專案經理開會要點

組織會議是專案經理日常工作中一項非常重要的工作任務，專案過程中很多重要的決定都是在會議中做出的，也有很多由於不成功的會議而對專案本身造成了不好的影響。
[@more@]首先我們看看不成功的會議常常表現為哪些形式：

1、會議氛圍不好，參與者發言不踴躍；

2、會議討論常常偏離主題；

3、會議沒有取得預期的結果；

4、會議時間常常一拖再拖。

這些不成功的會議最終的結果就是：既浪費了大家的寶貴時間又沒有達到會議的目的，很多人都經歷過這樣的會議，對此也是深惡痛絕。

以下是根據我個人的經驗，列出了會議組織者應該注意的問題，也可看作組織會議的最佳實踐。

在列出最佳實踐之前有三點我們必須要清楚：

1、會議是否會取得成功很大程度上取決於會議的組織者。只有組織得有力，會議才有可能取得成功，這是會議成功的充分條件。

2、會議的組織者和參與者的想法通常是不一致的，有時候甚至會大相徑庭。所以不要希望會議的參與者和你一樣，對會議有著如此的期待，對大多數參與者而言，在會議中他只是一個發表想法的人， 他不用對會議的成功承擔責任。

3、以下十一條最佳實踐是形式上的約定，具體的實施可以根據實際情況來做。

組織會議的十一條最佳實踐：

1、只有需要開會時才開會。有時候兩三個人單獨小範圍溝通會更加有效。

2、提前發出會議議程，以便會議參與者知道他們來做什麼。

3、請對人很重要，不要把非必要的人召來開會，當然也不要漏掉那些關鍵人物。在確保必要人物都在的情況下一次會議參與者越少效果越好。

4、提前預約參與者的時間，以確保他們能按時到場。

5、會議的開場很重要。會議組織者要在開始前做好幾件事情。通常我建議有幾點要在開場時說：

（1） 再一次強調會議的目標，我們來做什麼。

（2）強調一下會議的基調。比如：本次會議是一個需求確認會，而非需求討論會，主要是討論做還是不做以及告知大家我們要做什麼，而不要把太多的精力放在討論如何做上面。

（3）說明一下會議的規則。如要發言，請舉手；不要有小圈子討論；不要打斷別人的講話，等別人說完你再說等等。

6、會議過程中時刻注意引導和控制會議，以確保會議按照目標進行。一次會議的氛圍是否良好，討論是否充分，好的引導至關重要。比如多提一些開放式的問題。

7、會議記錄很重要，把一些結論和有價值的內容記錄下來，這些是本次會議的重要成果之一。

8、會議要有結論。我們常在會議上聽到有人說："大家討論了這麼半天，結論呢？"。沒有結論的會議是沒有意義的。

9、會議後別忘發會議紀要，以及一些Action，什麼人什麼時候做什麼。

10、會議後的action執行情況的反饋很重要。反饋是對會議參與者的尊重，同時也告知了會議的效果。否則會讓大家感覺到這是一個可無可無的會議，大家以後參與的積極性也會降低。很多會議往往都不注意這一點。

11、按時結束的會議會受到所有人的歡迎。

這十一條最佳實踐，我認為適用於專案過程中的大多數會議，其他型別的會議也可以採用。