ERP系統財務實施重難點解析

文章發表：http://cio.it168.com/e/2008-07-15/200807150932574.shtml

前言
ERP系統目前已經被廣泛實施，而各企業的實施效果參差不齊，所以如何取得更好的實施效果成為一個很受關注的議題。經過長期的實施經驗總結，我們不難發現，系統各模組的實施都存在一些實施的重難點，這些實施重難點的解決情況直接影響專案的實施進度和效果，所以我們需要把這些重難點業務的實施作為實施管理工作的一個側重點來進行重點關注。對於一般ERP系統的實施專案來說，解決財務報告的需求是首當其衝的要求，下面我們將就ERP系統的財務部分業務實施的一些重難點進行分析和說明。

[@more@]本文中的ERP系統的財務部分主要包括財務的總賬部分、應收、應付、現金、固定資產、報表系統以及同財務同其他業務模組整合的部分，在闡述時主要結合多年的實踐進行說明，主要針對一些常見的問題進行分析和說明。

基礎資料的準備和核對

在ERP系統實施的過程中，基礎資料的準備工作作為一項基礎性工作需要能夠做到認真紮實，這部分資料直接影響到後續的業務處理是否正常有序，有一部分基礎資料還會影響系統流程處理的模式，所以要在準備完成後要進行一些必要的稽核。
財務的基礎資料準備的主要重難點在於一些基礎資料的量大，有些企業的不規範導致資料重複等問題嚴重，同時基礎資料的？

準備還需要考慮專案解決方案的要求和具體軟體的要求，總的來說只要包括一下幾個方面。
（1）會計科目的準備。會計客戶的設定相對來說是個很簡單的事情。在準備會計科目時，企業需要根據自身的核算體系確定科目的設定原則和方式，特別是根據專案解決方案的要求來進行相應的設定。一般情況下科目只能一年變更一次，所以科目的設定需要考慮擴充套件性和延續性，這樣才能更好的進行系統性的分析；因為科目都是多級設定，如果科目的編碼不是透過補位的方式來設定的話，需要充分考慮一些科目的擴充套件性，例如有一些會計科目，如果設定了只是使用了一級科目編碼的長度來編碼，那麼後續要增加子科目時就很難在當前會計年度增加，此種情況可以透過直接按照補位的方式設定到最大編碼長度的方式來避免。對於多會計單位模式下的集團公司需要注意統一集團公司內部各會計單位的會計科目同集團的會計科目的關係以及相關的貨幣計量原則。

（2）客戶資料的準備。一般企業都已經有該部分資料，但是因為處理模式的不同等原因需要進一步的整理。在手工做賬的情況下，客戶資料經常會出現一個客戶多個賬戶的現象，主要是因為客戶有可能會出現變更名稱，或者在客戶名稱的管理上不規範，有些名稱採用簡寫的方式，這樣就很難識別是否為重複客戶，所以整理客戶資料時需要對所有的客戶名稱進行核對，對於一些重號的客戶進行轉戶和銷戶，對於一些錯誤的客戶或者無法收回的應收賬款進行必要的賬務處理。客戶資料的準備還需要注意兩個客戶之間存在母子公司關係或者同為客戶和供應商的情況，這部分資料會直接影響到對客戶全面情況的分析。在準備客戶資料時還需要注意解決方案的需要，例如基本的信貸限額的控制要求，需要整理出每個客戶的信貸限額要求，如果軟體支援，可以劃分一些信貸限額分組來規範信貸限額的管理工作。

（3） 供應商資料的準備。供應商的準備難點基本和客戶相同，在準備完成後要進行認真的核對。
（4） 固定資產資料的準備。固定資產的明細在一些企業經常是隻有總賬，並沒有一個準確的明細，在上線前需要進行整理，需要能夠進行一個分類，整理出各固定資產的原值、殘值、累計折舊、折舊額度等資訊。

（5）需要注意的是，在ERP系統實施過程中，對於一些其他往來單位最好也採用客戶的方式來進行管理，可以設定一個單獨的類別來區別對待，如果是其他往來單位將很難使用正常的應收和應付等模組進行業務處理，而且使用ERP系統以後，也沒有必要再透過其他往來這種模式來進行管理。
（6） 基礎資料的準備往往都會出現完成進度延遲的情況，特別是當負責準備的人員不能很好的理解需要準備的內容時，所以在基礎資料準備的過程中需要能夠對一些整理好的資料進行必要的檢查，以確認是否符合要求，及時對不合適的內容進行糾正。
（7） 報表的合併關係。對於需要多會計單位的模式下，需要注意統籌好會計報表的合併關係，例如不同子公司之間的分級合併彙總關係。

