圖紙管理、圖文件管理安全保障解決方法

產品圖紙及技術文件是企業的重要核心資料資產，是企業寶貴的知識財富。圖紙文件，特別是企業的技術圖紙，在公司內部頻繁流轉，包括研發設計人員的流動、開放的使用許可權等，這都給技術圖紙的安全帶來隱患，圖紙的丟失、外洩和錯用都會給企業帶來巨大的損失。因此，如何保障圖紙管理的安全性，是企業保證研發生產流程順利開展的重要基礎。

 

       

面對這些問題， 彩虹edm圖紙管理軟體 全方位考慮了企業圖紙文件安全管理需求現狀，為企業提供圖紙文件安全使用的方案，解決了企業圖紙設計的安全管理以及外帶安全控制等問題。

 

一、不丟失

企業的運轉離不開各部門的相互協作共同推進，而員工之間的頻繁的交流配合常常不可避免地出現一些問題，從而導致圖紙的丟失：

（1）圖紙分散儲存在工程師的電腦上，人員工作流動導致幾乎無法在短時間內完整移交多年工作積累的圖紙及技術文件。

（2）個別人員因某些原因離職時，可能會刪除或帶走重要的圖紙。也有可能在清理離職員工電腦時被誤刪。

（3）圖紙命名沒有規範統一，在海量的電子文件中常常找不到設計好的產品圖紙。

（4）備份機制不完善，電腦系統重灌及防毒軟體都有可能造成核心圖紙的丟失。

（5）圖紙版本儲存不及時，產品升級、需求變更等原因修改了圖紙而導致原始版本丟失。

（6）員工工作習慣及工作態度很難掌控，常常有意和無意刪除修改歷史圖紙。

所有核心圖紙及技術文件的缺失都會造成設計資源的浪費，要確保圖紙管理的安全，首先應該保證圖紙的完整性，彩虹edm圖紙管理軟體 有針對性地提出了製造類企業妥善的圖紙管理機制：

1）強制集中儲存企業所有的設計圖紙，避免工作交接造成丟失，同時按照企業制定的規則自動生成圖文件的名稱及編碼，方便後期搜尋定位。

2）建立完善的備份機制，系統定期對企業圖文件進行自動備份，同時防止病毒感染。

3）建立完善的許可權機制，根據崗位職責分配相應的刪除、修改等敏感的操作許可權，並詳細記錄所有的操作日誌，以便日後追溯。

4）系統的備份與歷史版本記錄功能對企業核心資料進行雙重保障，不會因為失誤操作或是惡意的修改刪除而導致檔案的不能使用和丟失。

 

二、 不洩露

核心資料洩露流失一直是圖紙管理致力解決的重要問題。圖紙外洩輕則錯失商機，重則可能造成企業面臨生死存亡的危機。在這個問題上，企業常常面臨兩難的尷尬局面：防範鬆散，圖紙安全機制形同虛設；防範過嚴，設計人員怨聲載道，設計效率大打折扣。

一般情況下，企業圖紙的洩漏源有幾個方面：

（1）圖紙操作許可權不夠明細，基本上具備修改圖紙的許可權同時就會擁有其他如下載、匯出、刪除的許可權，這樣普通員工都能輕鬆掌握企業所有專案產品圖紙文件的內容。

（2）圖紙因為分散儲存，都散落在各個電腦裡，日常的設計協同交流基本靠圖紙傳送，無形中大大增加了圖紙的副本數量，而企業很少會掌控副本的去向。

（3）缺少對圖紙外洩途徑的監督。因為需要設計協同，企業很難管控類似移動儲存介質、外網檔案傳輸等洩密途徑，這樣重要的圖紙很容易被非法竊取，或流失到同行手裡。

（4）企業伺服器等儲存圖紙的核心裝置沒有相應合理的防護措施。

防止圖紙洩密，實際上就是解決圖紙在嚴格的安全機制下提高使用效率的問題，否則，企業只需要把所有電子文件儲存在硬碟上加密鎖起來就可以杜絕任何圖紙外洩的問題。

那麼如何平衡好圖紙安全和效率的矛盾就是有效減少圖紙外洩隱患的最好方案：

1）控制重要圖文件的使用許可權，比如：對圖的紙刪除，修改，複製，匯出等操作進行許可權管理，讓員工各司其職，各盡其事。

2）彩虹edm圖紙管理軟體 把圖文件的操作許可權細分為20多種，企業可以根據不同的崗位職能賦予相應的操作許可權，讓正確的人擁有合適的許可權做該做的事情。

3）圖紙在企業授權的情況下實現高效的資源共享，不同的部門，不同的人員，設定對應的許可權，要借用其他部門的檔案需要申請臨時許可權，系統全程記錄資料資訊。

4）所有上傳到服務端的圖文件全部自動加密儲存，只能通過客戶端訪問才能有效訪問，直接物理拷貝出來無法開啟。同時系統內部的圖文件只能在系統的安全監護環境中開啟，脫離管理系統後檔案將不能使用。

5）通過系統訪問檔案的操作就可以記錄下來方便日後追溯。

6）系統內建即時通訊交流功能，支援區域網內檔案的傳輸交流，讓設計部門日常工作脫離移動儲存介質和外網連線，不再需要通過使用其他通訊工具（QQ,微信等）或行動硬碟等進行資料傳輸，從根本上杜絕圖紙外洩的可能。

 

三、不錯用

圖紙錯用造成生產浪費的問題在很多製造類企業中層出不窮，尤其是對於非標產品的生產企業來講，有時候圖紙錯用甚至造成影響企業存亡的生產事故。所以，圖紙使用的準確性是圖紙管理安全性保障的重要方面：

（1）擬製狀態文件流落生產使用部門造成圖紙錯用。

（2）版本錯亂，誤用舊版本導致生產浪費。

（3）圖紙變更流程環節落實不到位，人為錯估變更影響範圍。

（4）圖紙沒有許可權劃分，職員只要開啟電腦就能對圖紙進行所有操作，包括複製、列印、下發等等。

（5）職員為了使用方便，將重要的圖紙文件直接儲存在電腦桌面，隨意把圖紙複製好幾份，用郵件或其他的傳輸工具收發圖紙，或者拷貝到移動盤外帶使用等。

要避免圖紙不錯用，需要建立一整套圖紙稽核流程，儘量減少人為干預：

1）圖文件管理系統將集中的圖文件按照不同的狀態分類管理，避免生產使用部門接觸擬製狀態的文件。

2）所有圖紙需要審批歸檔流程進入受控狀態後才允許被髮行，受控狀態的文件不能修改和刪除，所有瀏覽傳送等操作都預設針對當前最新版本，避免版本錯用。

3）受控狀態的文件一旦需要變更，需要走變更流程，變更內容會自動通知圖紙涉及的所有部門，從而降低因變更通知不及時導致的錯用風險。

 

通過這些管理措施，企業可以輕鬆解決圖紙丟失問題。彩虹edm圖紙管理軟體 以圖紙本文件的全生命週期管理為核心，以設定圖紙文件使用許可權為基礎，為企業構建安全便捷的無紙化辦公環境。