想象一下在一個雜亂無章的辦公室中工作，你能高效率地完成工作嗎？你的工作場所的安全和你的服務或產品的品質能得到保障嗎？很明顯，答案是否定的。

為了創造一個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境，5S活動應運而生。這種具體而實用的管理活動不僅易於理解，而且易於實施，目的是為員工創造一個高效率、安全、高品質的工作環境。

5S管理的作用

5S管理在日本、臺灣等國家和地區廣受推崇，其包括整理、整頓、清掃、清潔、素養這五項內容，以S為首字母，因此被稱為5S管理。過去，它主要在製造業現場管理中被廣泛應用，但現在各行各業都將其應用於符合自己行業特點的領域。可以參考優思學院精益管理（CLMP）課程中的影片。

以辦公室為例，如何透過推行5S活動來營造一個良好的辦公室環境，建立良好的工作習慣，避免資源浪費，並進一步提高品質和工作效率呢？讓我們來探討這個問題。

(一) 整理SEIRI

就是把東西區分為要與不要，是一種物流的管理概念。針對辦公環境整理通常區分為：

(1) 檔案資料：資料、檔案卷宗、書籍分類歸劃存放位置，整理儲存於櫥櫃、業務倉庫或物流倉庫，與每日常用資料做區分。

(2) 文具用品：必須使用的筆、美工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便條紙、釘書機針等，辦公桌面應該整齊擺放，桌面需留1/2空間，為理想的工作環境。

(3) 辦公事務機器及裝置：電算機、螢幕、電話機、檯燈、電源線、網路線線路整理並固定妥當。

(4) 個人用品：茶具、盆栽等。

(二) 整頓SEITON

整理後只留下必要的東西時，該把什麼東西放在什麼地方都明確規劃，擺放成有秩序的樣子就是整頓。每項物品應有一個特定的位置，在需要的時候隨即可取用。整頓做得好的話，任何物品都有定位，就很容易看得出來。針對辦公環境整頓通常區分為：

(1) 檔案資料：相關資料檔案需整理裝箱，必要時加以標示便於尋找使用。建議以電子資料代替書面或紙類檔案為理想。

(2) 桌面下物品放置：物品堆放不可影響健康坐姿、私人使用物品，如拖鞋、運動鞋、不外露為宜。建議桌下必須保留1/2以上空間，離開座位時椅子應該緊靠在桌面。

(3) 座位椅背、屏風再下班後不可掛吊衣物、圍巾、雨傘等，還給辦公室環境的整齊劃一。

(4) 隔間屏風：座位牌、月曆、電話表、便利貼等物品，須貼、釘整齊在適當位置。

(三) 清掃SEISO

就是把辦公環境中，事務機器及裝置的灰塵消除乾淨，是檢查亦是裝備裝置保養。落實辦公環境清掃要領為：

(1) 個人座位：除正使用中之物品、資料外，一概清除。垃圾、紙屑等，隨時清除不留在座位。

(2) 檔案資料：過期不用公文、檔案，按時進行銷燬。

(3) 辦公事務機器及裝置：電腦、影印機、傳真機、電話、 飲水機、櫥櫃等裝置清洗擦拭乾淨，遇故障立即叫修，隨時保持正常使用狀態。

(4) 公共區域：公佈欄、記事欄，定期更換擦拭。

(四) 清潔SEIKETSU

就是對工作的場所、個人服裝儀容等，時時保持潔淨、衛生的狀態，是一種精神教育亦是作業要求。

(1) 徹底執行落實：整理、整頓、清掃3S工作。

(2) 工作場所及四周環境：保持整齊與乾淨。桌椅、櫥櫃、器具及機具、裝置等，經常擦拭、 清理、維護整潔美觀，杜絕汙染來源。工作掉落地上之紙屑、迴紋針、訂書針、橡皮筋等在地面時隨手撿拾。

(3) 公共區域：地面、門窗、牆壁、天花板等，保持清潔；牆壁、地毯、門窗或材等，表面破損剝落時，應儘速報請負責單位修復；窗臺邊、樓梯間、走道、茶水間、影印機室等，公用區域不隨意堆放物品。

