你的專案管理有持續改進嗎？(轉)

編者按：正如在專案管理成熟度模型中所介紹的，專案管理實施中的持續改進是其中至關重要的一環。那麼，組織應該從哪裡開始入手開始改進呢？現在，已經有了一些成熟的方法可供借鑑。下面我們就來介紹持續改進領域的九個方面...

　　越來越多的組織開始認識了專案管理。正如在專案管理成熟度模型中所介紹的，專案管理實施中的持續改進是其中至關重要的一環。那麼，組織應該從哪裡開始入手開始改進呢？一般來說，應該根據企業的實際情況以及基準比較後所得到的資訊再因地制宜。不過，現在也有一些成熟的方式可以借鑑。目前引起業界關注的持續改進的領域共有九個方面，下面來一一介紹。

　　
開發有效的程式檔案


　　程式檔案可以是政策、程式、指導方針、表格和檢查表，或者是這些東西的組合。好的程式檔案將加快專案管理成熟過程，促進對各層次管理的支援，大大地改善專案溝通。

　　專案管理的動態特性及其多功能的內涵，使得組織需要大量的程式檔案來指導一個專案透過一系列的階段和時期。尤其對於大公司，挑戰不僅是要為每個專案活動提供管理的指導方針，而且還要提供一個連貫的程式化框架。在這個框架中，來自各部門的專案負責人能夠合作和相互溝通。特別是，每個政策和程式必須保持在專案生命週期內與相關的職能部門一致。

　　程式性檔案的一個簡單有效的粗略分類方法是利用工作分解結構的概念進行分類。這種分類概念以專案的主要生命週期階段為主線，將主要的程式性類別進行組織，然後每一類又被細分為：指導方針、政策、程式、表格和檢查表。必要時，還可以延伸出附加的步驟，以針對各種專案和運作的職能次級單位開發政策、程式、表格和檢查表。這種正規的做法適用於很大的專案，但由於增加額外的管理人員，很可能發生新的工作介面問題和額外的管理費用，所以要盡力減少政策和程式的分層。

　　當公司在運用專案管理方法方面變得更加成熟的時候，專案管理政策和程式就可以被廢棄，而代之以指導方針、各種表格和檢查表。這樣可以為專案經理提供更多的彈性。然而，達到這種程度需要較長的時間。

　　專案管理方法

　　專案管理方法的建立，可以大大地增加組織在專案管理方面不斷成功的可能性。一個成功的專案管理方法是基於它的指導方針和表格，而不是政策方針和程式。方法必須有足夠的彈性，以便於它們能很容易適應所有的專案。

　　當開發和購買一個專案管理方法時，需要考慮該方法應該支援企業文化。要把方法變成一流的專案管理實踐，關鍵是它對企業文化的適應性。

　　認識持續改進的必要性

　　當企業在專案管理上走向成熟，並達到了一定程度的成功時，就獲得了可持續性競爭優勢。然而，企業的競爭者不會坐視這些，他們必然也在不斷進步。這樣，也許企業會喪失大部分的可持續性競爭優勢。所以，要想保持企業的持續競爭力，就必須要認識到持續改進的必要性。持續改進可以使企業保持住它的競爭優勢，不斷應對新的挑戰。

　　能力規劃

　　伴隨著企業在專案管理上的優秀程度的提高，在較短的時間內，利用較少的資源而執行較多的工作，這樣的好處十分明顯。問題是組織能多承擔多少工作？為了解決這個問題，目前大多數公司都致力於建立能力規劃模型，進而分析在現有的人力、物力的條件下能承擔多少新的工作量。在進行能力規劃時，需要考慮的因素應該包括：人力資源、時間、裝置、現金流、技術等多方面的因素。

