科技型企業文件外發控制管理,最佳實踐方案是什麼?

飞飞传输發表於2024-04-30

科技型企業是指那些產品的技術含量比較高,具有核心競爭力,能不斷推出適銷對路的新產品,並不斷開拓市場的企業。這些企業通常擁有較高的科技人員和專業人員比例,其主營方向往往是業界認可的高新技術領域或方向。在組織特徵上,除了航空航天、核能開發這類高技術大企業外,大多數科技型企業表現為扁平化組織、亞鈴型結構。

科技型企業與外部合作方有較緊密的業務往來,業務的穩步推進也關係到科技型企業的發展,因此,文件外發控制管理對於科技型企業來說也相當重要,一般而言,科技型企業常用的文件外發方式主要有以下幾種:

即時通訊軟體:如QQ、微信、釘釘等,這些軟體以其方便、簡單的特點而廣受歡迎。使用者可以直接透過聊天視窗傳送檔案,無需複雜的操作步驟。然而,這種方式也存在一些缺點,如缺乏檔案傳輸管控措施、不支援大檔案傳輸、傳輸記錄易丟失等,因此更適合傳送一些簡單的、小型的或無任何保密要求的檔案。

企業郵箱:與即時通訊軟體相比,企業郵箱在外發檔案時顯得更為正式。郵件傳送通常包含主題、公司、職位、姓名以及聯絡電話等資訊,郵件內容也會長久儲存在伺服器中,方便後續查閱。但企業郵箱也存在大檔案傳輸速度慢、外發檔案沒有審批流程、缺乏統一和完整的外發記錄等問題。

FTP伺服器:FTP(檔案傳輸協議)伺服器也是一種常見的檔案外發方式。透過FTP,使用者可以在本地和伺服器之間上傳、下載檔案。然而,FTP同樣存在管控難題,難以保障檔案是否合規,且在傳輸大檔案時可能會遇到速度慢、傳輸中斷、檔案丟失等問題。

專用檔案共享平臺:一些企業會選擇使用專用的檔案共享平臺,如百度網盤、阿里雲盤等。這些平臺通常提供大容量的儲存空間,支援多種檔案格式,且具備較高的安全性。透過平臺,使用者可以方便地分享和管理檔案。

物理介質:在某些情況下,企業可能會選擇透過物理介質(如U盤、行動硬碟、光碟等)進行檔案外發。這種方式雖然相對傳統,但對於一些需要高度保密或對網路傳輸有特殊要求的檔案來說,可能是一個可行的選擇。

但是,上述方式在安全性、資訊隱私保護、業務便捷性及管理輕便性上均存在不同程度的問題,對於科技型企業而言,需要專業的平臺實現對文件外發控制管理。

飛馳雲聯Ftrans B2B企業間檔案安全交換系統,幫助實現企業內部使用者與供應鏈上下游協作方之間、安全可控地發放和接收專案圖文件資料,並實施有效的資料保護,防止資料洩露。

1)企業級的安全可靠,避免資料洩露

支援檔案傳輸內容加密,可以選擇資料加密方案,在資料收發兩端之間形成加密隧道,以保證 在傳輸過程中,業務資料不會被竊取或洩露。

業內首創的安全數字包裹機制,確保業務資料完整性與不可篡改。基於收發檔案包模式,對於 外發行為的管控粒度更加精細。

針對內外部使用者的賬號進行精細管理,資料許可權進行精準管控,避免許可權濫用而導致的資料洩 露問題。

2)卓越傳輸效能,極致的傳輸體驗

系統具有私有CUTP檔案傳輸協議,可以有效提升頻寬利用率到80%,有效保障檔案外發的速度。

針對大檔案和海量檔案傳輸,系統使用大檔案虛擬分塊、小檔案虛擬拼接技術,保障大檔案、 海量檔案可靠、高效、穩定傳輸。

3)易用易理解,獨立流暢操作

系統提供類似於收發郵件的使用模式,無需複雜培訓,業務人員可快速上手使用,自助獨立完 成檔案外發全過程,大幅降低IT部門支援工作量。

系統可以一站式完成內容檢查、稽核審批、防毒加密、業務通知等環節,開箱即用;同時避免 多環節、多系統切換造成的傳輸流程複雜、效率低、安全性若的問題。

您可以搜尋“飛馳雲聯”瞭解更多資訊。

關於飛馳雲聯

飛馳雲聯是中國領先的資料安全傳輸解決方案提供商,長期專注於安全可控、效能卓越的資料傳輸技術和解決方案,公司產品和方案覆蓋了跨網跨區域的資料安全交換、供應鏈資料安全傳輸、資料傳輸過程的防洩漏、FTP的增強和國產化替代、檔案傳輸自動化和傳輸整合等各種資料傳輸場景。飛馳雲聯主要服務於積體電路半導體、先進製造、高科技、金融、政府機構等行業的中大型客戶,現有客戶超過500家,其中500強和上市企業150餘家,覆蓋終端使用者超過40萬,每年透過飛馳雲聯平臺進行資料傳輸和保護的檔案量達到4.4億個。

相關文章