大型企業管理軟體應用與管理諮詢 (轉)

大型企業管理軟體應用與管理諮詢

http://www.226e.net/article/13/Article6573_1.htm

隨著我國市場經濟體制的建立與完善，企業競爭環境正在發生重大變化。面對市場競爭日益激烈，客戶需求瞬息萬變，國際化競爭壓力越來越大，企業迫切需要通過引入新的管理思想和現代化管理手段來改變傳統的管理模式，提高企業管理水平，以期在市場中取得競爭優勢。在這種時代背景下，大型企業管理軟體，如MRP II和ERP軟體市場正在我國悄然興起。
許多企業在購買和應用大型企業管理軟體時目標很明確，就是要規範企業管理、提高生產效率，取得更好的經濟效益。但企業在購買軟體後卻發現軟體很難真正執行起來，有的企業既使按要求進行了軟體實施，讓系統執行起來了，但效果並不像軟體開發商當初描述的那樣優化流程、產生利潤？不明白的廠長、經理很多，他們或者是認為大型企業管理軟體不好用，不符合本企業管理模式，或者是不願意讓計算機軟體改變自己工作習慣，換句話說，他們購買和應用大型企業管理軟體系統，並沒有真正領會這些軟體系統所提供的規範管理模式與先進的管理思想，還是習慣於自己的傳統的落後管理模式與決策程式。

一、大型企業管理軟體應用失敗的教訓--缺乏管理諮詢

建立大型企業管理資訊系統的關鍵性工作是購買和應用大型企業管理軟體，具體包括軟體選型前的調研、軟體系統實施以及對系統執行的後續管理這三項工作。決定大型企業管理系統建設成敗主要有三個因素：

1、企業決策層是否明白自己真正需要什麼樣的大型管理軟體
大型企業管理軟體實際上就是企業管理資訊系統，其實處落在管理上。而許多企業在選購大型企業管理軟體時，就是讓軟體開發商在半天、一天之內將軟體演示一遍，然後決定買或者不買。一套大型企業管理軟體往往大到有上千個螢幕，在一天或半天之內看一看演示都讓人頭大，怎麼能決定這套軟體適合還是不適合自己企業呢？還有一點，對於企業本身的需求，企業有沒有做過細緻的分析？沒有充分的調研，怎能確定什麼樣軟體適合自己？當然，企業在實施大型企業管理軟體之前，多少都做過一些需求分析，但往往是一些懂計算機的人和懂業務的人各自在自己的專業領域進行分析和猜測，真正知道企業管理存在的問題又懂得現代管理軟體的人並不多。概括來說，需求不明晰，調研不充分，是大型企業管理軟體應用失敗的一個重要原因。

2、企業決策層是否真正明白和接受大型企業管理軟體提供的管理思想
一個大型企業管理軟體通常都帶有著自己的管理思想和管理模式，企業在準備購買和應用大型企業管理軟體之前，就應清楚地意識到即將應用的大型企業管理軟體將會對自己原有的管理思想與管理模式產生衝擊。
在實施大型企業管理軟體過程中一項很重要的活動就是要對原有的全部業務流程進行重整（西方稱之為Reengineering），包括對業務流程的定義、評價與調整，以建立新的規範化業務處理流程。一般來說，這項工作既複雜，又耗費資金和人力，通常需要專業化管理諮詢公司的管理專家提供幫助。
一個新的管理軟體系統的實施是改變和優化業務處理過程的催化劑。整個軟體實施過程要求將業務流程的調整和重新設計與軟體功能應用緊密在一起，同步進行。其中對企業管理將要產生的衝擊可能包括：對競爭策略的改變、組織機構的調整及各部門職責的重新界定、對每個人工作職責及怎樣完成自己工作的改變等。這些變化會更有利於企業商業目標的實現，同時也是對每個員工包括所有管理人員和業務人員的挑戰，企業決策層能否理解和接受這種改變對於軟體實施的成功至關重要。