　　能力模型

　　在21世紀，企業將用能力模型來代替工作描述。專案管理中工作描述傾向於強調可交付成果及來自專案經理的期望，而能力模型側重的是為獲得這些可交付成果而需要的技能。

　　美國著名的製藥公司Eli Lilly公司的能力模型顯示，專案經理應具備三大領域的能力：科學技術技能、領導才能、工藝技能。

　　引入能力模型概念的一個好處就是能使培訓部門開發定製專案管理培訓計劃來滿足技能要求。沒有能力模型，大多數培訓計劃將是空泛的，而非定製的、有針對性的。同樣，能力模型還可以使組織更容易開發出一整套培訓系列課程，而不是某一種單一的課程。

　　管理多專案

　　當組織開始在專案管理上達到成熟時，希望能夠管理多專案。這可能要求公司發起一系列專案，或者是專案經理管理多個專案。以下是幾種支援管理多個專案的因素。

　　首先，為所有的專案都保留一個全職的專案經理也許會受到成本的限制。

　　第二，現在，為了成功地完成一個專案，職能經理要分擔專案經理的部分應負責任。

　　第三，如果想從管理多專案中獲利，企業必須為他們的專案經理提供高質量的培訓。

　　專案階段結束評審會

　　以前，專案階段結束評審會往往只是使高階管理層有機會“蓋橡皮圖章”，批准專案繼續進行下去。專案團隊用會議來就專案的狀態，給高階管理層某種程度的“安慰”。專案團隊只講成績而回避錯誤。實際上，專案階段結束評審會應該更注重經營決策，而不是技術決策。

　　值得注意的是，高階管理層不應該害怕終止專案，尤其是在目標已經改變、目標已不可能達到或者是所用資源可以被轉移到其他更容易成功的專案當中去的情況下。因而，高階管理層應該花更多的時間評估未來的風險，而不是關注過去的成績。

　　專案的戰略性選擇

　　通常，公司希望完成的工作並不一定是它有能力完成的工作，主要的限制來自於關鍵資源的可利用性和資源的質量。公司想要做的專案很多，但由於資源的限制，他們不得不排出優先順序來選擇專案。一個常見的選擇方法是投資組合分類矩陣法，每個潛在的專案均按照強勢、弱勢、機會和所具有的風險進行分析，然後根據專案的潛在利益以及為獲得這些收益所需資源的質量，進行權衡分析。這種分類技術能夠對專案進行合適的選擇，併為組織提供一個能力規劃模型，以明確該組織能承擔多少工作。一般情況下，公司知道應該把最有才能的人安排到哪裡。然而，模型可以為如何有效使用中等及中等以下的員工提供一個指導。除職能部門人員的質量之外，還需要確定所需專案管理技能的質量來考慮人力資源的安排。

　　橫向負責

　　在經濟蕭條或經濟環境很差的時期，各公司承受著巨大的壓力，因而不得不更嚴格地做好成本控制工作。從歷史經驗看，成本只在縱向的基礎上進行度量。這就有一個問題，專案經理不知道為了完成指派的專案活動，職能部門需要多消耗多少時間。

　　現在，專案管理方法運用了掙值測量技術，專案都受控於一系列的批號或者指定來給所有工作分解結構的工作包的成本賬號編碼，專案經理對收益和損失負有責任，這樣就建立了橫向負責。

　　專案的成本控制一般包含三階段的工作：

　　階段1——基於預算的規劃：這是指根據相當準確的歷史資訊，建立一個專案的基準預算和現金流；這些歷史資料庫會在每個專案結束的時候更新。

　　階段2——成本／績效決策：正是在這個階段決定每個工作包的成本，並將實際成本與實際績效相比較，以確定真正的專案狀態。

　　階段3——更新與報告：這是指為專案團隊成員、職能經理、發起人和客戶準備專案報告。這些報告至少應解決以下問題，如現在所處的狀態(時間和成本)如何?將在哪裡結束(時間和成本)？現在有何問題?組織今後會遇到什麼問題?組織提出的風險減輕戰略是什麼?好的方法會為收集回答這些問題的資訊提供一個框架。
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