軟體企業如何面對專案管理(轉)

軟體企業如何面對專案管理
如果用兩個字概括當前社會的特點，那就是“變化”，而這種變化在資訊產業中體現得尤為突出，技術創新速度越來越快，使用者需求與市場不斷變化，人員流動也大大加快。在這種環境下，企業需要應對的變化以及由此帶來的挑戰大大增加，也給管理帶來了很多問題和挑戰。軟體行業是一個極具挑戰性和創造性的新行業，管理上沒有成熟的經驗可供借鑑。而專案管理應該說對於軟體企業，尤其是那些以應用開發與系統整合為主的軟體企業，是行之有效的管理方法。

問題多多

專案管理雖然沒有非常高深的理論，但要真正實施起來，也絕非易事。一個典型的專案基本可以劃分為啟動、計劃、控制、執行、收尾五個過程。而軟體企業實施專案管理的挑戰，可以說是貫穿於專案的整個生命週期。

啟動過程面臨的第一個挑戰是“專案目標含糊，充滿衝突”。專案的利益相關者，如專案發起人、成果使用者、負責單位等之間對需求理解不一致，對專案的目標設定不一致。啟動過程面臨的第二個挑戰是“交流語言不規範，缺乏溝通技巧和工具”。以上兩方面的挑戰導致了在專案啟動過程中，很難使專案目標被清晰定義及一致理解。管理學上經常提到的“資訊漏斗”，就是指這樣一個非常重要的問題。除此之外，對專案目標一致性重視程度不夠，也是專案啟動過程中普遍存在的一個問題。很多專案管理者低估了達成專案目標一致性的難度，在這方面投入的精力不夠，往往簡單地認為已經達到一致。因此，很多專案其實是在目標沒有定義清楚的情況下匆忙啟動的。

專案計劃過程面臨的最大挑戰就是計劃的準確性差。產生這個問題的原因是多方面的。首先，是資訊不充分。很多專案經理在制定計劃，尤其是制定一個新的專案計劃時沒有認真地去挖掘專案資訊，沒有花足夠的精力去與客戶進行深入交流。由於沒有真正使專案目標達到一致，因此專案人員獲取的資訊往往是互相沖突的，是“垃圾資訊”，對制定計劃沒有有效的幫助。第二，缺乏科學的估算方法。第三，對計劃工具的抵制。第四，缺乏對資料的統計積累。這也是一個非常具有挑戰性的方面，也是我們在企業發展中應注重加強的方面。

專案實施過程面臨的挑戰是由於計劃不準確、關鍵路徑不能鎖定，從而導致里程碑目標不能保證專案目標，專案實施的時間壓力增大；導致資源調動配置不合理，成本上升。在時間和成本的雙重壓力下，公司的質量管理很容易流於形式。

而在專案控制過程中，由於受專案時間和資源的限制，專案管理者必須能夠準確及時地瞭解各方面的變化，以及由此帶來的連鎖反應，並做出相應的系統調整。然而，在沒有有效資料積累和資訊不充分的情況下，這方面的難度很大。

由於從專案啟動，到專案控制都存在著很大的挑戰，因此在專案收尾過程中關於時間、質量、成本和專案範圍的衝突在這個過程中集中爆發出來。這些衝突主要表現在三個方面：一是客戶與專案團隊之間，專案團隊可能認為已經完成了預定任務，達到了客戶需求，而客戶並不這樣認為；二是專案團隊與公司之間，專案團隊可能認為自己已經付出了艱苦的努力，已經盡到了責任，然而公司卻因為專案成本上升和客戶滿意度不高並沒有獲得利潤；三是專案成員之間，由於缺乏科學合理的評價體系，專案完成後的成績屬於誰、責任屬於誰的問題往往造成團隊成員之間的互相不理解。

更重要的是軟體企業中往往沒有把專案經驗與教訓轉化為知識的意識與機制。在一個專案中出現的問題，經常會在以後的專案中重複出現。這也是為什麼很多軟體企業在發展到一定階段，停滯不前“陷入泥潭”的重要原因之一。

應對有規

根據近年來中創在專案管理方面的實踐，我們提出了“加強策劃、加強計劃，變化管理、知識管理”四句話，這些是針對專案管理不同階段提出的需要特別強調的問題，希望通過強調這些問題來規避風險，管理變化。

加強策劃的目的包括：明晰專案的價值、定義專案目標、使專案目標被一致理解。其中，最重要的一條就是專案目標被一致理解。加強策劃的方法，第一條就是“發現真正的客戶”；第二，要分清客戶需求與專案成果特性之間的關係。第三，要充分發揮行業專家的作用。在專案實施過程中，要調動的往往不僅是公司內部的資源；第四，要深入溝通；最後，專案策劃過程中要強調的是“公司知識的注入”，就是要把公司過去的專案成果、知識等充分應用，不要什麼東西都從頭重來。

為了加強計劃的有效性，我們在公司內部十分強調科學方法與工具的使用，並專門開發了數字神經系統。“數字神經”這個名字是從微軟借用來的。最初聽到這個詞時，還以為只是一種理念的炒作，但深入思考之後才發現“神經”這個詞用得的確非常好，好在它表示出來兩方面的含義：一是數字只有聯結起來才有用，孤立的數字是沒有太多價值的；二是表示出了“快速反應”的意思，在當今這個高速變化的社會，能否快速應變是至關重要的。這個系統的完成對於公司很多決策和資源的再排程、再分配起到了很大的幫助。在計劃制定過程中，要強調使用模版、計劃流程，通過嚴格的計劃程式和評審簽字流程，來提高計劃的嚴謹性。為了提高計劃能力，要注重研究和培訓。

變化管理首先要嚴格變化控制流程，首先要確認基線的變化，這個基線的變化在公司內部是受到嚴格控制的。在很多情況下，專案組喜歡說“客戶需求已經變化了；而這時客戶可能會說“沒有變化”。如果沒有嚴格記錄變化控制流程，就很容易產生分歧，發生混亂。我們特別強調，專案中的變化一定要獲取客戶及公司內部的簽字認可。同時，通過數字神經系統對變化進行跟蹤。另外，變化管理的第二個方面是資源的動態調配與重新組合。變化管理的第三條我們強調配置管理。變化管理的第四方面就是採用先進的質量保障體系。

知識管理是變化管理的基本條件，沒有足夠的知識，你就不知道該如何面對專案中的變化。知識管理的措施主要分三個方面。首先，是知識的挖掘。其次，通過CMM中的過程財富，對公司專案過程中統計分析，形成公司知識。第三方面，要注重知識的共享。

對於軟體企業而言，這不是一個小的改變，而是一種變革，企業需要為此付出艱苦的努力，宣傳並樹立公司範圍內的專案管理文化十分重要。

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