如果你身邊有當專案管理的朋友,一定會聽他們說過:

“我感覺我是個“催命三郎”,在專案中交代給成員的任務總是要靠催才能交付,太累了。”

“明明上一秒剛說了專案工作安排,有些成員還是弄不清自己該幹什麼,我又得再說一遍,太難了。”

“每搞一個專案都要建好多群,資訊太多太雜了,每次看成員發的資訊都找不到重點,好費時間。”

…

確實,做好專案難,做好專案管理更難。

因為專案的平穩推進從來不是件容易的事,涉及的人員越多,專案管理就會越難,只要其中任何一個環節出現了問題,都會導致整體進度的拖延。做好一個專案管理,實則是排程好每一個參與者的完成進度與對專案關鍵節點的把控。

所以,要做好專案管理,光靠專案Leader把控還不夠,選擇合適的專案管理工具才能有條不紊地推進專案進度。而飛項就是一款集輕量易用與簡便高效於一身的專案管理工具。

1、任務派發,實時提醒不用催

在飛項平臺上,不僅可以為自己建立待辦事項,也可以通過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。在梳理工作或計劃專案時,專案Leader可以直接給專案成員指派任務,讓整個團隊通過飛項日程進行事項協作和專案管理。

派發的任務會以卡片的形式,在push通知或微信通知團隊成員。當成員接受之後,事項就會自動進入他們的日程之中,微信公眾號會按時提醒其完成事項,避免遺漏派發的任務,這樣Leader在做專案管理中也不需要實時盯著團隊成員、催促專案進度了。

2、目標拆解,落地執行更容易

對於專案觀念裡來說,制定好專案目標只是開展專案第一步,對目標進行拆解,才是目標能有效落地執行的關鍵。

飛項支援對事項進行三級拆解,當專案Leader定好總目標後,可以利用其「子事項」功能,將總目標拆解成可執行的小任務,每個任務都可進一步設定節點和截止日期,安排好時間進度。

分解出來的小任務還可以根據需要派發給各負責人,各負責人也能根據需要快速組建起各自的小團隊,結構清晰,專案成員對各自的任務職責也十分明確。同時,專案Leader可以通過飛項的「脈絡圖」功能,實時監控各環節的進度。

在專案執行過程中,除了給成員派發任務以外,最重要的內容就是專案資訊的有效溝通。無效或低效的資訊傳遞,否則不僅會讓專案延期,還會導致成員間互相甩鍋。

在飛項上,無論是主事項,還是拆解出來的子事項,都有一個單獨的IM,無需通過其他軟體新建群聊,即可單獨進行溝通,且互不干擾,有效推進各任務的發展。

在溝通過程中，還能對溝通內容的文字、檔案等標記重點,沒來的及看資訊的專案成員可以直接在飛項的“重點”、“檔案”專區裡檢視關鍵資訊,再也不用花費時間“爬樓”,提升個人效率。

在專案執行過程中,各部門也有需要開會的時候。在飛項上,不僅可以實現日程管理和專案協作,還支援在對應的事項中發起會議、建立待辦和釋出公告等等。

專案成員接受會議/待辦後,會議/待辦同樣會自動進入他們的日程清單中,併到點提醒,促進協作效率。

總的來說,通過使用「飛項」,專案 Leader 可一覽全盤進度,專案成員可實時同步各階段任務,專案團隊可把控進度、定位問題、按時交付。如果你身邊也有正在苦惱如何做好專案管理的朋友,一定要讓TA試試飛項～