經濟危機下企業需要什麼樣的資訊系統

文章發表：http://cio.it168.com/a2008/1201/212/000000212525.shtml

【IT168 專稿】資訊系統作為一種管理方式，可以在一定程度上加強企業的管理，提高工作效率，在當今社會可以說是一種必備的工 具，但是任何工具都有他的自身的價格、使用成本等，而這些因素也會導致企業在使用時需要研究需要使用哪些資訊系統，需要如何使用。特別是在經濟不景氣的情 況更是要從成本效益的原則來考慮，對一些業務模組加強管理，對一些不必要的業務管理模組進行捨棄。

[@more@]最常見的資訊系統包括ERP、OA、CRM、PDM、CAPP等，這些系統中要數ERP和OA系統的通用性最好，可以說各行各業都會有所需要。各種系統也 會包括不同的模組，而不同的模組相應的也會有一個購買和使用成本，因而企業在選擇時就需要根據實際的需要來選擇不同的模組了。

在常規的OA系統中，一般只是包括一些常用的辦公業務，例如電子郵件、公告新聞等，也有一些OA系統包括了一些差旅費報銷等常用的業務流程，對於OA系統 的使用需要主要人員都配備一臺電腦，這個對一些製造型企業來說比較困難，所以在實施時需要充分考慮自身的硬體條件，另外就是人員的基本素質，這些都會影響 系統的實際使用效果，所以在實施OA系統時，滿足基本的郵件、公告和報銷等流程後，企業業務可以根據實際情況進行管理，可以說一些業務流程功能在OA系統 中處理的效率反而較為低下，例如企業的會議管理，往往並不能達到真正的會議管理的效果，而只能是作為一個會議紀要的工具。在OA系統實施後，還要注意做好 管理工作，避免OA系統變成聊天系統。

ERP系統可以說是企業內部流程管理的最重要的一個系統，而一般的ERP系統主要包括總賬、應收、應付、現金、固定資產、採購管理、庫存管理、銷售管理、 生產計劃管理、生產訂單管理、車間執行管理等模組，對於大型公司，最常用的還包括預算管理、合併報表等，這些模組總的來說都是從加強企業內部的管理來進行 的，而業務的實施也會提供該方面業務的工作效率，特別是報表輸出的效率。

第一，總賬和庫存模組可以說是兩個基本的管理模組，總賬模組可以滿足基本的財務做賬要求以及財務報表的輸出，而庫存模組則是管理好基本的倉庫出入庫賬務， 對於一般的製造型企業來說庫存物資情況的準確性將會直接影響企業基本物資的管理和生產、銷售的基本決策，因而可以說在實施ERP的過程中，這兩個模組是基 本的實施模組，如果是一些庫存不是很緊要的企業可以不必實施庫存模組。

第二，在基本的賬務處理的基礎上，企業可以針對一些具體業務進行財務明細賬的管理，例如應收、應付、現金、固定資產等，這些模組可以說是對總賬業務有著錦 上添花的作用，而這些業務當中，應收和應付管理可以幫助企業更好地管理企業的往來賬，便於往來單位賬款的管理，固定資產管理可以減少企業日常管理中一些瑣 碎的管理細節，降低日常的固定資產管理，而對於現金的管理可以根據需要確定是否採用，因為基本的總賬業務也具備了輸出現金日記賬的資料，因而可以從管理成 本控制的角度來確定是否採用。

第三，在庫存管理完善的基礎上，對於企業內部的三大訂單可以進一步加強管理，這三大訂單分別為採購訂單、銷售訂單、生產訂單，這些訂單可以說是企業日常運 營需要完成的主要任務。在日常的企業執行中，透過這種訂單的方式進行管理，這種“訂單主義”能夠加強任務的可跟蹤性，明確職責。這三大訂單都是和庫存息息 相關的，也特別需要一個準確的庫存資料，同時也和庫存管理等模組一起為成本核算提供更為準確和及時的資料。如果是非生產型企業，那麼生產訂單的地位就沒有 那麼重要了。

第四，生產計劃管理和車間執行管理是對生產訂單管理的一種加強，生產計劃的上線使用依賴企業有一個準確及時的庫存管理、採購訂單管理、銷售訂單管理、生產 訂單管理以及紮實的基礎資料管理工作，因為生產計劃相關的基礎資料可以說是計劃計算結果的方向的一個開關，決定了計算結果按照什麼樣的方式和資料輸出，而 庫存和訂單等流程中的資料則既需要做到準確，而且需要能夠做到及時，否則生產計劃參考的資料是過去的資料，那麼得出的結果就可想而知了。對於車間執行管 理，同樣需要有一個紮實的基礎資料管理，如果對於車間執行管理也要能夠做到計劃管理，同樣也需要做到一個及時準確的過程資料管理，例如工序的執行情況等。 在這兩個管理的過程中，還會存在一個生產能力平衡的管理，這個可以根據實際情況決定是否採用，因為難度較大，大部分已經實施的企業都是將其作為一個參考依 據。對於這兩個管理業務，車間執行管理的實際操作最為繁瑣，如果實際的加工操作過程較快，一般不建議採用，或者只是採用臺帳管理的方式即可，不過多的採用 流程管理的方式，否則很容易增加管理成本。在一些企業採用生產線的方式或者是採用車間內部批次集中加工的方式，那麼就可以適當調整資訊反饋的密度和方式 了。

第五，對於一些大型公司，就特別強調對一些業務的集團控制方式，最典型的要數合併報表。一般一個集團公司來說，月底或者一個季度、年度出具合併報表的工作 相當繁瑣，透過一套完善的合併報表系統的實施，可以大大縮短企業間合併報表的工作時間、提高合併報表資料的準確性，當然這一點也需要各分支公司已經實施了 總賬系統。而對一個大型公司來說，各方面運營成本較高，往往都是採用預算控制的方式，對於一些共同的業務進行集中管理，降低運營成本，也會降低一些交叉成 本，最典型的要數集中採購業務，往往能夠給企業的生產和管理成本的降低帶來巨大的空間。

對於ERP系統的實施模組的選擇，以上更多是從一個生產型企業來考慮的，具體企業在實施時需要根據自身企業的特點進行選擇。

在企業的生產管理過程中涉及的物料清單BOM和工藝是透過PDM和CAPP系統來分別進行管理的，當然實際的軟體產 品因為業務處理或者架構設計的需要也會互相有所延伸。這兩個系統是從對企業生產的基礎資料的細化管理，如果能夠同ERP系統實現一個雙向的整合，可以達到 減少基礎資料管理工作量和提高產品設計及管理的效率的雙重效果。但是這種詳細的管理方式也會造成巨大的管理成本，對於一般基礎較為薄弱，或者成本壓力較大 的企業，可以只採用其中的設計文件管理模組，不必過於苛求資料的整合性。

總的來說，企業在實施資訊系統時需要結合自身的情況，不能夠盲目投資進行一些資訊系統的實施，同時對於一些資訊系統的日常管理也要根據自身的情況開展，因 為過於嚴格的流程同樣會造成巨大的管理成本；而對於一些模組，為了贏得更好的市場競爭優勢，需要及早實施，如果已經實施則需要不斷強化管理，例如基本的庫 存管理和三大訂單管理。在目前經濟不景氣的背景下，企業需要在考慮加強管理的同時也要注意降低自身的管理成本，需要更加地本著成本效益原則進行資訊系統的 實施。