高效規範的 圖紙管理解決方案,讓圖紙文件管理更簡單

彩虹edm 發表於 2022-05-11

       圖紙管理解決方案:隨著製造企業的發展,圖紙文件儲存位置比較隨性,圖紙文件因修改產生多個版本時,那麼我們將會浪費很多時間在查詢和確認圖紙檔案上。 彩虹edm圖紙管理系統


       那麼如何將企業的圖紙文件集中規範管理,以此來打破這種低效的圖紙文件管理方式,提高員工、團隊乃至整個公司的效率呢?

高效規範的 圖紙管理解決方案,讓圖紙文件管理更簡單

 

一、圖紙文件合理分類是高效的基礎

       把圖紙的文件都集中起來存放在共同的 彩虹edm圖紙管理系統,進行分類存檔,按照不同的類別將檔案儲存到不同的資料夾中,分類原則不能只是單純的屬性型別進行分類,比如“jpg”資料夾下面儲存圖片檔案,“doc”資料夾下面儲存word文件,這種基礎分類方法對於辦公來說其實是低效的。

      可以根據文件間彼此的聯絡和隸屬關係進行分類,比如:某某部門-某時間-某專案資料夾,另外資料夾的層次最好不要超過3層,儘量扁平化,以方便後期查詢。

高效規範的 圖紙管理解決方案,讓圖紙文件管理更簡單

 

二、圖紙文件規範的檔案命名

        相信在圖紙文件沒有統一命名標準時,圖紙文件命名會變得很隨性,即使同一個人在不同的時間段圖紙文件命名也會不同,為了方便,會選擇預設的檔名“文件1”“文件2”,或者胡亂敲幾個字母,先存上。

       這隻能得一時的方便,時間一長就逐漸會忘記圖紙檔案的內容,你就必須一個個開啟看裡面的內容。所以為了以後的高效查詢和使用,標準命名規範是硬性條件。

       圖紙文件命名規則:符合行業準則+遵循邏輯性。不同的行業,有不同的命名方式,各公司也有區別。可以參考:時間+專案+檔案型別+編號/識別號/關鍵詞。

有了這些檔案屬性,方便我們記憶和確認的同時還能配合高速搜尋工具實現快速查詢。

 

三、 如何才能快速地找到目標檔案?

       現在很多的 圖紙文件管理軟體都能進行快速的查詢。圖紙文件管理軟體的誕生,就是為了解決我們日常辦公所面臨的各種檔案操作問題,市面上已經有很多成熟的產品, 彩虹edm圖紙管理軟體是在企業使用較多的,

       彩虹edm的功能,

       1、關鍵詞進行查詢,

       2、可以通過檔案大小、尺寸、作者、建立/修改時間段等進行查詢。

         3、可按設定好的屬性條件進行查詢,使用者也可自定義搜尋條件。

        彩虹edm能夠大大地提高我們進行檔案處理的效率。容易上手,只需要付出一定的學習時間成本,就會節省許多工作時間。

 

四、怎麼快速分享圖紙文件

          彩虹edm圖文件管理軟體 ,檔案的儲存、搜尋、分發等都能在系統中快速完成。

 

五、圖紙文件實現移動快速辦公

        彩虹edm   把我們辦公的檔案都集中起來存放管理,軟體部署在雲端伺服器時候,無論在哪辦公,只要開啟 彩虹edm客戶端就可以使用系統裡的圖紙檔案資料,不必再使用移動U盤做複製貼上了,再也不怕忘記帶檔案情況了。

       這給不同辦公地點或出差辦公的使用者帶來了很大的便利。同時線上即可進行工作流程辦公,特別是在外地檔案稽核,直接線上完成,不用特地再跑公司走人工流程。

 

六、檔案的歷史版本的資料追溯

版本管理一直是圖紙檔案管理中的一個難題, 彩虹edm能幫助記錄和管理各檔案的版本資訊。歷史版本可做資料參考,也可重新啟用。

高效規範的 圖紙管理解決方案,讓圖紙文件管理更簡單

 

另外, 彩虹edm 可自定義預設檔案模板,可方便使用者建立檔案。而受控的圖紙文件,可呼叫本地應用進行編輯(有編輯許可權的情況下),並實時儲存於軟體系統中,不必先儲存在本地桌面再上傳系統。


來自 “ ITPUB部落格 ” ,連結:http://blog.itpub.net/70014612/viewspace-2893441/,如需轉載,請註明出處,否則將追究法律責任。