在準備基礎資料時還存在一些其他的關鍵點問題，例如會計期間的確認、外幣彙總損益方式的確認、集團公司內部各會計單位的相關基礎資料設定等等，這些都需要在實施的過程中重點關注。

明細賬的整理和核對
在系統上線前，除了基礎資料的準備和核對工作外，一些明細賬的整理和核對工作也是一個重點，這部分資料將作為系統上線月份的期初資料，其中的一些資料的整理和核對需要在實施的過程中重點關注。從財務業務實施過程來看，明細賬核對工作基本涵蓋財務管理的所有方面，在實施的過程中需要能夠重點關注以下幾個方面：

（1）應收賬款明細賬的整理和核對。應收賬款明細賬主要是客戶的一些欠款，國內一般企業的應收賬款拖欠情況相對來說比較嚴重，所以此項內容的整理工作需要重點關注。在整理應收賬款明細賬時，需要能夠整理出欠款的時間、客戶、餘額等，對於一些企業還需要能夠整理到對應的銷售合同，而對於一些款項較大的專案款還需要能夠對應的回款階段，具體需要根據軟體和解決方案的要求進行適當的調整。在處理此部分資料時，還需要考慮的其他因素就是同預收賬款的對沖問題、因為購買該客戶的商品而產生的應付賬款的對沖問題等等。在相關內容整理完成後，需要同總賬的應收賬款進行核對，核對內容包括總金額是否一致、各客戶的金額是否一致、使用幣種是否一致等，對於不一致的內容需要相關部門協調同客戶確認核對，在系統上線前調整完成。

（2） 應付賬款明細賬整理和核對。應付賬款的整理和核對工作同應收賬款基本類似，此處就不做過多的闡述。
（3）同客戶核對的明細賬除了應收賬款明細賬外還有發出商品的數量和金額，這部分資料也就是已發貨的數量金額同已開票的數量金額的差額部分，主要包括：貨物已發出票未開的數量及金額、採用寄售方式結算的寄售在客戶處未結算的商品數量及金額、外銷方式下提前多開的數量及金額，這部分資料針對某些企業同樣需要能夠對應到具體的銷售合同，對於工程專案類或者金額較大需要分階段付款的需要能夠對應到具體的付款階段。在同客戶核對完成明細以後，需要同總賬的發出商品進行核對，核對的內容包括總金額是否一致、各客戶的金額是否一致、幣種是否一致等，對於不一致的內容需要相關部門協調同客戶確認核對，在系統上線前調整完成。需要說明的是，在中國的國內稅法環境下，對於滿足納稅條件的銷售行為都需要及時確認銷項稅，這個同會計確認收入的時機存在一定的差異，需要注意相關的協調工作。
（4） 同供應商核對的明細賬除了應付賬款明細賬外，還應整理出暫估入庫的明細賬。這部分暫估入庫的明細主要是因為供應商的貨已經收到但是一直未收到供應商的發票，具體的整理和核對同發出商品基本類似，在此不做過多的闡述。
財務業務相關的核對工作還包括存貨的庫存明細總額同財務總賬的存貨科目的金額一致、銀行存款各賬戶的金額之和同財務總賬的銀行存款的金額一致等等，有一些需求需要根據上線的業務模組的解決方案來確定。
財務業務實施的明細賬核對主要工作在於將一些明細賬核對清楚，對於一些歷史問題進行必要的處理，最後的需要得出的明細賬的總額需要同對應的總賬。

結束語
除了上述的兩個方面，ERP系統的財務業務實施還包括一些賬務處理邏輯的設定，例如計價方式的選用等，這些都是隨具體的業務需求和解決方案來確定，另外一部分就是各系統自身的要求，需要在實施時能夠及早明確，避免不必要的重複工作。

ERP系統的財務業務實施的重難點情況也會因為企業的規模和經營體制而有所不同，一般小企業的明細賬很難核對，大企業的基礎資料準備的協調工作較難，這些需要根據具體情況具體分析才能得出一個合理的結果。

一般情況下，負責財務實施的顧問需要有相應的財務專業背景和必要的實踐經驗，這樣能夠更好地理解財務的一些處理模式，充分理解哪些業務環節對ERP實施來說是重難點，以及能夠發現一個初步的解決思路。

財務相關業務處理的情況直接影響輸出的財務報表是否準確反應企業的經營現狀，企業的相關利益人會特別關注，例如企業的股東、管理層等，因而ERP系統的財務業務上線是一個非常重要的過程，而且此部分上線工作也會存在大量需要同外界關聯企業發生互動資料的過程，所以在ERP系統實施的過程中需要更加慎重地對待。