專案管理只是行政工作嗎(轉)

專案管理只是行政工作嗎
問：專案經理的角色中行政管理的角色佔多大的比重呢？

我正在考慮將注意力轉移到專案管理上來。我關心的是，似乎大多數我認識的專案經理都把大量的時間花費在了行政文書工作的處理上。我確信專案管理工作不只是一項行政工作，但是，專案經理的角色中行政管理的角色佔多大的比重呢？

答：一般來說，行政管理工作的界定應該是更多的從工作與專案關係的角度，而不是從工作型別的角度。

我知道有很多專案經理會對你的意見表示贊同，行政管理工作似乎佔據了他們大多數的時間。然而，坦誠的說，所謂的行政管理工作是從旁觀者的角度來看，換句話說至少是這樣。一個人眼中枯燥無味的行政管理工作對於另一個人來說可能是專案控制的一個至關重要的組成部分。

對行政管理工作的界定可謂仁者見仁，智者見智。一些專案經理認為，只要工作中出現了檔案，就是一項行政管理工作。還有一些人可能認為要求書寫（或打字）的工作是行政管理工作。但是，一般來說，行政管理工作的界定應該是更多的從工作與專案的關係的角度，而不是從工作的型別的角度。

例如，如果你所在的部門要求你遞交某種型別的報告，報告的內容不是以專案為核心，你可能會說這是一項行政管理工作。你可能還會參加其它與專案無關的活動，比如說對新員工的面試、填寫調查表以及回答管理層關於資訊的詢問等，這些工作同樣也會被看成行政管理工作。但是，儘管有一些工作從表面上看是行政管理工作，實際上卻不是。

專案管理快速說明

一般來說，專案經理對專案的全面成功負有責任。他（她）要領導整個專案小組對專案進行說明和計劃，然後對整個專案進行監控和控制，直到專案成功完成。這要包括管理範圍、事項以及質量等。請注意，一般的行政管理工作並不是這個簡單說明中的一部分。

此外，專案小組有可能向專案經理進行報告，也有可能不向專案經理進行報告。專案小組的成員可能會向其它的管理人員報告一些事情，例如工作表現回顧，而會向專案經理彙報他們的工作量。而在一些公司中，小組成員要直接向專案經理進行報告。

然而，不管是哪種情況，專案經理都必須同時擔負起人員管理的職責。這包括一些軟的技巧，例如傾聽、提供反饋、感情投入以及提供領導力等。

這是工作的全部

正如我前面曾經提到過的，有很多專案管理工作看上去是行政管理工作，但是它們對於整個專案來說是至關重要的，因此把它們稱為專案經理的工作是再正確不過的了。下面就是一些例子：

處理狀況報告：很多專案經理認為狀況報告屬於行政管理工作的範疇。我認為專案報告直接屬於專案經理的許可權範圍之內。當我擔任專案經理的這個角色的時候，我會計劃出向股東提交狀況報告的最佳方式，作為整個溝通和交流計劃的一部分。對於我來說，這不是一項行政管理工作，而是我專案管理職責的一個基本組成部分。

更新工作計劃：我曾經開導過討厭更新工作計劃，認為工作計劃是一項行政負擔的專案經理。對於我來說，更新工作計劃是專案經理的一項核心職責。

完成專案說明：很多專案經理只想立刻進入工作狀態，對於他們來說，計劃是事後才會想起的事情，並不是專案的一個組成部分。對於我來說，如果專案經理把專案說明過程看作是一項行政管理工作，這就暗示著他在專案管理方面的不成熟。計劃需要進行到什麼樣的程度是一個合理的問題，但是永遠不要問是否應該進行計劃。

更新專案日誌和表格：很多專案需要填寫表格，反映範圍變化，或者專案經理通過日誌對各種事項進行追蹤。

管理工作表現回顧：如果專案小組的人員向你進行報告，那麼你肯定要做一些相關的書面工作。這同你的人員管理工作直接相關。

最後的話

在專案管理方面，很多工作看上去是行政管理工作，其實和專案管理或人員管理直接相關。專案經理如果精通這方面的工作，只佔用自己一小部分的時間。然而，如果你不喜歡這類工作，專案管理可能並不適合你。

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