(4) 營造良好的工作環境：徹底做好垃圾、廢棄物分類；美化環境加強盆景綠化、養護及修剪，盆栽接水容器及其周邊隨時進行清理。

(五) 素養SHITSUKE

就是以提供的標準作業手冊，使大家遵守規定養成習慣，力行4S成為個人的氣質。讓大家習慣成自然，在執行上更為順暢。5S管理之推動終極目標為個人習慣的養成。

(1) 工作心情態度良好，待人及電話禮儀周到。對待長官、部屬、同事或客戶、民眾，均應該注意禮節，親切微笑的問候招呼。

(2) 服裝保持適當乾淨整潔，並配戴識別證。維持良好企業形象。

(3) 自動自發維護自己及鄰近辦公桌椅、櫥櫃、工具、裝置之整潔。

(4) 使用各項公用設施、辦公用品、會議室設施等，均應該確實歸位保持整齊清潔。響應節能措施，隨手關燈、關水、空調。

(5) 把5S管理活動視為日常工作，隨時注意環境的乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所，讓全員參與併發揮自動自發、團結合作的精神，積極持續不斷的改善，創造良好井然有序的工作環境。

5S管理落地和實踐

5S活動說來很簡單，容易流於常規的活動，5S推動需要持之以恆，並養成良好的習慣，不要認為5S推動佔的工作比重很小，想把它省略掉，這是錯誤的觀念。5S推動須將其作為一個過程來看，遵循PDCA迴圈的原理，按照PDCA-Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(處理)的流程會相當有效，做法如下：

(一) 籌組5S委員會，針對每個S計劃做出規範。(PLAN)

(二) 高階帶領公開性的宣佈開始5S推動計劃，提供員工訓練和教育的機會，列出編組、責任區劃分、評分頻率、評分時間，讓全員整理、打掃自己的工作區域(DO)

(三) 競賽評核5S管理推動的結果，先予設定期望之目標，做為活動努力之方向及便於活動過程中之成果檢查。(CHECK)

(四) 自我檢查和持續改善，簡單的事持續做，將依5S推動標準手冊規範執行，讓全員習慣成自然，養成遵守規定事項的紀律與習慣。(ACTION)

因此將5S推動過程，堅持PDCA迴圈，不斷提高辦公環境的5S水準，即要透過檢查，不斷發現問題，不斷解決問題。因此，在檢查考核後，還必須針對問題，提出改善的措施和計劃，使5S活動堅持不斷地發展下去，也就是遵循PDCA迴圈的原理，持續改善。對自身提出更高的要求。

總結

要創造良好的工作環境，需要全員共同參與養成良好習慣。以下是針對辦公環境5S推動的重點：

(一) 盤點辦公室必須使用的物品和設施。

(二) 不必要存在的物品不應該出現在工作場所。

(三) 符合人體工學健康坐姿和工作操作考慮。

(四) 設計辦公室物品的擺放讓我們工作更方便。

(五) 辦公必需品應該擺放在能夠方便操作的位置上。

(六) 辦公位置的擺放方式應該呈現整體美感。

(七) 利用聲音、溫度和香味等元素來營造氣氛和心境。

(八) 制定標準並尋找方法使我們能夠持續維持這些標準。

(九) 透過全員參與，共同建立起工作生活價值觀的共識。

(十) 將5S管理視為日常工作，並隨時積極持續改善。

讓全員都感受到5S管理推動後帶來的美好改變，讓大家攜手共進，提出一套共同參與的計劃，成立5S推行組織、制定推行方針及目標，並設計檢核性的工作表、擬定工作計劃及實施方法、進行全員教育、活動前的宣傳造勢、確定評比辦法、進行查核、評比和獎懲、並檢討和修正，並將其納入定期管理活動中，提供改善前、中、後的所有記錄。透過這些努力改善辦公室環境，我們一定能夠塑造高效率的工作環境。

最後，員工需要根據制定的標準操作手冊共同落實，全員參與、遵守紀律、持續改善養成良好習慣。讓我們發揚自發、團隊合作的精神，創造一個良好的辦公室環境，讓員工更加精神飽滿地投入每天的工作中，提升工作效率和安全，提供高品質的服務和產品，更好地為公司創造效益。