公司圖紙管理的三大難點和解決方案

      圖紙管理問題一直是許多公司困擾的難題之一。因為圖紙管理問題直接影響到技術、銷售以及生產每個環節。不受控圖紙不要亂髮，受控圖紙要管理好。但要怎樣才能真正管理到位，下面我們來看一下圖紙管理的三大常見的問題及解決辦法。

 

一、圖紙數量眾多、管理和傳遞難度大問題

       傳統企業圖紙管理方式是找個文控專員專門管理圖紙下發給其他部門，然後保管接受單位的簽字。如果公司圖紙很多，就要分開，一個專案一個跑腿，這個工作量就很大了，需要文控做到細心、整齊才能管理好。

        解決方案：透過 彩虹edm圖紙管理軟體  進行統一規範管理，在圖紙匯入系統前，可以設定企業原先自定義好的檔案編碼和模板進行批次匯入，以規範檔名稱、樣式。

       然後透過許可權模組設定檢視閱覽許可權，再直接定位傳送至生產車間相關負責人、如何需要列印就授以負責人列印許可權就好了（可以設定許可權期限，許可權到期後將無法對圖紙檔案進行任何操作），在系統管理圖紙期間，無論是圖紙屬性、新投產、借用，修改等，都會全程進行版本記錄，圖紙檔案流經哪個部門或人員，經過哪些些操作內容、操作時間，都一目瞭然。

 

二、任務流程監督與簽章問題

       在圖紙較亂的公司，有時會發現，圖紙早下發到生產車間，當客戶催貨時才發現，生產計劃掉項了，在這期間沒有得到相應的問題反饋。事後沒找到相應的圖紙和收發記錄，沒辦法進行對證。確認圖紙都是誰下發、誰簽字、發給誰等也要簽字，一定要確認落實。

        解決方案：透過圖紙管理軟體EDM文件工作區可以自定義各種圖紙及技木文件的審批及更改流程，發起相關工作流程，確認實施過程、參與人員，以明確各自的責任，工作進行到哪一步都會有資訊提醒，還可以設定郵件提醒跟催。領導管人，流程管事，可以透過工作流程監控檢視到各種狀態流程，如當前流程、未到達流程、待啟動流程，未完成流程、已完成流程等，可以檢視流程的每個過程執行情況，幫助企業提高流程效率。另外簽字簽章問題：可以將稽核人的手寫體或印刷體簽名簽入檔案指定的位置，這樣就不會出現沒有對證的問題了。

 

三、圖紙安全問題

       圖紙在下發到各個部門，比方說發到銷售、售後，可能會出現外洩問題。要怎樣處理？一般來說從銷售和生產部門外洩的圖紙多為零散不全的，如果從技術部門外洩，這就要命了。

        解決方案：圖紙外洩是非常難根治的問題。畢竟現在都有手機，還都是高畫質的拍照，隨手拍一張也就1秒的時間，這個是很難控制的，除非說工作期間產給技術配備不帶有攝像頭的手機或者直接不允許帶（這個需要強制，實施難度有點難，就要看公司的決策了）。雖然根治圖紙洩露很難，但是可以採取一定措施限制圖紙外洩。

       在 彩虹edm圖紙管理軟體中的許可權管理模組中，分配好對應許可權，包括：控制圖紙文件的可見瀏覽、修改、新增、刪除、釋出、重發布、歸檔、變更、匯出、列印、版本及授權等許可權。許可權可單獨分配給個人/資料夾檔案。圖紙文件電子倉資料加壓加密，後臺資料拷出去無法開啟，防止資料洩露。