PRINCE2專案管理初探之五：專案組織（Organisation）

組織是PRINCE2專案管理八大元件之一。

PRINCE2假定每一個專案都是在“客戶 – 供應商”的環境中進行的。這意味著專案由客戶來提供專案資金、由供應商組織專業技術和資源來實現客戶要求的專案成果。

客戶只有在確認投資的有效收益的時候（有效的商業論證），才應該對一個專案提供投入。這些收益應當通過一個或多個專案最終交付產品來實現。這些產品可能是有形產品，如建築、硬體或軟體等；也有可能是無形產品，例如新的企業文化。

如果一個專案的資金來源於客戶，那麼客戶的利益和興趣應當是專案管理團隊所代表的最高利益。這是通過一個團隊角色來實現的：專案主管（Executive）。

專案主管由上一級管理單位（客戶企業或者專案組管理）任命，主要負責專案目標和預期收益的實現。承擔專案主管角色的人通常對專案所在的商業環境非常熟悉，從而能夠正確的決定對專案的資源投入。

專案主管的首要工作是在專案的每一個階段決定是否繼續投入資金；這個工作通常是在另外兩個角色的協助下完成的：高階使用者（Senior User）和高階供應商（Senior Supplier）。這三個角色則組成了專案委員會（Project Board）。

高階使用者代表了專案產品的終端使用者群的利益，這個使用者群包括專案產品的使用者，實現專案收益的人以及那些會受到專案成果的影響的人群。高階使用者有權向專案提供必需的人力資源來定義使用者的需求，因此，承擔高階使用者角色的通常是客戶企業中的高階經理。這個角色最關鍵的任務是確保清晰、完整地定義使用者要求。

高階供應商的角色則代表了負責建設、創造和交付專案成果的團體的利益。這個角色的關鍵責任在於確保所有的產品都按時完成，同時滿足高階使用者的具體要求。高階供應商必須具有獲得專案所需的供應資源的能力。

由此看來，專案委員會代表了三者的利益：客戶（商業）、使用者和供應商。然而需要指出的是這三者在委員會中並非平等民主；事實上所有的決策都是由專案主管來完成的。高階使用者和高階供應商則負責協助這些決策過程，確保考慮到使用者和供應商的利益。

整體上，專案委員會通過“例外管理”來履行其專案管理的職責。在專案中委員會只負責高層決策：例如專案啟動授權、竣工授權、以及每個專案階段的資源投入和階段啟動授權等，而把具體的、日常的專案管理權力下放給專案經理。

專案經理的職責是確保在有限的成本預算和工期前提下，按照質量要求完成所有的專案產品生產交付。為了做到這一點，專案經理需要將工作分配給必要的技術隊伍來完成產品的設計和生產。在某些情況下，專案經理需要依賴一個或多個專案小組在小組經理的帶領下完成產品的設計和建造。例如專案跨地區同時進行，或者專案包含高尖端科技性質的工作等。

PRINCE2還定義了專案保證（Project Assurance）這一組織，通常由專案委員會的成員來擔當其中的不同角色。專案保證獨立於專案經理，對專案的工作情況和產品進行監督。除了自己擔當專案保證中的角色，專案委員會成員還可以派代表來執行其監督職責。為了確保專案保證的獨立性，專案經理不可以承擔任何監督職能。

專案保證的職責包括代表客戶監督專案的財政狀況（Executive Assurance）；確保客戶對產品要求的完整、準確和清晰定義（User Assurance）；以及確保質量控制程式的有效執行（Supplier Assurance）。

另外，專案經理常常需要文祕、行政和財會人員的支援。PRINCE2把這些專案支援職能稱為專案支援（Project Support）。當然，通常只有在大型專案中才會有完整的專案支援團隊。PRINCE2只是對其中的一個職能給予了特別定義：配置管理員。配置管理員負責專案的配置管理（Configuration Management）。

概括來說，以上講到的所有的角色（專案組管理除外）構成了PRINCE2專案管理組織結構。專案委員會負責高層次的決策，通過“例外管理”將日常專案管理權力下放給專案經理。專案委員會代表了客戶（商業）、使用者和供應商三者的利益。

在某些專案中，專案小組經理負責管理一個小組的產品設計和生產並向專案經理彙報。在很多情況下，小組經理的任務是由專案經理來完成的。

瞭解更多請參考《PRINCE2 – 成功的專案管理》一書，PRINCE2是英國政府商務部所有的商標。本文為Knowledge Train所有，轉載請註明出處。

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