3、企業決策層是否真正明白對職工培訓的內容及其意義
這就是大型企業管理軟體應用過程中人的因素。在生產過程中，複雜的資料處理要靠計算機，生產的流水線可以靠計算機控制，但企業的生產作業計劃、在製品定額和原材料採購等環節的控制決策卻需要人來完成，人可以根據資料作判斷。大型企業管理軟體應用失敗的很多原因是沒有將人和計算機有機結合起來。大型企業管理軟體應用的是其管理思想，而不僅僅是軟體的安裝和初始化。許多企業在應用大型企業管理軟體時，只是將以前手工的資料處理變為計算機處理，業務處理人員並沒有真正按照軟體要求的規範流程去工作。而且大多業務人員用起計算機後，對待工作的認識還是以前沿襲的那一套，整個工作流程沒有按照現代管理思想去改造，大型企業管理軟體應用也就失去了意義。實施大型企業管理軟體的同時也是對人的一次大改造和人員素質的培訓與提高，如果在系統應用過程中不將人與計算機整合為一個整體，只望軟體系統發揮效率就很難了。許多軟體開發商在實施大型管理同時，對企業員工進行培訓，培訓內容是教他們如何操作那些名目繁多的螢幕功能及其操作，培訓結果只是教會使用者操作技能，而不能掌握軟體中所包含的先進管理思想，不能真正體會認真處理的資料會產生什麼樣的管理價值。業務人員在軟體流程中的作用沒有充分體現出來，操作者的責任心和對待資料的態度不認真，將會使管理軟體的資訊流質量大打折扣。不是因為有了計算機，就可以使人的工作量減輕，或進行裁員，從而獲得更高利潤。使用計算機的目的是使人的作用發揮更大，生產效率得到真正提高。
大型企業管理軟體應用的失敗大多是在上述三個方面出了問題，主要原因也就是在大型企業管理軟體和企業之間缺乏一個環節，這就是對大型企業管理軟體應用的諮詢工作。企業在實施企業管理軟體前進行專家諮詢，實施過程交給諮詢專家組織，系統交付執行後進行專家不定期稽核是至關重要的。在國外，任何一家企業在實施大型企業管理軟體之前，他們首先要找的不是軟體開發商，而是專業的管理諮詢公司，聘請深具行業知識和企業管理軟體知識的專家組來對企業進行充分調研和需求分析，甚至對管理流程重新設計，將企業的核心問題歸納出來，分析企業最需要什麼樣的管理和什麼樣的管理軟體。對企業員工進行管理意識的培訓，而不完全是手把手的操作技能培訓。在企業實施管理軟體過程中，管理諮詢專家又會根據自己的豐富經驗為企業進行業務流程重整和監督軟體系統的實施進度，看是否偏離管理目標。在系統交付執行之後，又會定期進行系統執行效率評估，及時調整管理軟體在企業管理中出現的誤區。目前國內許多企業尚未認識到管理諮詢的這種重要性，而不願將錢花在“看不見摸不著”的諮詢上，這種價值觀本身就不利於大型企業管理軟體系統的成功應用。

二、大型企業管理軟體應用的關鍵環節--軟體實施過程

大型企業管理軟體在功能、系統結構、資料關聯複雜性以及軟體應用難度等方面完全不同於眾所周知的財務軟體或其它小型應用軟體，主要表現在以下幾個方面：
1、管理領域擴大。財務管理只是企業管理的重要組成部分之一，主要是對企業資金流的管理，而企業管理軟體則是對企業進行全面管理的計算機軟體系統，涵蓋企業管理全部業務流程，包括企業資金流、物流、資訊流的全面一體化管理。
2、功能齊全。大型企業管理軟體一般包括四個方面功能：財務管理、供應鏈管理、生產管理和人力資源管理。由於企業管理模式千差萬別，企業管理軟體的商品化需要軟體適應各種企業管理模式的要求，這對於企業管理軟體功能的適應性提出了很高要求。
3、資料關聯複雜。大型企業管理軟體是一個一體化設計、整合執行的軟體系統，由於涉及到企業整個業務流程或多個部門（傳統管理方式是以部門劃分），系統內不僅要實現資料共享，還要對資料一致性與安全性進行嚴格控制，因此，整個系統內的資料關聯關係複雜。
4、軟體應用難度大。由於大型企業管理軟體功能豐富、結構複雜，每個人很難在一兩年內掌握系統全部功能的操作使用（事實上也沒有必要）。一般情況下，應用大型企業管理軟體的企業，每個業務部門或崗位上的人只能掌握自己的業務處理功能，資料在系統內形成一個流程，與企業實際業務處理流程相匹配。業務處理的各個環節要相互配合，才能使整個軟體系統正常執行，從而規範企業管理。
一般的財務軟體或其他小型應用軟體，只要軟體開發商或經銷商對使用者稍做培訓，使用者便可以操作軟體，軟體應用效果好壞主要取決於軟體本身的質量，軟體“實施”這個環節基本上不存在。企業管理軟體則炯然不同，企業管理軟體能否成功應用受諸多環節和諸多因素的影響，事先不進行充分的準備和制定縝密的計劃，往往會導致應用失敗。領導重視並作為“一把手工程”來抓，是企業管理軟體成功應用的前提，對應用軟體進行規範化“實施”則是其中最重要的環節。這正是人們通常所說的“三分軟體，七分實施”的道理。
大型管理軟體“實施”（Implementation）這個概念目前在我國尚不能被社會廣泛接受，甚至連大多數計算機技術人員也不能理解其內涵。對大型企業管理軟體“實施”這個概念的理解應該包括以下幾個方面：
1、企業管理軟體的實施難度很大，需要有實施方法論的指導，需要一支職業化專門從事軟體實施的隊伍，需要針對軟體編制標準化培訓教材。
2、企業管理軟體實施不僅僅是對使用者進行軟體操作培訓，更重要的是應首先對企業進行業務流程重組（Reengineering），理順和規範企業管理。這是企業管理軟體實施的一個重要步驟。
3、企業管理軟體實施不僅僅是指導使用者如何使用軟體，而且要協助使用者進行資訊標準化和規範化編碼。
4、企業管理軟體實施不僅僅要求企業適應軟體提供的規範管理模式，還要求在實施過程中也能根據使用者的特殊業務處理需求對軟體進行客戶化改造。
5、企業管理軟體的實施是一個耗費時間、人力與資金的過程，實施週期短則半年，長則達兩至四年。實施費用少則與軟體價格相當，多則達到到軟體購買價的數倍。

