專案績效域

　　專案績效域概述

　　價值驅動的專案管理知識體系關注價值的實現，包含了專案管理原則、績效域、專案生命週期、工程組、10大知識領域和價值交付系統。在整個生命週期中，專案管理者透過涵蓋10大知識領域的專案管理工程組對專案進行管理，同時需要密切關注干係人、團隊、開發方法和生命週期、規劃、專案工作、交付、測量、不確定性這8個與績效密切相關的因素，我們稱之為8大績效域。這些績效域共同構成了一個統一的總體，作為一個完整系統，在專案生命週期過程中執行，系統內的每個績效域相互作用、相互關聯、相互依賴、並協調一致，共同運作，支撐專案目標和價值的實現。

　　一、干係人績效域

　　干係人績效域涉及與干係人相關的活動和職能。有效執行本績效域可以實現預期目標主要包括a：與干係人建立高效的工作關係；b：干係人認同專案目標；c：支援專案的干係人提高了滿意度，並從中獲益；d：反對專案的干係人沒有對專案產生負面影響。

　　績效要點

　　1. 促進干係人參與（專案經理需要在整個專案生命週期中持續促進干係人參與到專案中，為了有效讓干係人參與，可按以下步驟開展a：識別（識別相關干係人）；b：理解和分析（分析每個干係人對專案的立場和觀點）；c：優先順序排序（將管理焦點聚焦於權力和利益大的干係人）；d：參與（促進干係人參與）；e：監督（監督干係人參與策略的有效性，可透過干係人滿意度指標來評估）。如下圖）；

　　

　　與其他績效域的相互作用

　　干係人主要參與的專案工作包括a：為專案團隊定義需求和範圍，並排列優先順序；b：參與並制訂計劃；c：確定專案可交付物和專案成果的驗收和質量標準；d：客戶、高層管理人員或專案集經理等干係人將重點關注專案及其可交付物績效的測量。

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　　二、團隊績效域

　　團隊績效域涉及專案團隊人員有關的活動和職能。有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：共享責任；b：建立高效團隊；c：所有團隊成員都展現出相應的領導力和人際關係技能。為了有效執行團隊績效域，專案經理需關注a：專案團隊文化；b：高績效專案團隊；c：領導力技能。

　　績效要點

　　1. 專案團隊文化（專案經理可以透過如下方法，確保形成和維護一個安全、尊重、無偏見的團隊文化：a：透明（分享）；b：誠信；c：尊重；d：積極的討論；e：支援（透過解決問題和消除障礙因素向團隊成員提供支援）；f：勇氣（勇於提出建議）；g：慶祝成功）；

　　2. 高績效團隊（透過以下方式打造高績效團隊a：開誠佈公的溝通；b：共識；c：共享責任（主人翁意識）；d：信任；e：協作；f：適應性（根據環境和情況調整工作方式）；g：韌性（出現問題或故障時可以快速恢復）；h：賦能（給專案團隊成員賦能，有助於其有權就所採取的工作方式做出決策）；i：認可）；

　　3. 領導力技能（領導力技能對每一個專案團隊成員都是非常有用的，與領導力相關的特徵和活動包括以下方面）；

　　a：建立和維護願景（良好的願景應清晰，簡明和可行，描述可現實的最佳效果，激發人們對實現成功的熱情）；

　　b：批判性思維（使用批判性思維a：識別、分析和解決問題；b：分析資料和證據，以評估論點；c：識別偏見，未說明的假設以及價值觀；d：觀察時間，已識別模式和關係等）；

　　c：激勵（激勵可以是內在或外在的，內在激勵源於個人內心，外在激勵源自外部獎勵）；

　　d：人際關係技能（1. 情商（情商是領導力的基礎，有助於積極溝通、協作，並形成有效領導力。情商的組成部分如下圖）；2. 決策（專案團隊進行決策時通常遵循發散/匯聚模式，先由干係人參與制定一套廣泛的備選解決方案，然後專案團隊再匯聚一起，確定一個首選方案。可以透過投票決策等）；3. 衝突管理（解決衝突的方法包括a：尊重；b：聚焦於問題；c：聚焦於當前和未來；d：共同尋找備選方案））。

