田經理的煩惱

“叮鈴鈴……”一陣急促的電話鈴聲打斷了田強的會議。電話是領導打來的，口氣非常嚴厲，田經理主管的一個工程出了問題。“……你們以後少跟我捅漏子了！”領導掛掉了電話。

田強找了一個藉口出了會議室。站在公司長長的過道上，他陷入了沉思。

兩年前，田強是公司最優秀的專案經理，接受過市長的接見並捧回了“最佳市民工程”獎。由於成績優秀，去年提升為部門經理。上任後，田經理發現，部門管理工作和專案經理的工作有很大的差異。雖然也是和工程專案打交道，但是涉及的內容更廣，問題更復雜，更難以處理。

最近一段時間，田強一直在下面的幾個專案裡面開現場協調會。週末也不休息，好久沒有陪兒子逛公園了，老婆孩子都有意見。

最近的一些問題確實讓人頭疼，部門裡面幾十號人，十來個專案的管理，讓田強焦頭爛額。由於上任伊始，田強就大力抓專案管理水平，現在已經有好幾個透過PMP認證的專案經理了。但是個專案的內部管理水平還是參差不齊，就以這次問題來說吧，三年前就解決過水電施工和弱電施工上的問題，這次又冒出來了，你說能不讓人著急嗎？

這不僅僅是專案管理和管理規範落實的問題，田強想起了前一段時間一個專案經理發給他的一篇“專案型企業如何避免重複犯錯？”的文章，感覺到文章中提出的“知識管理”可能是一種解決辦法，但是這個新的東西引入進來會不會有很大的阻力呢？公司推行了很久的專案管理標準，也因為操作煩瑣，沒有合適的工具幾乎陷於停頓。

想著這些問題，田經理感覺自己的腦袋都要炸了。

專案管理：老問題，新方法

企業日常工作中，經常會遇到專案。所謂專案，就是在既定的資源要求約束下，為實現某種目的而相互聯絡的一次性工作任務。由於專案目標明確，效率很高。在企業經營中，經常將工程實施、問題解決、任務、市場活動、大型會議等以專案來完成。越來越多的企業將日常運作轉變成專案來處理，更有甚者，提出基於專案的管理體系（MBP）。

按專案進行管理(Management By Project）是現代專案管理理論對專案和運作活動進行管理的技術和手段, MBP將傳統的專案管理方法應用於全面的企業運作, 是傳統專案管理方法和技術在企業所有專案上的綜合應用，衝破了傳統的管理方式和界限。MBP將專案觀念滲透到企業所有的業務領域，包括市場、工程、質量管理、戰略規劃、人力資源管理、組織變革、業務管理等。專案管理者也不再被認為僅僅是專案的執行者，他們應能勝任更為複雜的工作，參與需求確定、專案選擇、專案計劃直至專案收尾的全過程，在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等方面對專案進行全方位管理。

對於日常以專案運作為核心，例如公路、港口、研發、電信網路基站建設等部門或者組織，屬於開展數量和規模同時都比較大的專案型組織，企業經營業績和專案管理水平息息相關，專案的績效表現對企業生存發展有著極為重要的影響。在專案型組織的運作中，企業管理者關心的內容就不再僅限於單個專案的績效，而更多地從整體的角度出發來關心多個專案組合的整體績效。專案經理關注的主要是專案小系統，即內部的九大管理要素需要平衡，對於一個多專案運作的組織而言，管理複雜度和焦點就從單一的專案到專案群（program）以及專案組合（Portfolio）的管理了。管理者關心的內容不僅僅是一個專案的表現優異，更多的關心是如何將一個專案的優異表現轉化為一個組織的優異表現，其核心是如何避免重複犯錯？如何避免重新發明輪子？如何保持穩定的平均專案績效表現？

以行動通訊行業為例，專案建設週期短、時效性強、尤其是工序和所涉及專業複雜繁多、對時間和質量要求高，但是在大流程的傳統專案管理方式下，專案管理中常出現以下問題：

專案管理以統計為主，無法實現多專案進度控制，失去公司專案建設總目標、單專案目標導向；
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◇ 每天每個專案建設管理人員手上都有幾十個專案工作需要去做，日復一日，沒完沒了，疲於應付；根本無法按照專案優先順序、專案計劃進行資源調配和最佳化；
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◇ 企業的OA辦公平臺無法實現專案計劃執行的調整、變更，以及計劃調整帶來的公司、專案內部組員工作安排，及專案間的影響；
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◇ 過去基於統計思想開發的傳統MIS系統早已無法勝任日益增長的專案管理需求，大部分已經擱置、廢棄。

◇ 此外，專案的管理是一個複雜的系統工程，涉及進度、質量、投資、合同、人員、風險、圖紙文件等多方面的工作和眾多部門，多方資訊需要有效的溝通和管理。現有的專案管理模式下常出現以下薄弱環節：

溝通：從一般意義上講，專案最關注的是進度、投資、質量和合同，此類資訊很大程度上依賴於不同專業間的協調溝通。由於可能涉及的單位和部門眾多，傳統的方法如會議、發文等方式，資訊傳遞的效率較低，導致較多問題的起因是溝通不利。

資料：專案有關的進度、投資、質量和合同款項等資料量大而且不停地變化，但這些資訊如果以EXCEL或WORD文件的方式手工整理形成，實用性、直觀性、實時性、準確性受到制約；而且對同一資訊可能存在多次重複輸入與統計，資訊的利用率低，知識利用深度不夠。

文件：工程圖紙、檔案、資料等文件如果以紙面形式儲存，查詢和儲存起來非常困難。隨著工程進展，很多寶貴資料就越發不易查詢，後人要做大量的重複工作，資源浪費比較嚴重。正如Gartner Group做過的調查顯示：平均每個知識員工每個星期需要花費8小時在不增值的文件處理任務上。

1+1+1: 三位一體的解決之道

基於我們的專案經驗和研究，我們發現，專案型企業如果管理好三個核心要素：專案管理、工作流程和知識積累與重用，就能夠比較好地解決上述問題。[@more@]

1+1+1: 專案型組織變革利器（轉）

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