三、大型企業管理軟體實施成功的保障--專業諮詢公司

對於一般的小型應用軟體，軟體開發、經銷、技術支援與執行維護一般可以由軟體開發商（軟體公司）一體化完成，而對於大型企業管理軟體而言，軟體開發和經銷一般由軟體開發商完成，而軟體實施、技術支援與執行維護則需要一支專業化諮詢服務隊伍，這些諮詢專家組成獨立的管理諮詢公司，為企業應用大型企業管理提供專業化諮詢服務。這不僅是大型企業管理軟體“實施”過程的複雜性所要求的，也是符合企業管理軟體國際發展經驗以及現代產業發展分工細化原則。
1、組織軟體實施的諮詢顧問一般具備多方面綜合能力與素質，主要包括：財務知識與財務管理能力、對各行業企業實際管理模式與業務處理流程的理解能力與經驗、對計算機技術的綜合運用能力、與客戶交往及對客戶心理的把握、培訓與講解能力等。這是專門從事計算機軟體產品開發公司技術人員不完全具備的。
2、管理諮詢公司培訓和擁有一支專業化實施顧問隊伍，可以為多家企業管理軟體組織實施，進而可以掌握各家企業管理軟體產品的特點，從而可以根據企業特定的業務需求為企業選擇合適的軟體產品。
3、根據產業分工細化原則，專業化發展有利於發揮各自的優勢。軟體開發商在開發軟體方面佔具優勢，在軟體產品激烈競爭的市場中，可以集中精力不斷改進和完善自己的產品。管理諮詢公司則在軟體實施方面佔有優勢，可以不斷改進軟體實施方法，積累在各行業實施管理軟體的經驗，提高軟體實施成功率。　

四、結束語
管理諮詢公司作為企業管理軟體開發商與應用企業之間的橋樑，不僅對企業管理軟體開發商在推出軟體產品之後的進一步發展起推動作用，而且對於推動企業管理軟體能夠在企業進行成功應用，從而實現企業管理規範化與現代化也是非常必要的。
在企業選擇和應用大型企業管理軟體時，專業諮詢顧問人員的主要工作內容包括：
1、準確把握和描述企業應用需求；
2、為企業制定合理的技術解決方案；
3、輔助企業選擇合適的應用軟體；
4、輔助軟體在企業的安裝、除錯和系統整合；
5、對企業原有業務處理流程進行重組，制定規範合理的新的業務處理流程；
6、結合軟體功能和新的業務處理流程，組織軟體實施過程；
7、組織使用者培訓；
8、負責應用軟體系統在企業進入正常運轉；
9、根據應用軟體，為企業編制衡量管理績效的資料監控體系和內部管理報表體系；
10、為企業編制決策資料體系和決策資料分析方法；
11、輔助企業建立計算機資訊系統的管理制度；
12、負責系統正常執行後的執行審查。
在經濟發達的西方國家，諮詢業也都相當發達，這對於推動大型企業管理軟體的成功應用，提高企業管理水平起到了積極的推動作用。目前，我國的諮詢業發展尚處在起步階段，特別是專門從事大型企業管理軟體實施與諮詢這個領域的發展還是一片空白，面臨國產化大型企業管理軟體的即將推出，作為國家產業政策應該積極扶持國內的管理諮詢公司儘快發展起來，以利於國產化大型企業管理軟體今後的良性發展。設想一下：如果國內大型企業管理軟體面市時，沒有一支專業化軟體實施隊伍，如何推動軟體在企業的應用？沒有應用或者更坦白地說軟體銷不出去，軟體開發商又從何處獲得進一步發展的資金？這樣中國民族企業管理軟體產業發展就會受到軟體實施環節的瓶頸制約。北京漢普管理諮詢有限公司就是考慮到今後我國國產大型企業管理軟體鍵康發展的需要率先成立的，並已在全國各主要城市建立了自己的分公司，其目標就是為2000年我國國產的大型企業管理軟體全面推向企業應用建立一支專業化軟體實施與管理諮詢隊伍。

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