　　

　　與其他績效的相互作用

　　1. 在進行規劃時和關係人溝通專案願景和收益；2. 再參與專案工作時運用批判的思維解決問題和決策；3. 在整個規劃績效域和測量績效域中都要聚焦於團隊績效；

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　　三、開發方法和生命週期績效域

　　開發方法和生命週期績效域涉及與專案的開發方法、節奏和生命週期相關的活動和職能。有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：開發方法與專案可交付物相符合；b：將專案交付與干係人價值緊密相連；c：專案生命週期由促進交付節奏的專案階段和產生專案交付物所需的開發方法組成。為了有效執行開發方法和生命週期績效域，專案經理需要重點關注a：交付節奏；b：開發方法及其選擇；c：協調交付節奏；d：開發方法及生命週期。

　　績效要點

　　1. 交付節奏（a：一次性交付；b：多次交付（不定期多次多個元件）；c：定期交付（定序多次）；d：持續交付（專案特性增量交付））；

　　2. 開發方法（開發方法是在專案生命週期內建立產品、服務或結果的方法，當前行業普遍認同的三種開發方法是a：預測型方法（又稱瀑布型方法，範圍、進度、成本、資源和風險可以在專案早期定義，專案團隊能夠在專案早期降低很多不確定因素並提前完成大部分規劃工作。）；b：混合型方法（適應型和預測型的結合體，通常使用迭代型方法和增量型方法，迭代型適用於澄清需求和調查各種選項，增量型適用於一系列迭代過程中生成可交付物，如下圖2）；c：適應型方法（當需求面臨高度的不確定性和易變性，且在整個專案期間不斷變化時，適合採用適應型方法。適應型方法通常也運用迭代型和增量型方法，只不過週期更短，頻率會更快），三種方法關係隨迭代性變化而變化，如下圖1）；

　　　

　　3. 開發方法的選擇（產品、服務或成果影響開發方法的因素包括a：創新程度；b：需求確定性；c：範圍穩定性；d：變更的難易程度；f：交付物的性質；g：風險（風險高適合預測型）；h：安全需求（高安全性適合預測型）；i：法規（法規監管嚴適合預測型）。專案影響開發方法的因素包括a：干係人；b：進度制約因素；c：資金可用情況（資金不確定時適合適應型方法）。組織影響開發方法的因素包括a：組織結構；b：文化；c：組織能力；d：專案團隊的規模和所處位置）；

　　4. 協調交付節奏和開發方法（如下圖示例）；

　　

　　

　　與其他績效域的相互作用

　　與干係人績效域、規劃績效域、不確定性績效域、交付績效域、專案工作績效域和團隊績效域相互作用。a：如一個可交付物存在要與干係人驗收相關定量風險，則可能選擇迭代型；b：所選的生命週期會影響進行規劃的方式；c：開發方法和交付節奏是減少專案不確定性的方法；d：開發方法和生命週期績效域與交付績效域會有關注點會有很多重疊等。

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　　四、規劃績效域

　　規劃績效域涉及整個專案期間組織與協調相關的活動與職能，這些活動和職能是最終交付專案和成果所必須的。有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：專案以有條理、協調一致的方式推進；b：應用系統的方法交付專案成果；c：對演變情況進行詳細說明；d：規劃投入的時間成本是適當的；e：規劃的內容對管理干係人的需求是充分的；f：可以根據新出現的和不斷變化的需求進行調整。

　　績效要點

　　1. 規劃的影響因素（a：開發方法（如預測型大部分規劃是預先進行的）；b：專案可交付物；c：組織需求；d：市場條件（競爭激烈的市場中，可以進行最小的規劃，以加快產品投入市場的速度）；e：法律或法規限制）；

