分析什麼是文件管理系統 (DMS)？

Zoho發表於2022-07-09
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    如今公司在與客戶、合作伙伴和其他利益相關者進行操作和聯絡時會建立大量文件和資料。即使許多人考慮實現無紙化，他們仍繼續從他們的許多工作流程和系統中建立、接收和共享文件。文件管理是組織在業務中使用、管理和儲存文件的方式。這些文件可能有不同的格式，例如PDF、影像、影片、音訊、電子表格、程式碼包等。
    建立和編譯文件相對容易。組織和儲存它們以便它們可訪問且安全是大多數團隊遇到問題的地方。本文分享了安全管理組織中文件所需的所有知識。介紹如何實施文件管理系統、您可能面臨的挑戰以及尋找文件管理系統的關鍵功能。
   使用Zoho Projects的文件管理軟體有助於在很大程度上簡化文件生命週期管理流程。您可以設定自動化工作流程和流程來管理、更新和儲存在公司共享和使用的文件。文件管理還有助於維護：1、對團隊、客戶和合作夥伴保密，2、工作流程和系統的效率，3、符合行業標準和監管機構。
    大多數文件管理系統專注於數字檔案，而另一些則儲存物理專案，ZohoProjects的文件管理系統兩者兼而有之。檔案管理系統是公司所有資訊和檔案的單一真實來源。當任何有權訪問的人需要某些東西時，他們知道去哪裡尋找。


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