專案過程中要提高會議效率

專案過程中要提高會議效率

專案執行過程中報告多、會議多。各種各樣的會議，參加吧，一個會半天沒了，不參加吧，很多資訊都得不到。所以我們務必要提高會議的效率，迅速解決戰鬥

1)不開沒目標的會

一個會議，一定要有明確的目標，要求在會議開會前，就將目標明確的目標通告給參加會議的每一個人員，所有的討論都應圍繞著目標進行的。

2)明確會議議程

會議之前，我們要向所有與會人收集議題，把大家想要討論的問題都列出來，同時根據每個議題的情況，規劃好討論時間，將整個會議的議程安排清楚，在會議邀請的同時將目標和會議議程發通知參會人員。這樣可以讓與會人有所準備以便大家安排自己的工作。

3)會議材料準備

跨部門  溝通不順暢 過程中，要學會把握重點篩選合理的議題，對於不重要或者不符合要求的議題，可以提前和提出人溝通，讓其換一個議題或者不要在這個會議中討論。對於當前重要的議題，需要提出人準備好議題的材料，如統計報表、資料支援、現狀描述等等，這樣可以提升會議的有效性。

4)會議主持保持節奏

會議主持人要整個會議的節奏要控制好。按照議程來，每個議題的開始先引導議題提出人說明一下背景，將問題丟擲，留適當的時間給大家討論發散，快結束時做一個收尾，並給出結論讓大家達成一致。

5)控制好會議討論範圍

會議主持人，在會議中不是速記員，也不是旁聽者，而是一個主導者，不要覺得掃了人家的興致，放任大家興致的後果就是半天沒了。要控制好訪問，把偏離的討論拉回正軌，把沒有意義的爭執放到會後私人解決，把超出範圍的發散思維收攏回主題。

6)明確結論安排任務

每個議題可能會發散出好幾個論點，在控制範圍的同時要將每個論點輸出一個結論，要轉換為任務安排到相關部門或人員，將來可以對任務進行管理，形成可追溯，可閉環。

7)快速形成會議紀要

我遇到過好多會議，光是整理會議紀要就要半天甚至一天，耗費的精力和時間比開會還長，會議紀要要快速提供是急需最佳化的點。