　　2. 專案估算（規劃時需要對工作投入、持續時間、成本、人員和實物進行估算。影響估算的因素包括a：區間（如±20%，專案剛開始時區間比較大，隨著專案進行逐漸確定，則區間逐漸減少）；b：準確度（專案開始時估算準確度低於專案進展中的估算準確度）；c：精確度；d：信心（信心會隨經驗的增加而增加））；

　　

　　3. 專案團隊組成和結構規劃（規劃團隊組成和結構時，要確定專案工作所需的技能組合；針對團隊進行規劃時，需要考慮工作地是否集中，對比收益和成本）；

　　4. 溝通規劃（溝通是爭取干係人有效參與的重要因素，對溝通進行規劃時，需要與干係人績效域進行關聯）；

　　5. 實物資源規劃（規劃實物資源需要對資源的交付、移動、儲存和處置進行規劃）；

　　6. 採購規劃（採購人員需要事先了解所需採購獲取或服務的型別，何時需要以及所採購貨物或服務所需的技術規範）；

　　7. 變更規劃（對變更進行規劃，制定相關變更管理流程）；

　　8. 度量指標和一致性（制定度量指標包括設定臨界值、確定度量目標和度量頻率等；一致性指的是規劃和實際的一致性）；

　　與其他績效域相互作用

　　1. 專案開始時會確定預期成果，根據選定開發方法提前進行詳細的規劃；2. 在專案團隊規劃如何應對不確定性和風險時，不確定績效域和規劃績效域相互作用；3. 在整個專案執行過程中，專案團隊和干係人將制定度量指標，並將績效與計劃進行比較。

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　　五、專案工作績效域

　　專案工作績效域涉及專案工作相關的活動和職能，有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：高效且有效的專案績效；b：適合專案和環境的專案過程；c：干係人適當的溝通和參與；d：對物資資源進行有效管理；e：對採購進行有效管理；f：有效處理變更；g：透過持續學習和過程改進提高了團隊能力。

　　績效要點

　　1. 專案過程（專案團隊應建立專案過程，並對過程進行定期審查，檢查過程是否高效。可按專案需要，使用如下方法來最佳化過程a：精益生產法；b：召開回顧會議；c：價值導向審查）；

　　2. 專案制約因素（制約因素包括交付日期、法律法規、預算、質量政策等，在整個專案期間，需要平衡不斷變化的制約因素）；

　　3. 專注於工作過程和能力（聚焦在工作過程（交付價值）和保護專案團隊的工作能力（專案團隊的高效性和滿意度）兩個方面）；

　　4. 管理溝通和參與（按溝通管理過程執行，並關聯干係人績效域）；

　　5. 管理實物資源（管理第三方提供的材料和用品、規劃、訂購、運輸、跟蹤和控制這些實物資源。管理實物資源的目標主要包括a：減少或消除現場的材料搬運和儲存；b：消除材料等待時間；c：最小化報廢和浪費；d：促進安全的工作環境等）；

　　6. 處理採購事宜（可以根據專案特點選擇合適的合同方式，例如有的交付物採用適應型方法，有點交付物選擇預測型方法，則總體合同可以使用主協議，將適應多變的內容列入附錄。一旦選定供應商，就需要對專案管理計劃和相關檔案進行更新）；

　　7. 監督新工作和變更（敏捷和適應型專案中，專案工作會不斷演變和調整，專案經理持續對專案待辦事項進行優先順序排序，保證始終完成高優先順序的任務；在預測型專案中，透過變更控制流程積極管理變更）；

　　8. 學習和持續改進（持續學習，確定未來在哪方面可以做的更好或下一階段進行改進、或學習為完成專案所需某些特定方法和技術。並對學習的知識沉澱，豐富組織過程資產）；

　　與其他績效域的相互作用

　　1. 專案工作可促進並支援有效率且有效果的規劃、交付和度量；2. 專案工作可為專案團隊互動和干係人參與提供有效環境；3. 專案工作可為駕馭不確定性、模糊性和複雜性提供支援，平衡其他環境制約因素。

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　　六、交付績效域

　　交付績效域涉及與交付專案相關的活動和職能，有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：專案有助於實現業務目標和戰略；b：專案實現了預期成果；c：在預定時間內實現了專案收益；d：專案團隊對需求有清晰的理解；e：干係人接受專案可交付物和成果，並對其滿意。

