專案實施：如何獲得一個穩定的ERP系統？(轉)

專案實施：如何獲得一個穩定的ERP系統？
根據META Trend的研究：2004-2005年期間，ERP正式上線(即軟體進入實際應用階段)後組織將致力於所有權總成本、價值交付、可用性、持續性業務改進、以及目標物件擴充套件(例如：供應商關係管理、渠道管理)等問題；同時，ERP供應商將持續地為成熟的ERP客戶提供增強的後續維護服務；2004-2007年期間，ERP供應商將加倍努力地對中間市場進行滲透，並更加積極地與微軟以及其他小型ERP供應商進行市場競爭；到2007年，ERP供應商將全面採用Web服務，以支援企業間整合業務的發展。　　

　　圍繞ERP正式上線的時間問題一直存在多種不同的說法。通常來說，是以擬定的計劃專案結束日期為準，而並非以接受可交付使用的ERP產品的日期為準。因此，在對ERP穩定性進行理解，首先應該對ERP正式上線的日期，以及相關的穩定的ERP環境有清楚的認識。這對於IT人員來說是一個不容忽視的問題，尤其對採用ERP的企業家來說至關重要。　　

　　關於ERP正式上線時間的全球狀況

　　卓越應用程式中心(ACOE，application center of excellence)致力於為重要的組織機構提供穩定的商業應用程式，尤其是為組織機構交付大型的ERP系統。　　

　　ACOE負責的全部商業應用涉及範圍廣泛，並且與當前的投資和業務密切相關。ACOE團隊的工作職能包括提供：桌面幫助(help desk)、配置、使用者化定製、測試、安全、培訓、檔案編制、資料庫管理、網路、以及操作問題等服務。目前來說，大多數客戶缺乏ACOE應用的相關管理經驗；因此，ERP系統的穩定性成為人們關注的焦點問題。明智的做法是將企業負責ERP正式上線團隊的工作委託給ACOE進行管理，從而確保許多重要領域和關鍵步驟都能夠得到周全的考慮。包括：　　

　　功能性(Functionality)：企業所有者需要對被交付的應用有清晰的認識和了解。所有被要求的功能性都必須具備相應的證明檔案，並且終端使用者必須通過嚴格的培訓計劃。同時，企業需要開展有重要股東參加的變動管理會議。確保該項應用不僅僅適用於業務流程，還能夠適用於報告和相關分析。此外，作為商業使用者還必須得到應用供應商提供的一定級別的擔保，即：保證交付的應用已經具備與其他業務系統整合的功能，並且資料倉儲能夠得到大規模資料傳輸的適當支援。截止目前，相信只有不超過20%的新型ERP系統交付的功能性具備真正意義上的透明度。

　　IT與LOB(line-of-business，業務線)的職能對比：這個問題主要圍繞專案正式上線後，企業的超級使用者將獲得哪些擴大的職能。在一種理想的環境裡，一些商業使用者從事ERP系統的專職工作，同時他們還在報告/質詢方面，以及被視為持續性業務改進計劃一部份的新配置設計方面，積極地為其同事提供幫助。IT團隊主要負責應用程式的技術開發工作，確保其應用能夠執行使用者化定製、管理測試等功能，並且能夠為桌面幫助提供支援。據估計，只有不超過50%的客戶對IT和LOB的職能劃分進行了明確界定。

　　技術支援(help desk)：技術支援需要從其傳統職能中逐步得到進化和改善。為取得成功，其涉及的問題應以業務、IT人員、供應商為序進行優先考慮。尤其值得注意的是，技術支援需要對分配給系統的新登入ID進行妥善管理。

　　計劃/專案辦公室(Program/project offices)：ERP專案正式上線之後，需要成立ERP計劃/專案辦公室或工作組，負責處理多方面的業務問題和IT問題。尤其要求計劃辦公室必須配備專業人員，負責處理由LOB衍生出的變更請求。由於人們普遍認為LOB工作人員富有太多的“創造性工作”，因此，計劃辦公室有必要對他們提出的所有配置請求進行謹慎審查，並最終決定是否批准其配置請求。

　　獲得一個穩定的ERP系統

　　如果上述列舉的體系結構大多數都適當並且可行(儘管這個假設不太可能)，那麼在6-8個月期間，企業將有望獲得一個穩定的ERP環境。推動ERP穩定性早日實現的諸多因素包括：　　

　　分散ERP工作組：逐步對ERP工作組進行分解精減的三種主要途徑分別是：

　　1)為新系統提供支援；2)恢復其成員先前的工作；3)致力於專案的第2階段工作。

　　顯然，在專案正式上線之後，大多數工作人員還將繼續從事新系統的服務支援，從而為建立一個穩定的ERP系統提供更有利的機會。當然，情況也並不總是這麼樂觀。　　

　　技術支援文件：預計專案正式上線後不久，就能夠實現每月對每個使用者進行兩次技術支援回訪。一旦穩定的ERP系統被建立完成，將實現每2-3個月只需對每個終端使用者進行一次回訪。作為供應商一方，需要提供基於主要技術支援文件的相關統計(如：產業、物理位置數量、介面數量等等)，並且確保文件在IT與LOB人員之間存在相應的服務級協議。

　　管理變革：新的配置變革(如：勿需進行編碼的情況下對系統行為進行轉換)將引導大規模的管理變革。只要遵循下列規定步驟，新配置將不會影響系統的穩定性。

　　在一臺測試機上執行終端使用者的配置變更

　　詳細描述新配置並將其提交ERP管理委員會

　　一旦獲得ERP委員會批准，新配置方案即可運用到IT團隊中

　　IT工作人員完成對所有新配置程式的遠端管理

　　全球化的共享服務，以及全球化程式：業界關於LOBs所強調的巨大發展趨勢在於其獨特的工作方式，舉例來說：LOB在處理折扣問題上的方式是獨一無二的。越是有更多的公司能夠實現其全球化共享服務(如：應付帳款、採購)，就會有越多的LOBs實現一次性的配置變革；同時，也促使ERP系統能夠越快的實現其穩定性。

　　全球化：很顯然，公司存在很多的跨國經營業務，ERP出現不穩定的可能性會越大。鑑於企業主可能習慣於在產品、發貨單、訂貨單等方面堅持採用本國語言，因此ERP專案正式上線後，在推行企業全球化程式中務必格外謹慎。

　　ERP系統的第二階段：計劃專案的下一個階段必須與第一階段保持相對獨立。同時，IT和LOB執行者必須確保第一階段並未過度的消耗大量資源。

　　總結

　　如果能夠成功的建立一個卓越應用程式中心，並且終端使用者能夠對業務流程進行充分的認識和理解，那麼在6-8個月期間，企業將有望實現一個穩定的ERP系統。越是能夠快速的實現ERP系統的穩定性，管理成本上可獲得的實際效益將能夠越快的得以實現。

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