1. 前言
會議的本質是團隊內/外在約定的時間內就某件事務進行意見交換並達成共識的過程，有效的會議應該包含主題、材料（論據）、結論三個要素。
結合到各個業務團隊，是以一定的時間單位對本時間週期內工作的事前、事中、事後管理。因此，三個會議的隱含主題分別是計劃、進展、總結。
2. 會議準備
2.1. 會議材料準備
會議開始前，會議支援人建立好相應的文件，提醒會議成員更新會議材料。
為保證會議能夠聚焦主題，會議支援人應提前檢視材料更新情況，並提前瞭解各個成員會議材料的大致內容，保證會議材料的質量。
2.2. 會議材料複核
為提高會議效率，會議材料按照一定的要求編寫。會議主持人應確保各成員的材料符合如下基本要求：
- 語義明確。透過一段簡潔的陳述句明確本週的計劃、進展或成果。
- 層次分明。按照某個維度對要描述的事務進行分類，拒絕長篇大論引入過多細節。
- 論據充分。列出若干個待辦/已辦事項進一步展開工作計劃/成果。
- 緊扣重點。所列事項中，應包含各成員最近所承擔的核心任務。
3. 會議主持
線上不會議不同於線下會議，線上會議存在通話延時、無法感知成員狀態等弊端，因此在會議主持過程中，應盡力規避這些弊端。
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留出墊子。當某個成員發言結束後，應主動詢問其發言是否完畢，並留出其它成員3~5秒的反應時間，確認無討論項後，再開展下一項活動。
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控制時間。團隊會議不同於頭腦風暴，有明確的討論目標和時間限制，主持人需要拿捏討論話題的發散程度，既能激發大家的討論熱情，又能保證會議效率。
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慎用外鏈。為保證會議程序緊隨主題，儘可能少的跳轉到其它頁面，主持人的切屏往往導致觀眾難以跟上節奏。若有會議需要跳轉的材料，可提前開啟。
4. 會議紀要
會議紀要是將會議結論進行文字固定的不二法門，它決定著一場會議能否“圓滿的畫上句號”，從時間尺度上看，它也決定著一場會議是否能夠“歸檔留冊”以備不時之需。但想要寫好會議紀要卻並不簡單，因為隨著時間的推移和閱讀者背景知識的變化，人們讀取某一段文字的感觸是有差異的，而會議紀要的“固定結論”的功能，就必須滿足在不同條件下大家能從紀要中獲取大致相同的理解的要求。
4.1. 會議紀要的基本特徵
一份合格的會議紀要應該包含以下特徵：
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客觀性。會議紀要所表達的內容，不能夠受到記錄者的心態是否愉悅、會議過程是否輕鬆、會議結論是否容易讓人接受等主觀因素的影響，要客觀公正、實事求是。
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一致性。會議紀要中所表達的觀點要和會議結論相同，不得違背會議意願。
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概括性。會議紀要需要高度總結、提煉會議過程表達的觀點，並透過簡潔、平實的文字進行概括，避免使用長句增強可讀性。
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條理性。會議紀要是會議思想的集中呈現，但討論複雜議題時往往來回拉鋸、一言難盡。這就需要對會議結論進行梳理和分類，按特定的邏輯逐條說明。
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書面性。正式場合下，會議紀要往往作為共識檔案對外發表，因此紀要風格不可過於口語化，關鍵用詞、句式結構、行文流暢度要經得起揣摩和推敲。
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及時性。會議紀要一般要在會議結束後一天內發出，更不可跨越假期。
4.2. 如何寫好會議紀要
撰寫會議紀要著實是件苦惱的事情，那麼如何才能寫好會議紀要呢？
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刻意練習。練習是掌握新技能的必經之路。平時可以將日常對話嘗試用簡短、書面化的語言論述一遍，也可用筆記錄下來，透過最佳化一個版本，再最佳化一個版本的方法逐漸迭代，使之看起來像會議紀要。
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收集詞彙。會議紀要中的詞彙往往有固定搭配，日常工作中注意收集一些書面化的片語，比如大家常說的“網際網路黑話”：
動詞類：促進、提升、拉通、對齊、鞏固、夯實......
名詞類：成果、價值、話術、口徑、資源、能力......
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閱讀文字。大家都知道聽外國音樂、看外國電影是學習外語比較舒適且有效的方法，其實看閱讀中文文字也是提升語言技巧的極佳方案。比如閱讀央視的新聞稿、檢視公司領導的重要講話、品味古典音樂的歌詞等等，從這些文字中自然就可以掌握到大量的語言技巧，比如詞彙、修辭、句式等等。
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提升思維。會議紀要終歸是吃透會議內容之後，二次創作的文字作品，因此紀要的水平高低最終是由記錄人的思維方式、理解能力決定的。