　　績效要點

　　1. 價值的交付（價值的交付可發生在專案進展過程中或專案結束階段，專案檔案會試圖量化預期成果，以進行定期測量交付的價值）；

　　2. 可交付物（可交付物指專案的臨時或最終的產品、服務或成果。不管什麼型別的專案，需求都有可能會隨著時間的推移而發生演變，都需要對其進行管理。a：需求啟發（清晰、簡潔、可核實、一致性、完整、可跟蹤）；b：不斷演變和發現的需求；c：管理需求（待辦事項列表、索引卡、需求跟蹤矩陣等）；d：定義範圍和管理變更（範圍是專案所提供的產品、服務和結果的總和，使用變更控制系統來處理範圍變更（））；

　　3. 質量（交付不僅僅是範圍和需求。範圍和需求聚焦於需要交付的內容，而質量聚焦於需要達到的績效水平。主動積極的開展質量工作有助於避免較高的變更成本，發現缺陷的時間越晚，變更成本就越高，如下圖）；

　　

　　與其他績效域的相互作用

　　交付績效域是在規劃績效域中所執行所有工作的終點。a：交付節奏基於開發方法和生命週期績效域中工作的結構方式；b：專案工作績效域透過建立各種過程、管理實物資源、管理採購等促使交付工作；c：專案團隊成員在此績效域中執行工作，工作性質會影響專案團隊駕馭不確定性的方式。

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　　七、度量績效域

　　度量績效域涉及評估專案績效和採取應對措施相關的活動和職能。度量是評估專案績效，並採取適當的應對措施，以保持最佳專案績效的過程。有效執行本績效域可以實現預期目標包括a：對專案狀況充分了解；b：資料充分，可支援決策；c：及時採取行動，確保專案最佳績效；d：能夠基於預測和評估做出決策。

　　績效要點

　　1. 制定有效的度量指標（有效的度量指標可以跟蹤、評估和報告專案進展，有助於描述專案狀態，改善專案績效，並降低績效惡化的可能性。a：關鍵績效域（KPI用於評估專案成功與否的量化的指標，分為提起指標、滯後指標）；b：有效度量指標（有效的度量指標有如下特徵1. 具體的；2. 有意義的；3. 可實現的；4. 具有相關性；5. 具有及時性））；

　　2. 度量內容及相應指標（常見的度量指標類別包括可交付物、交付、基準績效、資源、價值、干係人和預測型度量指標，具體如下）；

　　a：可交付物的度量指標（常見的度量指標包括有關錯誤和缺陷的資訊、績效度量指標（描述與系統執行相關的功能或屬性，例如尺寸、重量、可靠性等）、技術績效度量指標（用於度量系統元件是否符合技術要求））；

　　b：交付的度量指標（交付節奏和效率的度量，如下針對交付的度量指標經常在專案中使用：1. 在製品；2. 提前期；3. 週期時間；4. 佇列大小；5. 批次大小；過程效率）；

　　c：基準績效的度量指標（專案中最常見的基準是進度基準和成本基準，對於範圍基準或技術基準的度量可應用於交付物的度量指標。針對進度基準，常見的度量指標包括開始日期和完成日期、人力投入和持續時間、進度偏差等。針對成本基準，常見的度量指標是與計劃成本相比的實際成本、成本偏差、成本績效指數）；

　　d：資源的度量指標（針對資源，常見的度量指標包括：與實際資源利用率相比的計劃資源利用率、與實際資源成本相比的計劃資源成本）；

　　e：價值的度量指標（針對價值常見的度量指標包括：成本效益比、計劃收益交付與實際收益交付的對比、投資回報率、淨現值）；

　　f：干係人的度量指標（針對干係人的度量指標包括：淨推薦值（願意向他人推薦產品或服務的程度）、情緒圖（如下圖）、士氣（可透過問卷調查度量團隊計程車氣）、離職率）；

　　

　　g：預測型度量指標（可用於預測的度量指標包括：完工尚需預算、完工估算、完工偏差、完工尚需績效指數、迴歸分析、產量分析）；

　　3. 展示度量資訊和結果（以圖表的方式視覺化展示度量資訊，可以幫助干係人理解，常見圖表包括a：儀表盤；b：大型可見圖；c：任務版；d：燃燒圖，如下圖所示）；

　　

