IT職場：如何打造精益辦公系統？

精益辦公系統透過減少人力、投資和工作時間來改變工作方式，從而提高產出。有效採用精益辦公系統的組織極大地提高了績效，並提高了每小時的產量。

在現代管理術語中，“精益”一詞最早由麻省理工學院的約翰·克拉夫西克（John Krafcik）提出，但最初的精益模型是由豐田公司的大野耐一（Taiichi Ohno）在20世紀50年代初首次開發的。這些概念經過多年的磨練，也被稱為豐田生產系統。

長期以來，日本以外的製造商對日本以低成本生產高質量汽車的訣竅感到困惑。其他玩家花了一段時間才領會到這種精打細算的手法，並從中獲益。

雖然精益方法最初是為工廠車間開發的，但在精益生產中使用的許多精益方法直接適用於辦公環境。透過引入精益生產的原則，可以適應辦公室需求，也可以改善辦公室運營。這是因為辦公室在時間和人力上造成了同樣多的浪費。

要在辦公流程中實施精益原則，必須消除浪費。從精益的角度來看，浪費可以定義為任何不直接增加或支援利益相關者價值創造的東西。

精簡的辦公室會帶來很多好處。在市場中，客戶是國王，精益辦公提供更大的靈活性、更少的故障和更快的服務，所有這些都會讓客戶更加滿意。

在工廠和辦公環境中應用精益有很多不同。在製造車間，大多數價值創造都是由機器完成的，並且有一個從機器到下一個的物料流。在辦公室裡，大多數價值創造都是由人來完成的，資訊從一個人流向另一個人。但人與機器不同。

儘管人比機器更靈活，但他們比機器更難改變。對於人員來說，精益辦公室需要有效的領導才能取得成功。因此，精益辦公室背後的概念保持不變，其執行必須適應人類勞動力的需求。