IT職場：如何在精益變革中促成有效的規劃？

瀏覽任何一本管理書籍，你會驚訝於過去的數十年出現的大量概念：SWOT分析、業務流程再造、CRM、精益生產、分析工具、修復工具和測量工具。

一個經常使用(和過度使用)的術語是戰略規劃。看看任何中型或大型公司，我們肯定至少有一個戰略規劃副總裁。如果你仔細想想，用“計劃”這個詞就足夠了，因為計劃意味著涉及到一些戰略。簡單地說“制定戰略”也足夠了，因為它意味著涉及到計劃。

在變革的背景下，是什麼促成了有效的規劃?天行健精益生產顧問分析如下：

1. 不要只是和團隊成員進行頭腦風暴

記下那些值得回顧的想法，透過將討論記錄在紙上，團隊成員可以在下一個會議上決定哪些問題值得重複討論。

2. 從最基本的開始組織想法（舉例）

問:我們想在客戶服務部門實施哪些具體的改變?

答:需要另一個班次，以適應來自亞洲的客戶。這意味著我們需要員工從晚上9點工作到第二天早上5點。

問題:我們還需要多少人?

答:讓我們從四個開始，看看我們是否需要在這個數字上增加。

問題:我們需要哪種語言?

答:由於中國是我們最大的市場，我們需要會說普通話和廣東話的人才。我們可能還需要能流利說印地語和韓語的人。

問:在人力和設施方面，這將花費多少錢?

答:具體細節將在後面公佈，但我們目前估計的是每年7.5萬美元。

透過將討論分解成更小的部分，更容易確定現實的方向和目標。想象一下這樣一種情況，團隊成員說，“我們需要更多的客戶服務人員”，但沒有解釋如何、為什麼、何時、何地和誰。

3.一旦確定了資訊，就要考慮你可能遇到的問題和障礙，以及潛在的解決方案。列出問題是比較容易的部分，困難的任務是記下可能的解決方案。

讓我們以上面的例子為例:

潛在問題# 1:我們可以招到會說這些語言的人，但他們在客戶服務方面沒有任何經驗。

解決方式:

(a)無論如何都要招募他們，然後對他們進行客戶服務培訓;(b)看看你們在中國和印度的分公司是否有可以兼任客戶代表的人員(c)將客戶服務午夜輪班外包給供應商國家(d)詢問供應商和分銷商是否能提供解決方案。

潛在問題# 2:管理層可能不允許7.5萬美元的預算。

解決方式:

(a)準備論證費用的理由;

(b)提供實際和預計的統計資料，說明每週有多少亞洲人打電話或發電子郵件詢問產品;(c)如果我們加強客戶服務，專門為亞洲客戶服務，預計銷售額會增加多少?

4. 定期評估你的計劃。情況可能會迫使你改變優先順序，所以時不時地看看計劃會幫助你決定是否需要做出改變。