　　

　　4. 度量陷阱（在實際度量過程中，存在一些與度量有關的陷阱，常見的陷阱包括a：霍桑效應；b：虛榮指標（對決策沒有幫助的指標）；c：士氣低落（如設定了無法實現的度量指標和目標）；d：誤用度量指標；e：確認偏見（度量過程中應儘量擺脫偏見）；f：專案性和因果關係混淆）；

　　5. 基於度量進行診斷（可以針對各種度量指標（如進度、預算）制定臨界值。專案經理需要對於超出臨界值的度量進行策劃並制定診斷計劃，基於度量資料進行故障診斷。如下圖示例。診斷計劃是在超過臨界值時採取的一組行動，並指定應對措施）；

　　

　　6. 持續改進（度量、展示度量資訊和結果的目的是為了持續改進。度量結果和相關報告有助於a：避免問題或缺陷；b：防止績效下滑；c：促使專案團隊學習；d：改進產品或專案績效；e：推動決策；f：更好的創造價值）；

　　與其他績效域的相互作用

　　度量績效域與規劃績效域、專案工作績效域和交付績效域相互作用。a：規劃構成了交付和規劃比較的基礎；b：度量績效域透過提供最新資訊來支援規劃績效域的活動；c：在專案團隊成員制定計劃並建立可度量的交付物時，團隊績效域和干係人績效域會相互作用；d：作為專案工作的一部分，應與專案團隊和其他干係人合作，以便制定度量指標、收集資料、做出決策並報告專案狀態。

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　　八、不確定性績效域

　　廣義的不確定性是一種不可知或不可預測的狀態，不確定性包括以下含義a：風險；b：模糊性；c：複雜性。造成專案不確定性的環境因素主要包括a：經濟因素；b：技術考慮；c：法律的或立法的約束和要求；d：與安全、天氣和工作條件相關的物理環境；e：與當前或未來條件相關的模糊性；f：由輿論和媒體塑造的社會和市場影響；g：組織外部或內部的政策和職權結構影響等。有效的執行本績效域可以實現預期目標包括a：瞭解專案的執行環境；b：積極識別、分析和應對不確定性；c：瞭解專案中多個因素間之間的相互依賴關係；d：能夠對威脅和機會進行預測；e：最小化不確定性對專案交付的負面影響；g：有效利用成本和進度儲備。

　　績效要點

　　1. 風險（風險是不確定的一個方面，消極風險為威脅，積極風險為機會。專案團隊成員需要主動識別、分析風險，並針對威脅和機會預先制定可能的應對策略，並和組織與干係人確定風險臨界值）；

　　2. 模糊性（a：概念模糊性（即缺乏有效的理解）；b：情景模糊性（當可能出現多個結果時，就會出現情景模糊，解決情景模糊的方法包括漸進明細、實驗、原型法））；

　　3. 複雜性（複雜性是由於人類行為、系統行為等而造成的難以管理的專案特徵。處理複雜性的主要方法有a：基於系統的複雜性（解耦、模擬）；b：重新構建的複雜性（多樣性（從不同角度看待複雜的系統）、平衡）；c：基於過程的複雜性（迭代、參與、故障保護））；

　　4. 不確定性的應對方法（a：收集資訊；b：為多種結果做好準備；c：集合設計（搜尋各種選項，從各種方案中選擇最佳方案）；d：增加韌性）；

　　與其他績效域的相互作用

　　1. 隨著規劃的進行，可將減少不確定性和風險的活動納入計劃；2. 專案團隊成員和其他干係人是不確定性的主要資訊來源；3. 生命週期和開發方法的選擇將影響不確定性的應對方式。

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