理，隨著企業規模增大、各類業務文件數量增長、儲存紙質文件的空間需求不斷增加，這種管理模式極易造成混亂，且檢索時間長，不僅導致文件管理效率低下，一旦出現文件破損丟失等問題，會給企業帶來一定的經濟損失。

 

什麼是企業文件管理系統？

企業文件管理系統不僅能夠幫助企業將內部各類文書、紙質檔案、購銷合同等電子類文件進行綜合管理，同樣針對以往傳統文件管理方式的弊端進行規範，簡化了繁瑣的管理工作流程，提高了電子文件管理的工作效率，協助企業文件資訊越來越智慧化。

 

企業文件管理系統能夠幫助企業實現哪些功能？

一個優質的文件管理系統需要具備對現有文件進行管理，還需要能夠準確快速的將新的紙質文件進行電子錄入、儲存以及團隊共享，在儲存紙質文件時可以自動識別文件內容並輸出文字資訊，文件分類歸檔後團隊共享瀏覽，方便員工與管理者協同辦公，保證文件資訊更新的及時性和統一性。

 

文件管理簡單來說是為了解決企業與個體之間的文件管理混亂，知識孤立等問題，目的是將所有企業檔案集中起來，能夠有序且高效地進行分類整合、同步及管理，從而構建企業專屬的檔案資源庫。

 

文件管理過程中文件的儲存也同樣需要依託於計算機網路技術，將內外部文件統一錄入傳輸到系統當中，而文件的錄入也是多樣性，面對紙質類文件，管理系統基於 OCR及圖形處理技術研發智慧文字識別，無論是雜誌、報紙、書本都可以透過OCR智慧輕鬆識別轉換成文字，形成電子文件並上傳。

 

透過雲端儲存方式來實現企業文件的集中儲存、統一管控，文件管理系統不僅僅是單純的儲存電子文件，也同樣支援企業在系統中進行文件的實時更新以及文件的匯入匯出，科學管理文件不僅能夠確保企業文件的安全性也全面提高團隊與個人的工作效率。

 

閃信智慧文庫系統的開發在實現以上功能的基礎上，為了協助特定行業加快建設文件管理智慧化與流程化，利用網際網路爬蟲採集技術解決了企業文件編寫與文件檢索的難點。讓特定行業或特定業務在文件編寫過程中進行分類素材的全方位搜尋，精準的獲取有效資訊，有效提高文案編寫素材的檢索效率，為企業建立專屬內部檔案資源庫起到重要作用，讓文件管理工作更簡單便捷。